De uitvoering van een project verwijst naar de uitvoering van al die taken voorzien in de planning hiervan. Deze taken stellen ons op hun beurt, zoals hun naam al doet vermoeden, in staat om de in het begin voorgestelde doelstellingen te bereiken.
De projectuitvoeringsfase is een van de meest relevante fasen. Zodra we een project hebben gepland, is de volgende stap om het uit te voeren. Als we weten wat we willen, is het tijd om actie te ondernemen. Deze fase is niets meer dan dat, het realiseren van wat op papier staat en met de follow-up observeren wat er gebeurt om het zo nodig te corrigeren.
Belang van de uitvoering van een project. Regisseur
De uitvoeringsfase is misschien wel de meest relevante en de raison d'être van elk project. De reden is dat het zal beslissen of het in de praktijk zal slagen of niet. Bovendien is het de meest duurzame, die tussen 70% en 80% van de totale tijd in beslag neemt.
Het is natuurlijk ook het meest complexe, dus de figuur van de regisseur wordt essentieel, met enkele van zijn toeschrijvingen als volgt:
- Moet de inspanningen van iedereen coördineren en richten op het gemeenschappelijke doel: Het lijkt misschien een simpele klus, maar niets is minder waar. In een wereld waar incidenten en onvoorziene gebeurtenissen normaal zijn, moet je beslissingen nemen en de gevolgen dragen.
- Je moet absolute controle houden over alles wat er wordt gedaan: Je moet natuurlijk wel gebruik maken van ondersteunende afdelingen zoals het secretariaat of adviseurs en adviseurs. Tools zoals een spreadsheet kunnen van onschatbare waarde zijn.
- Toezicht houden op de keuze van de juiste mensen: De regisseur moet precies weten wat hij moet doen en op die manier kiezen wie hij dat gaat doen.
- Je moet alle aspecten van je werk kennen: Onder andere welk organigram het meest geschikt is (bijvoorbeeld de matrix) of hoe diagrammen zoals PERT te gebruiken. Hier staat training centraal.
Fasen van de uitvoering van een project
Om een project uit te voeren, moet je duidelijk zijn over de fasen ervan. Dit komt omdat na het stellen van de doelstellingen en het gedetailleerd en schriftelijk plannen, het tijd is om het uit te voeren. Op deze manier kunnen we een terugkoppeling uitvoeren en eventuele afwijkingen corrigeren.
Daarom, met het plan op tafel, zou de uitvoering als volgt kunnen worden uitgevoerd:
- Eerst het begin: Eenmaal gepland, moet u de vastgestelde taken en activiteiten uitvoeren. Iedereen moet weten wat hij moet doen, zodat hij zo snel mogelijk en zonder vertraging kan beginnen.
- Ten tweede, communicatie en monitoring: In dit geval moet de projectmanager, in overleg met de algemene directie, de communicatiekanalen opzetten. Anderzijds moet je het hele proces begeleiden.
- Een derde fase zou de controle zijn: Je moet nagaan wat je doet om te weten of er afwijkingen zijn. Dan spelen regelmatige teamvergaderingen een essentiële rol.
- Eindelijk hebben we de vierde fase van correcties: Weten wat er is gebeurd met betrekking tot het oorspronkelijke plan, kunnen de nodige acties worden uitgevoerd. Dit is het moment waarop calamiteitenplannen kunnen worden opgesteld.
Uitvoeringsvoorbeeld van een project
Laten we tot slot een voorbeeld bekijken.
Laten we ons voorstellen dat we een computeradviesbureau zijn. Onze analist brengt ons een order. Dit is een programma voor een cadeauwinkel. Nadat u met de klant heeft gesproken, hebt u het stroomschema van uw behoeften opgesteld zodat de programmeurs hun werk kunnen uitvoeren. De directeur plant de verschillende taken en begint het project.
Ten eerste moeten we weten wat we moeten doen. In dit geval een computerprogramma. Daarna begint de activiteit met communicatie en begeleiding door de directeur. Vervolgens, als derde fase in de uitvoering van een project, zou de beheersing van afwijkingen zijn. Tot slot worden enkele correcties voorgesteld op basis van het rampenplan.