Onderhandelen is een proces van uitwisseling van informatie en toezeggingen waarbij twee of meer partijen, die gemeenschappelijke belangen hebben en anderen die afwijken, proberen tot overeenstemming te komen.
Onderhandelen is een proces waarbij de agenten die geïnteresseerd zijn in het bereiken van een overeenkomst over een bepaalde kwestie informatie uitwisselen, beloften doen en formele toezeggingen aanvaarden.
In die zin vindt de onderhandeling meestal plaats in de vorm van een dialoog tussen de partijen, waarbij elk een belang heeft bij wat de andere partij heeft of kan bieden, maar niet bereid is om alle voorwaarden ervan te accepteren. Op deze manier probeert elke partij de ander zijn positie enigszins te laten opgeven om een voor beide acceptabel punt van overeenstemming te bereiken.
Basiskenmerken van de onderhandeling
Onderhandelen, ongeacht de context waarin het wordt uitgevoerd, heeft de volgende basiskenmerken:
- Er zijn twee of meer geïnteresseerden om te onderhandelen (onderhandelende partijen)
- De onderhandelende partijen zijn met elkaar verbonden. Dat wil zeggen, elk van hen heeft iets dat van belang is voor de andere partij, wat grotendeels hun onderhandelingspositie bepaalt. Als er niets kan worden aangeboden, kan er niet over worden onderhandeld.
- Er is een dynamisch proces waarbij de partijen communiceren, hun standpunten rapporteren en bespreken hoeveel elk van hen bereid is te geven in ruil voor iets dat de ander kan schenken.
- Elk van de onderhandelende partijen zal een specifieke onderhandelingsstrategie hebben waarvan het doel zal zijn dat de meeste van hun voorwaarden worden aanvaard. De strategie kan al dan niet succesvol zijn.
- Als de onderhandelingen succesvol zijn, wordt er een formeel akkoord bereikt waarin de partijen zich committeren aan de overeenkomst.
Stadia van onderhandeling
Vervolgens beschrijven we elk van de fasen van de onderhandeling:
- Voorbereiding: In algemene termen bestaat het uit het identificeren van het conflict tussen de partijen (wat is onderhandeld), de positie en strategie van elk. Onder de uitgevoerde activiteiten zijn de volgende:
- Diagnose van de situatie: wie zijn de partijen en wat is het conflict
- Bepaal je eigen doelstellingen en eventuele concessies: Bepaal wat het gunstigste punt is en wat de weerstandszone is (tot welke grens je bereid bent toe te geven)
- Bepaal de te volgen onderhandelingsstrategie
- Antagonisme: Het gaat erom aan de tegenpartij bloot te leggen wat u uit de onderhandeling wilt halen. Deze fase is bepalend voor de onderhandelingspositie van elke partij. Naar de standvastigheid van haar standpunt en argumenten zal blijken welke van de partijen min of meer bereid zal zijn om een deel van haar voorwaarden op te geven.
- Aanvaarding van het gemeenschappelijk kader: Als de partijen zich al hebben voorgesteld, moeten ze beslissen of ze bereid zijn hun posities dichter bij elkaar te brengen en voor welk type functie ze zullen kiezen: competitieve, collaboratieve of eenzijdige overdracht.
- Presentatie van alternatieven: Partijen bieden in dit stadium alternatieve afspraken (met min of meer concessies) die hun standpunten dichter bij elkaar kunnen brengen.
- Sluitend: Partijen aanvaarden in overleg een bepaald alternatief en verbinden zich ertoe deze na te leven.
Opgemerkt moet worden dat de namen van de onderhandelingsfasen die we hebben beschreven, van auteur tot auteur kunnen verschillen. Maar wat de naam van elk van de fasen ook is, de essentie is hetzelfde.
Handelstypes
Er zijn verschillende soorten onderhandeling, afhankelijk van de houding die de onderhandelaar aanneemt. Hier zijn vijf van de meest relevante:
- accommoderend: De onderhandelaar aanvaardt alle voorwaarden van de tegenpartij om een toekomstige relatie aan te gaan. Waarschijnlijk zal bij toekomstige onderhandelingen zijn macht toenemen en zal hij eisen dat aan enkele van zijn voorwaarden wordt voldaan.
- Competitief of distributief: Het gaat erom te bereiken dat in de onderhandeling zoveel mogelijk eigen voorwaarden worden geaccepteerd. U concurreert met uw tegenhanger die probeert uw positie op te dringen. Deze vorm van onderhandelen wordt ook wel win-lose genoemd.
- Samenwerkend of integratief: Onderhandelaars zijn bereid een groot deel van hun voorwaarden op te geven om voor beide partijen tot een gunstig akkoord te komen. In dit geval is de onderhandelaar meer empathisch voor het standpunt van zijn tegenpartij en streeft hij ernaar dat de relatie tot wederzijds voordeel is. Deze vorm van onderhandelen wordt ook wel win-win genoemd.
- Inzet: Het gaat om oppervlakkig onderhandelen om de relatie te kunnen voortzetten, maar zonder alle conflictpunten op te lossen. Met andere woorden, het is een "patch"-overeenkomst om vooruit te komen, maar stelt de oplossing van het conflict uit.
- vermijdend: Probeer een standpunt van passiviteit in te nemen. Vermijd onderhandeling omdat men gelooft dat het voorlopig geen voordelen zal opleveren.