Digitalisering is het proces waarbij analoge processen en fysieke objecten worden geconverteerd naar een digitaal formaat.
Met andere woorden, digitalisering is de procedure waarmee bepaalde bewerkingen kunnen worden uitgevoerd via digitale media, zoals computers of smartphones, meestal met behulp van een internetverbinding.
Evenzo verwijst digitalisering naar een verandering van formaat, van artikelen of documenten, van fysiek naar digitaal. Dat wil zeggen, de bestanden zijn niet meer op papier te verplaatsen naar een scherm.
Digitalisering, het is de moeite waard om te verduidelijken, is een proces dat niet alleen door bedrijven of instellingen wordt uitgevoerd. Het is eerder een verandering in de manier waarop mensen allerlei soorten informatie beheren, van financiële of bancaire tot fotobestanden die niet langer worden afgedrukt om in een album te plaatsen. In plaats daarvan worden foto's nu meestal opgeslagen in een digitaal bestand en kunnen ze bijvoorbeeld naar de cloud worden geüpload.
Voor- en nadelen van digitalisering
Een van de voordelen van digitalisering zijn de volgende:
- Het bespaart papier en drukinkt, aangezien documenten digitaal worden gearchiveerd.
- Om verder te gaan met het vorige punt, door minder papier te gebruiken, wordt er minder afval gegenereerd, wat het milieu helpt.
- Digitale documenten zijn gemakkelijker te delen. Stel dat we bijvoorbeeld een procedure voeren met een instelling die in een andere stad of een ander land is gevestigd. Vervolgens kunnen documenten per e-mail worden verzonden en komen ze onmiddellijk aan. Dit in plaats van de bijbehorende papieren op te sturen, wat dagen of weken zou duren.
- Het is gemakkelijker om een bestand te vinden als het op digitale media staat. Dit in vergelijking met wat het is om tussen een stapel papieren naar een specifiek document te zoeken.
- Digitalisering bestrijdt ook de informele economie en corruptie bij de overheid.
Digitalisering heeft echter ook enkele nadelen:
- Niet alle mensen kunnen gemakkelijk vertrouwd raken met digitale media, vooral als ze al oud zijn. Dus zelfs als een entiteit verschillende van haar procedures verandert in digitaal, zullen sommige gebruikers zich ongemakkelijk voelen of terughoudend zijn met het nieuwe systeem.
- Digitaal is niet altijd onfeilbaar. Het kan zijn dat door bijvoorbeeld een menselijke fout of een virus de bestanden verloren gaan.
- Digitalisering is meestal niet onmiddellijk, het duurt een bepaalde tijd om alle bestanden van bijvoorbeeld een bedrijf van de fysieke naar de digitale drager te kunnen overzetten.
- Wanneer mensen documenten of informatie delen op digitale media, bestaat altijd het risico dat de gegevens in handen vallen van gewetenloze mensen zoals hackers.
Digitalisering voorbeeld
Stel je voor dat een bankbedrijf in het kader van het digitaliseringsproces heeft besloten creditcardafschriften per post te laten versturen. Zij zullen dit geleidelijk doen, te beginnen door een extra bedrag in rekening te brengen voor het verzenden van het fysieke document. Op deze manier worden klanten aangemoedigd om de informatie alleen via e-mail te ontvangen.
Na verloop van tijd zouden steeds minder bankklanten bereid moeten zijn te betalen om hun papieren afschrift te ontvangen.
