De organisatie van een project is die activiteit die het mogelijk maakt om een groepering van de menselijke hulpbronnen van het bedrijf in de meest geschikte taken uit te voeren. Dit alles om een gemeenschappelijk doel te bereiken.
De organisatie van een project bestaat dus uit het organiseren van mensen, hen toewijzen aan bepaalde projecten op basis van hun kwaliteiten.
Meestal is het de projectmanager die deze taak uitvoert. Op dezelfde manier moet u de benodigde middelen effectief en efficiënt beheren. Zo zijn management en organisatie nauw met elkaar verbonden.
Het belang van het organiseren van een project
Om een project efficiënt te laten verlopen, moet het goed georganiseerd zijn. Dit, dat eenvoudig lijkt, is een veelvoorkomend probleem in bedrijven. Als we niet precies weten wat we willen en hoe we de middelen zullen gebruiken om het te verkrijgen, zal de organisatie een mislukking zijn. Vandaar het belang van een goede organisatie.
Om bovenstaande redenen moet de opleiding van projectmanagers dit aspect omvatten. Het is essentieel om ze te leren organiseren om ze later te kunnen sturen. Een manier om een juiste verdeling van de verschillende middelen in elke taak uit te voeren, is een goed organisatieplan. In de volgende sectie zullen we zien waar het uit bestaat.
Het plan bij het organiseren van een project
Het managementplan richt zich op alle activiteiten die door het bedrijf worden uitgevoerd, maar het organisatieplan richt zich vooral op de menselijke factor. Omdat het belangrijkste is om elke persoon in de meest geschikte taak te plaatsen. Daarom is het raadzaam om de volgende stappen te volgen:
- Allereerst moeten we duidelijk zijn over wie we hebben: Je moet een inventarisatie maken van human resources, met hun sterke en zwakke punten. Omdat we moeten weten waar iedereen goed in is om ze op de meest geschikte functie toe te wijzen.
- Aan de andere kant moet je hetzelfde doen met de taken: Het project moet in de kleinste delen worden opgesplitst. Dit vereist de goedkeuring van de rest van het betrokken personeel. Zodra we ze hebben, kunnen we een dubbele invoertabel maken met beide variabelen.
- Ten derde moet elke persoon zijn taak toegewezen krijgen: Daarvoor moeten we weten wie voor welke activiteit het meest geschikt is. Hierbij moet je rekening houden met je academische achtergrond, je professionele ervaring en natuurlijk je persoonlijke motivaties op het werk. Op dit punt kan een taaktoewijzingstechniek zoals de Hongaarse methode worden gebruikt.
- Tot slot is het noodzakelijk om opleveringstermijnen, eventuele vertragingen en een passende vorm van controle vast te stellen.Dus zodra elke taak is uitgevoerd, kan worden bekeken of er afwijkingen waren van wat was gepland. Zoals we hieronder zullen zien, is een organigram essentieel in deze stap.
Het organigram in de organisatie van een project
Wat is een organigram? Een organigram is een grafiek waarmee u de structuur van een bedrijf kunt observeren en weet wie wie is. De projectmanager moet een goed begrip hebben van de bestaande medewerkers, met als doel de taken en degenen die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering ervan te kunnen organiseren en goed uit te voeren.
In die zin hebben we verticale, hiërarchische of lineaire organigrammen, wanneer de autoriteit duidelijk is en de besluitvorming gecentraliseerd is. Aan de andere kant hebben we horizontale of circulaire, in bedrijven met een meer vage autoriteit. We hebben ook andere soorten, zoals analytisch, waarmee we processen kunnen kennen, of matrix, wat handig is om de organisatie te structureren door processen of projecten.
Voorbeeld van het organiseren van een project
Stel dat we een project willen uitvoeren. Het project is gebaseerd op de oprichting en opstart van een bedrijf. Bijvoorbeeld een adviesbureau in computertechniek.
Allereerst ontmoet de directeur de bevorderende partners van het project.
- Enerzijds bereiden ze samen de te behalen doelstellingen en de nodige taken voor. Dit alles moet schriftelijk en zo gedetailleerd mogelijk zijn. Een interessante techniek is het zogenaamde "brainstormen", waarbij alle ideeën die in je opkomen worden uitgesproken en vervolgens worden gefilterd.
- Hierna moet je weten wie we hebben, behalve het promotorteam. Ten eerste de taken die ze gaan uitvoeren en ten tweede de medewerkers die we gaan aannemen. U moet ook het soort contracten kennen dat we zullen voorstellen en de te ontvangen vergoeding.
- In de volgende stap is het tijd om de taken te verdelen en die Hongaarse methode, hierboven genoemd, kan helpen. Computerservices vereisen een proces, van ontwerp tot programmering en het uiteindelijke resultaat. Een handig hulpmiddel zijn daarom de PERT-diagrammen, waarmee de kritieke paden van elk proces kunnen worden gevonden.
- Tot slot moet je een projectorganisatieplan opstellen. Dit houdt in dat al het bovenstaande schriftelijk wordt vastgelegd. Daarnaast leggen we via feedback de manier van sturing vast en hoe we afwijkingen corrigeren. Dit alles zonder een adequaat rampenplan voor onvoorziene gebeurtenissen te vergeten.