Het eenvoudige item, ook wel het kasboek of de boekhouding van inkomsten en uitgaven genoemd, is er een waarbij de monetaire input en output wordt geregistreerd, zodat een eindsaldo wordt berekend als het verschil tussen de twee.
Deze methode is dus een eenvoudige boeking voor elk van de rekeningen, maar zonder enige tegenprestatie. Op deze manier wordt genoteerd wanneer er in- of boekingen en uitgaven of uitgangen zijn. Door zijn aard moet zijn saldo altijd debiteur of nul zijn, omdat er geen parallelle invoer was. Het wordt niet meer gebruikt en is vervangen door meer geavanceerde.
Oorsprong van het eenvoudige spel
Boekhouding is al sinds de oudheid bekend en werd onder meer beoefend door de Fenicische of Romeinse kooplieden. Tot de veertiende eeuw werd deze methode het meest gebruikt, zodat operaties meestal in één rekening werden vastgelegd. Omdat er nog geen kredietmarkten waren, was deze manier van boekhouden ruim voldoende om geld, leveranciers en klanten te beheren.
Het had echter een aantal nadelen, vooral als het ging om operaties zoals leningen. Deze werden opgelost met de creatie van de dubbele invoermethode, veel passender omdat er altijd een vertrek en een tegenhanger is. Hiermee kon je relaties leggen tussen de accounts, iets dat voorheen niet gebeurde.
Nadelen van deze boekhoudmethode
Deze methode, hoewel eenvoudig, had een aantal nadelen of beperkingen die we hieronder laten zien:
- Allereerst de eenvoud. In de complexe operaties die ontstonden met de schuldmarkten, was deze methode niet langer geldig. Rekeningen konden er niet aan gekoppeld worden, bijvoorbeeld bij het verstrekken van een lening en het gelijktijdig storten van geld in contanten.
- Het staat geen adequate controle toe van rekeningen met eigen vermogen of vaste activa. Er was geen interne controle van de rekeningen.
- Omdat er geen vermeldingen waren die betrekking hadden op twee of meer accounts, was er geen relatie tussen de krant en de majoor. Het was moeilijk om steeds complexere operaties te controleren.
Eenvoudige spelvoorbeelden
Enkele voorbeelden zijn de volgende:
- Boekhouding van een loonadministratie. We hebben als input het inkomen van hetzelfde en als output, de verschillende uitgaven of geldopnames.
- De boekhouding van de kist van de oude kooplieden gebeurde op deze manier. De inputs zijn de collecties en de outputs het inkomen.
- De klant- en leveranciersgrootboekrekeningen van diezelfde handelaars, die op dezelfde manier functioneerden als de kassa. De inputs waren de aankopen of verkopen en de outputs de collecties of betalingen.
Laten we tot slot kijken naar een numeriek voorbeeld van een geldrekening. Daarin wordt een aanvangssaldo van € 1.000 vermeld, een betaling van 200 en een incasso van 500 geproduceerd en met deze gegevens wordt het eindsaldo berekend. Het proces zou als volgt zijn:
DagboekGrootboek
