Administratief proces - Wat het is, definitie en concept

Het administratieve proces is een geheel van fasen (planning, organisatie, aansturing en controle) die tot doel hebben de doelstellingen van een bedrijf of organisatie zo efficiënt mogelijk te realiseren.

In nog eenvoudiger woorden, het administratieve proces bestaat uit een reeks fasen die ons zullen helpen de voorgestelde doelstellingen te bereiken. Het administratieve proces is continu. Het gaat niet om het doen van elk van de fasen en daar eindigt alles. Wanneer een cyclus eindigt, gaat deze door naar de volgende. Het wordt normaal gesproken gebruikt voor de algemene doelstelling van het bedrijf, bepaalde doelstellingen of zelfs voor kleine projecten.

Henri Fayol, was de bedenker van het administratieve proces. Hieruit komen de 4 fasen voort die het administratieve proces vormen:

• Plannen.
• Organiseren.
• Lood.
• Controle.

Voor Fayol waren deze vier fasen essentieel voor goed management. Elk managementteam moet ze beheersen en er bij elk project rekening mee houden. Fayol was echter nooit extreem in zijn ideeën en je kunt in zijn werk lezen hoe hij ruimte liet voor flexibiliteit en aanpassing. Zo hebben de aanhangers van de klassieke bestuurstheorie het administratieve proces voltooid, verbeterd en aangepast aan de verschillende soorten bedrijven die de afgelopen decennia zijn ontstaan.

Oorsprong van het administratieve proces

De oorsprong van het administratieve proces hebben we te danken aan Henry Fayol. Omstreeks 1916, na 50 jaar als manager van een mijnbouwbedrijf, publiceerde Fayol zijn boek "Administration Industrielle et Générale". In het Spaans zou het zoiets zijn als "Industrieel en algemeen bestuur".

In dit boek ontwikkelde hij op basis van zijn ervaring zijn hele theorie. Fayol, benadrukte in zijn werk de verschillende managementniveaus, administratieve functies en een lijst met principes om correct te beheren.

Het is echter vermeldenswaard dat de meest erkende van al zijn werk zijn principes zijn. Specifiek 14 principes voor een goede administratie.

Kenmerken van het administratieve proces

Een administratief proces heeft een veelheid aan kenmerken en eigenaardigheden, afhankelijk van het bedrijf dat het ontwikkelt, we noemen de meest voorkomende:

• Het bestaat uit vier onderling verbonden fasen.
• Het moet alle doelstellingen bevatten die ermee bereikt moeten worden.
• Alle werknemers die deel gaan uitmaken van het proces moeten hiervan op de hoogte worden gesteld.
• Het doel is om een ​​roadmap op te stellen om elk van de acties in het administratieve proces zoveel mogelijk te optimaliseren.
• Het kan door elk bedrijf worden gebruikt, ongeacht de kenmerken ervan.
• Het wordt uitgevoerd met een vooraf bepaalde tijdshorizon. Op deze manier biedt het enige flexibiliteit om aan te passen aan de omstandigheden.

Stadia van het administratieve proces

In de definitie hebben we gezegd dat het bestuurlijke proces is opgebouwd uit een reeks fasen: planning, organisatie, regie en beheersing. In deze sectie zullen we ze ontwikkelen en uitleggen. Natuurlijk is het allereerst handig om te weten hoe deze twee fasen worden gescheiden:

• Mechanische fase: De mechanische fase bestaat uit planning en organisatie. We zouden kunnen zeggen dat het een statisch onderdeel van het proces is.
• Dynamische fase: De dynamische fase bestaat op zijn beurt uit richting en controle. In die zin verwijst het woord dynamisch naar beweging.

Dat wil zeggen, als we eenmaal hebben gepland en georganiseerd, moeten we uitvoeren en aan de slag gaan.

Belangrijker dan het onderscheid tussen mechanisch en dynamisch is in ieder geval om de verschillende stadia te kennen waaruit het bestaat:

1. Planning: Probeer de uit te voeren taken in te plannen en de relevante vragen op te lossen die later zullen worden uitgevoerd.
2. Organisatie: Het idee is om te zien wie de leiding heeft over elke taak, in welke volgorde en welke structuur het project zal hebben bij de uitvoering ervan.
3. Richting: Het management is niet alleen verantwoordelijk voor het verzenden, het is ook verantwoordelijk voor het helpen, ondersteunen en ingrijpen bij elk conflict dat ontstaat bij het bereiken van doelstellingen.
4. Controle: Controle is gebaseerd op het monitoren van betrouwbare statistieken waarmee u kunt controleren of de grootste doelstellingen worden bereikt.

Bekijk de fasen van het administratieve proces in detail

Belang van het administratieve proces

Het administratieve proces speelt een fundamentele rol in het bestuur van een bedrijf. Het veronderstelt de routekaart die gedurende een bepaalde periode moet worden gevolgd om de door het management vastgestelde doelstellingen te bereiken.

Op deze manier zal het volgen van alle fasen die binnen het administratieve proces zijn vastgesteld, de organisatie in staat stellen haar efficiëntie te verhogen als het gaat om het bereiken van de voorgestelde doelen. Dit proces betekent een vermindering van het aantal verbruikte middelen. Om deze reden kunnen de bespaarde middelen worden gebruikt voor andere acties die gunstig zijn voor het bedrijf.

Onder de voordelen die we kunnen benadrukken van het administratieve proces, benadrukken we het volgende:

• Het stelt het bedrijf in staat om te allen tijde toekomstplanning te hebben.
• In elk van de mogelijke scenario's wordt vastgelegd welke acties moeten worden uitgevoerd.
• Het legt duidelijk de doelstellingen vast die een bepaald bedrijf heeft op korte, middellange en/of lange termijn.
• Middelen zijn maximaal geoptimaliseerd
• Vermijd overbodige uitgaven die niet eerder waren overwogen.
• Het kan leiden tot verhoogde productiviteit omdat het de coördinatie tussen teamleden verbetert.

Ten slotte moet worden opgemerkt dat een perfect ingericht administratief proces voorkomt dat er gebeurtenissen ontstaan ​​die de schema's van managers doorbreken. Hierdoor zal het aantal geïmproviseerde maatregelen dat kan leiden tot beslissingen die nadelig zijn voor de bedrijfsvoering van de onderneming worden verminderd.

Voorbeeld administratief proces

Stel bijvoorbeeld dat we bergbeklimmers zijn. Ons doel is om de top van de vijf hoogste bergen ter wereld te bereiken. Het doel is duidelijk, maar we hebben een proces nodig om onze doelen zo veilig mogelijk te bereiken. Dat wil zeggen, zonder onze gezondheid in gevaar te brengen.

We hebben dus een proces nodig om ons uiteindelijke doel te bereiken: de vijf toppen bereiken. Hoewel elke piek anders is, volgen we op zijn beurt een reeks fasen om elke piek te bereiken (tussendoelen). Deze reeks van fasen, die gebruikelijk zijn bij het behalen van doelstellingen, noemen we het bestuurlijke proces.

In die zin moet elk bedrijf of elke organisatie die doelen wil bereiken een administratief proces toepassen. Zonder het administratieve proces is het erg moeilijk om de vooropgestelde doelstellingen te realiseren. Bijna onmogelijk. Kun je je voorstellen dat je de Everest beklimt zonder iets gepland te hebben, zonder getraind te hebben en alles uit de hand te lopen? Hetzelfde gebeurt in het bedrijfsleven.