Een directieverslag, of samenvatting, is een schriftelijk of mondeling document dat de hoogtepunten van een langer verslag verzamelt. Het doel van het directieverslag is om de belangrijkste aspecten van een langer verslag samen te vatten, zodat het voor de project- of bedrijfsleiding beter leesbaar is.
Een directieverslag is dus een document dat meestal aan een langer verslag wordt gehecht. Het feit dat het de naam executive krijgt, is te wijten aan het feit dat dit rapport gericht is op de richting van een bedrijf of een project.
Het directierapport bevat de hoofdlijnen van het langere rapport, maar ook aanbevelingen of actielijnen. Het doel hiervan is dat het management het rapport in grote lijnen kan begrijpen, zonder het langere verslag te hoeven lezen.
Om deze reden wordt het directieverslag in veel gevallen ook wel een “executive summary” genoemd. Dit wordt bij het langste document gevoegd en een kopie wordt aan elk van de belanghebbende partijen bezorgd.
In een academische paper zou de samenvatting de 'abstracte' zijn.
Structuur van een directieverslag
Elk rapport moet een structuur volgen. Deze structuur vertoont echter verschillen, voor zover het rapport een of ander probleem behandelt.
Om deze reden wordt hieronder de generieke structuur weergegeven die een echt rapport van dit type zou bieden:
- Korte introductie.
- Hoogtepunten van het rapport.
- Conclusies en Aanbevelingen.
Dit rapport wordt als bijlage en samen met het hoofdrapport bezorgd aan de geïnteresseerden in het project.
Kenmerken van een directieverslag
Met betrekking tot de kenmerken van dit type rapport kunnen we het volgende benadrukken:
- Het is een praktisch document.
- Gebruik duidelijke en objectieve taal.
- Markeer de hoogtepunten van het rapport.
- Vat de belangrijkste ideeën kort samen.
- Het rapport moet operationeel en functioneel zijn.
- Ze zijn meestal gericht op het management van het bedrijf.
- Het mag niet meer dan 2/3 pagina's overschrijden.
Wat de lengte van het rapport betreft, moeten we weten dat dit zal variëren afhankelijk van de wensen van de belanghebbende. Het rapport mag echter niet meer dan 2 of maximaal 3 pagina's bevatten.
Voorbeeld van uitvoerend rapport
Een directieverslag is een veelgebruikt document. Met andere woorden, de samenleving heeft gedurende haar hele leven contact gehad en heeft, misschien zonder het te beseffen, technische rapporten gelezen.
In die zin is de samenvatting die we moeten indienen bij de masterprojecten -vooral die die verband houden met het management van bedrijven of projecten- een managementsamenvatting. Het gaat er dus om de belangrijkste ideeën van het onderzoek bloot te leggen.
Op dezelfde manier, wanneer we werken in een bedrijf waarin we de opdracht hebben om een project te ontwikkelen, is de samenvatting die we aan het management geven zodat ze, zonder ons rapport te lezen, van alles op de hoogte zijn, het directieverslag is.
Zoals we kunnen zien, zijn er veel voorbeelden, maar het rapport heeft in alle gevallen hetzelfde doel: het lezen en begrijpen van ons onderzoek voor potentiële geïnteresseerden vergemakkelijken.