Projectmanagement is een proces dat ervoor zorgt dat het project van begin tot eind wordt ontwikkeld met alle toegewezen middelen en binnen de geplande tijd.
Projectmanagement is een discipline die vooral uit ervaring is geleerd. In tegenstelling tot wat er gebeurt met bedrijfsbeheer in het algemeen, is er niet zo veel bijbehorende bibliografie.
En het is dat de projecten verschillende karakters kunnen hebben; commercieel, milieu, juridisch, educatief, enz. en voor elk gebied zijn er beperkingen en factoren die van invloed kunnen zijn op het project om wijzigingen in het oorspronkelijke ontwerp te ondergaan, in de tijd of in middelen.
Functies voor projectbeheer
Moeilijk om het in een definitie aan te geven, maar het zou als volgt kunnen worden vereenvoudigd.
Een project heeft een doelstelling, die moet worden opgesplitst in een aantal meer specifieke doelstellingen. Ja, zeer vergelijkbaar met een onderzoek, maar voor dit geval moeten er voor elk specifiek doel minimaal de volgende componenten zijn:
- Uitvoertijd.
- Uitvoering doel.
- Bijbehorende middelen.
- Uitvoeringsschema (bijvoorbeeld maart t/m december inclusief alle niet-werkdagen, zoals feestdagen en feestdagen).
- Controle indicatoren.
- Verantwoordelijk voor dat doel.
Een zeer handig hulpmiddel voor projectbeheer is het Gantt-diagram, waarmee u het project grafisch kunt visualiseren en elk van de fasen in kleur kunt verdelen.
Een ander heel belangrijk punt is permanente monitoring en een calamiteitenplan voor elk geval.
Bij het ontwerpen van het project is het goed om een opsomming te maken van de mogelijke risico's en de maatregelen die genomen moeten worden om deze te realiseren. Hierdoor kun je snel handelen zonder te improviseren.
Voortdurend kijken naar activiteiten en budget
De uitvoering van activiteiten moet aansluiten bij het percentage van het tot nu toe beschikbare budget, daarom is het belangrijk om fasen vast te stellen. Bijvoorbeeld een project met drie fasen:
- 1: Maart t/m juni 30% van de activiteiten en 20% van het budget
- 2: Juni t/m september 50% van de activiteiten en 50% van het budget
- 3: Oktober tot december 100% van de activiteiten en 100% van het budget
Uitgaande van het bovenstaande zou het gevaarlijk zijn als bijvoorbeeld in fase 2 slechts 40% van de werkzaamheden is uitgevoerd en toch 50% van het budget is besteed. Dat laat een vermindering van 10% van de middelen over die gaandeweg moeten worden aangepast, waardoor het project kwetsbaar blijft voor verdere veranderingen.
Een andere lezing die dit voorbeeld heeft, is dat het laatste kwartaal een zeer flexibele en intense uitvoering heeft, omdat de helft van het project is ontwikkeld, daarom is het erg belangrijk om het te controleren.
Over het algemeen bestaat de neiging om te denken dat projecten een evenredige uitvoering hebben. Dat wil zeggen dat de activiteiten eerlijk over de periode worden verdeeld, maar in werkelijkheid zal dat afhangen van het type project dat wordt uitgevoerd.
Als het een educatief project is, moet dit logischerwijs worden aangepast aan de maanden waarin de leerlingen op school zitten, zodat de vakantiemaanden vrij blijven of met minder activiteiten.
Een ander belangrijk voorbeeld heeft te maken met het weer. Zo lopen bouwprojecten in de wintermaanden vertraging op, omdat de regen of de kou voor veranderingen en calamiteiten zorgt.
Kortom, projectmanagement vereist een voorafgaande evaluatie op financieel, technisch, milieu-, juridisch en communicatief gebied, om te zien welke impact het zal hebben op het milieu, of welke klappen het kan oplopen tijdens zijn ontwikkeling.
Daarom worden de projecten telkens samengesteld uit multidisciplinaire teams die kennis uit verschillende gebieden inbrengen met als doel onzekerheid te verminderen en de gewenste uitvoering binnen de geplande tijd te realiseren. Dat zou uiteindelijk succesvol projectmanagement zijn.