Projectplanning bestaat uit een systematisch organisatieproces van de verschillende uit te voeren taken, evenals de nodige middelen om ze uit te voeren.
Het plannen van een project bestaat dus uit het uitvoeren van een actieplan voor alle fasen van een project. In die zin spreken we van systematische organisatie omdat er een reeks stappen voor nodig is. Daarnaast moet je weten wat je hebt of kan hebben om de doelen te bereiken.
Waarom is projectplanning belangrijk?
Als er iets naar boven komt dat we niet verwachten, kan improviseren een optie zijn. Het is echter geen goed idee om dit te doen bij het beheren van een project. Hoewel het waar is dat er processen zijn die misschien eenvoudig lijken, brengen de meeste ervan grote complexiteit met zich mee. Daarom wordt het plannen ervan een essentiële activiteit.
Daarom moeten we duidelijk zijn over wat we willen en hoe we dat willen bereiken, zodat we corrigerende maatregelen kunnen nemen als we een fout maken. Het hebben van een goed plan is essentieel wanneer we een idee, een nieuwe productievorm, een technologische vooruitgang of welk ander project dan ook willen ontwikkelen.
Hoe projectplanning uit te voeren?
Vervolgens zullen we de stappen bekijken die we moeten volgen om een project goed te plannen. We moeten op onze beurt weten dat deze belangrijk zijn omdat ze ons in staat stellen de activiteiten en de tijd die we aan elk ervan besteden te structureren. Evenzo mogen we niet uit het oog verliezen dat het plan op zijn beurt een van de fasen is in de realisatie van een project.
- Het eerste en belangrijkste is om precies te weten wat we willen: U moet de omvang van het project definiëren. Om dit te doen, moeten we alle details kennen van wat we willen bereiken.
- Aan de andere kant, als aanvulling op de vorige stap, is het noodzakelijk om de haalbaarheid te analyseren: Een goed idee is nutteloos als het niet levensvatbaar is. Dit betekent dat het project onder geschikte omstandigheden moet kunnen worden uitgevoerd.
- Daarnaast is het belangrijk om te weten wat ons budget zal zijn en welke middelen (inclusief mensen) we zullen hebben: In deze fase van het project kunt u investeerders, partners, medewerkers en zelfs werknemers vinden.
- Anderzijds is het nodig om de verschillende werkprocessen uit te werken: Deze derde stap verwijst naar het voorstellen hoe het project zal worden gelanceerd. U moet definiëren wat de taken of activiteiten zullen zijn en hoe ze zullen worden uitgevoerd. Hoe meer details we opnemen, hoe beter.
- Evaluatie van de resultaten: Nu is het nodig om te beschrijven hoe de resultaten van het project zullen worden beoordeeld en geëvalueerd. Het is noodzakelijk om indicatoren, parameters of variabelen te kennen die gemeten moeten worden. Deze stap is belangrijk om mogelijke correcties en rampenplannen aan de orde te stellen.
Al deze fasen zullen eindigen met het opstellen van een rapport dat het Projectplan zal zijn. Deze handleiding zal iedereen in staat stellen om het pad te kennen, hoe het zal worden afgelegd en wat hun bijdrage zal zijn.
Voorbeeld projectplanning
Stel je voor dat we een project willen realiseren dat bestaat uit de oprichting van een chipsfabriek. We hebben vastgesteld dat de markt vraagt naar degenen die we aten toen we kinderen waren op de kermissen van onze stad. Welnu, je moet aan het werk gaan en de te volgen stappen goed plannen.
We kunnen zien dat we de fasen volgen om de planning van een project uit te voeren. Eerst definiëren we wat we willen, de chipsfabriek. Later analyseren we of het levensvatbaar is, doen we een marktonderzoek en verifiëren we of het een gevraagd product is. Ten derde, de begroting, we moeten weten wat we nodig hebben om ze te maken en hoe we die gaan financieren. Vervolgens creëren we de werkprocessen en hoe deze in de toekomst te evalueren.