Inkoopmanagement is de aankoop van goederen en diensten door een bedrijf om het productieproces te verzekeren.
Opgemerkt moet worden dat inkoopmanagement een vrij complex proces is voor een bedrijf. Voordat u een inkoopbeheer uitvoert, moet u de markt bestuderen op zoek naar de beste leveranciers. Hiervoor is het noodzakelijk om de kwaliteit en prijsvoorwaarden van de in te kopen goederen en diensten te kennen.
Vervolgens wordt het onderhandelingsproces uitgevoerd en worden de bijbehorende procedures gevolgd om de aankopen te beheren. Het inkoopmanagement van een bedrijf is bepalend voor het behalen van een succesvol eindresultaat.
Inkoopbeheerproces
De belangrijkste vragen die we moeten beantwoorden in het inkoopmanagementproces zijn:
1. Wanneer kopen?
Om te weten wanneer u moet kopen, moet u ongetwijfeld eerst een voorafgaande marktstudie doen. Dit geeft ons namelijk informatie over de goederen en diensten die leveranciers op de markt aanbieden. Met deze informatie speelt het bedrijf in op de eisen en behoeften van het bedrijf. Want wanneer de goederen en diensten nodig zijn, zijn de leveringsbronnen al geïdentificeerd.
2. Wat te kopen?
Uiteraard is het inkoopproces gecentraliseerd in de inkoopafdeling van een bedrijf. Aan deze afdeling worden de inkoopeisen voor de productie-, voorraad- en verkoopafdelingen gericht. Na ontvangst van de vereisten prioriteert de afdeling de meest dreigende vereisten en gaat over tot het uitvoeren van de inkoopbeheerprocedures.
Over het algemeen wordt de beslissing over wat te kopen genomen door de inkoopcommissie van het bedrijf. Dit comité kan bestaan uit bestuurders van de vennootschap. De beslissing wordt genomen op basis van de belangrijkste behoeften voor de prestaties van het bedrijf.
3. Hoe te kopen?
Aan de andere kant wordt hoe te kopen bepaald op basis van de ontvangen aanbiedingen. Alle ontvangen offertevoorstellen moeten worden geanalyseerd en geëvalueerd om het beste voorstel te kiezen. Om de beslissing effectiever te maken, is het raadzaam om de aanbiedingen vooraf te selecteren. Zodat alleen die voorstellen die het beste passen bij de doelstellingen van het bedrijf nog worden onderzocht.
4. Hoeveel te kopen?
In feite vindt de bepaling van hoeveel te kopen plaats na het onderhandelingsproces met de leveranciers. Dit kunnen minimale en maximale verkoophoeveelheden zijn die door de leverancier zijn vastgesteld. Prijzen, betalingswijzen, bezorgservice en garanties zijn bespreekbaar.
5. Waar te koop?
Evenzo wordt dit besloten nadat de aanbieders zijn geselecteerd. Hiervoor wordt contact opgenomen met de leveranciers en wordt informatie gevraagd met betrekking tot de economische en technische voorwaarden en de aangeboden dienst na verkoop. Het is ook handig om schattingen, monsters en catalogi op te vragen.
Voordelen van efficiënt inkoopbeheer
Enkele voordelen van goed inkoopmanagement zijn:
1. Kostenbesparing
In de eerste plaats kan een goed inkoopmanagement de onderneming behoeden voor onnodige kosten. Daarom moet de inkoopafdeling bestaan uit geschoold personeel. Zodat haar goed beheer de versterking van de relatie met leveranciers bereikt. Hierdoor kan beter worden onderhandeld over de overnameprijzen en worden betere betalingsvoorwaarden gerealiseerd.
Natuurlijk moeten ze altijd betere voorwaarden in de contracten onderhandelen, om een grotere cashflow te hebben, lagere kosten en dienovereenkomstig het nut van het bedrijf te vergroten. Bovendien moeten ze vermijden om dringende aankopen te doen, omdat alles van tevoren moet worden gepland.
2. Verbetering van de kwaliteit van leveringen en diensten
Ten tweede helpt goed inkoopmanagement bij het identificeren van de beste leveranciers, wat leidt tot een verbetering van de kwaliteit en prijs van het eindproduct dat het bedrijf verkoopt. Daarom werken sommige bedrijven nauw samen met hun leveranciers om al hun processen te verbeteren, niet alleen het inkoopbeheerproces.
Wil een bedrijf een goed en een service van goede kwaliteit en prijs aanbieden, dan moet het natuurlijk over de juiste voorraden en middelen beschikken om dit te bereiken. Ook in kritieke situaties kunnen betere oplossingen worden geboden.
3. Verminder risico's en garandeer leveringen
Ten derde moet de inkoopafdeling van de goederen en diensten die op de markt worden aangeboden weten welke bepalend zijn voor het voortbestaan van het bedrijf. Daarom moet u de juiste maatregelen nemen om de toeleveringsketens die uw productieproces bevoorraden te garanderen.
4. Verbeterd concurrentievermogen
Ten slotte, als de inkoopafdeling haar taak efficiënt uitvoert, slaagt ze erin om de concurrentiepositie van het bedrijf te vergroten. Omdat door goed beheer kostenbesparingen, de ontwikkeling van nieuwe producten en een grotere klanttevredenheid worden bereikt. Dit alles verhoogt ongetwijfeld de concurrentiepositie van het bedrijf aanzienlijk.
Functies inkoopafdeling
Onder de belangrijkste functies die de inkoopafdeling moet uitvoeren, vinden we:
- Onderzoek de markt: U moet onderzoeken welke veranderingen zich in de markt voordoen. Zoals prijsveranderingen, trends die door de concurrentie worden gebruikt en het verschijnen van nieuwe producten.
- Adviseren interne klanten: Je moet nauw communiceren met de andere afdelingen van het bedrijf om een kwaliteitsproduct aan te bieden. Adviseert interne klanten om een beter product of dienst aan te bieden aan externe klanten.
- Selecteer leveranciers: U moet de beste leveranciers selecteren om zeer concurrerende producten op de markt te kunnen brengen. Goede leveranciers zorgen voor betere prijzen, betere kwaliteit en betere levertijden.
- Prijs en kwaliteit onderhandeling: Onderhandelen over de voorwaarden van kwaliteit en prijs, vormen van betaling en levering, allemaal om de kosten voor het bedrijf te verlagen
Tot slot zullen we zeggen dat inkoopmanagement een fundamentele impact heeft op de levering van de goederen en diensten die bedrijven aan de markt aanbieden. Het inkoopmanagement is verantwoordelijk voor het leveren van alle benodigdheden die het bedrijf nodig heeft voor zijn goede werking. Dat wil zeggen, het moet voldoen aan de behoeften van de interne klanten van het bedrijf, om de externe klant meer tevredenheid te bieden.