Kosten verlagen is een praktijk die in het DNA van elk bedrijf is ingebouwd. Vandaag moeten we vechten om meer en meer competitief te zijn. Verlichtingsprocessen, inzetten op innovatie, optimalisatie van middelen en het gebruik van ICT's (informatie- en communicatietechnologieën) zijn enkele van de belangrijkste punten die deel uitmaken van de index van het ondernemershandboek.
Een toepassing van ICT in het bedrijfsleven is documentbeheer, waardoor kosten en tijd worden bespaard.
Een bedrijf behandelt een groot aantal documenten, die indien nodig van de ene afdeling naar de andere worden doorgegeven of indien nodig worden opgeslagen om ze indien nodig te kunnen redden. Daarom is het hebben van een sorteervolgorde van levensbelang. Deze documenten stapelen zich steeds meer op, nemen ruimte in beslag en maken archiveringstaken een rudimentaire taak. Te veel papier dat met automatisering zou kunnen worden verminderd, wat het milieu en het bedrijf zelf ten goede komt.
De oplossing komt van de hand van ICT'ers, laten we evolueren en het papierwerk van het bedrijf automatiseren. Goed documentbeheer bespaart ons kosten en risico's bij het bewaren ervan, en vergemakkelijkt bovendien de overdracht en het gebruik van informatie.
Laten we eens nader bekijken waar dit documentbeheer uit bestaat.
Documentbeheer bestaat uit het uitbesteden van de taken die verband houden met bedrijfsdocumenten. Een bedrijf gespecialiseerd in documentbeheer zal ze beheren.
Welke diensten biedt een bedrijf dat zich toelegt op documentbeheer?
Maak eerst uw schapruimte vrij. Bewaring in zijn magazijnen al die documenten die niet dagelijks nodig zijn, maar moeten worden bewaard. Dat je ze op een dag nodig hebt, je kunt ze zonder probleem hebben. Ze zijn zo ingedeeld dat ze indien nodig gemakkelijk te vinden zijn.
Een ander voordeel is de digitalisering van de documenten die u maakt, nauwkeurig en hun introductie in de database van het gespecialiseerde bedrijf, van waaruit u de bestanden op elk moment en met groot gemak (geclassificeerd in verschillende velden) vanaf elke geautoriseerde terminal kunt hebben en ermee kunt werken ze sneller.
Een andere service die documentbeheerbedrijven bieden, is de veilige vernietiging van documenten die niet langer nodig zijn. Het lijkt misschien een eenvoudige taak, maar als u ruimte vrijmaakt, verlaagt u de kosten en dat is waar het allemaal om draait.
Kortom, toetreden tot de kar van documentbeheer is inzetten op het stroomlijnen van processen. Tegenwoordig wordt het steeds belangrijker omdat bedrijven zich realiseren dat om de felle concurrentie te overleven, ze niet alleen moeten innoveren in het eindproduct of de dienst, maar ook in hun eigen structuur om efficiënter te zijn.