Het bestuursdossier is het geheel van documenten dat als basis dient voor een bestuursorgaan om uitspraak te doen over een bestuursbesluit.
Het administratief dossier moet bestaan uit alle relevante documenten die het openbaar bestuur helpen om een probleem op te lossen. Het moet met andere woorden alle besluiten, overeenkomsten, testen, adviezen en zelfs meldingen bevatten.
Documenten die NIET tot het administratief dossier behoren
Er zijn bepaalde documenten die vanwege hun irrelevantie niet in het administratief dossier moeten worden opgenomen:
- Documenten met subjectieve meningen of beoordelingen.
- Hulp- of ondersteuningsvoorbereidende informatie die geen nieuwe informatie oplevert.
- Interne communicatie tussen ambtenaren van het openbaar bestuur.
- Niet-verplichte rapportages.
Kenmerken van het administratief dossier
De belangrijkste kenmerken zijn:
- Het administratief dossier wordt geïnformeerd door alle documenten die administratieve handelingen of procedures verzamelen vanaf het begin van een ambtshalve handeling door de administratie of op verzoek van een partij.
- Het promoot dat dit bestand elektronisch is en niet op papier.
- Om dit administratief dossier zijn functie te laten vervullen, is het chronologisch en individueel geordend.
- De documenten zijn gebladerd en elk folio moet worden geparafeerd.
- Het begin van elke procedure, van welk type dan ook, begint met de vorming van dat bestand, waarin basisgegevens worden verzameld.
- Deze bestanden leiden tot bestuurshandelingen of afspraken. Tegen deze handelingen of afspraken kan beroep worden aangetekend bij de rechtbanken. Daarom dient dit dossier als bewijs voor een eventuele toetsing voor de rechtbanken van het controversieel-administratieve rechtsgebied.
Het dossier naar de rechtbanken sturen
Een belangrijk aspect van dit administratief dossier, dat chronologisch alle procedures omvat, is de indiening ervan aan de rechtbanken wanneer administratieve handelingen worden aangevochten. Hoe verloopt deze verzending met al zijn garanties?
- Het dossier moet worden toegezonden door het bestuursorgaan dat het heeft gebruikt om het beroep te dicteren.
- U moet dit dossier binnen een door het bestuursrecht bepaalde korte termijn opsturen.
- Als het dossier niet naar de rechtbank wordt gestuurd zodat deze kan nagaan of de bestuurshandeling op basis van hetzelfde dossier in overeenstemming is met de wet, kan de rechter het openbaar bestuur beboeten voor zijn ongehoorzaamheid.
Bestand types
De belangrijkste soorten bestanden zijn:
- Gerechtsdossiers: Ze beginnen met de presentatie van de claim en deze wordt gevormd door de justitiefunctionarissen. Het dossier eindigt wanneer de rechter het dossier van het proces vaststelt of een vonnis uitspreekt. Als een advocaat wil weten in welk stadium van de procedure uw zaak is, kunt u de rechtbank vragen om het volledige dossier te bezorgen, zodat u alle details van de gerechtelijke procedure kent.
- Administratieve bestanden: Ze kunnen van welke aard dan ook ontstaan. Het kan disciplinair van aard zijn. Zo is er een dossier geopend van een ambtenaar die zijn functie niet heeft vervuld. Of het kan zijn om een verzoek van een burger op te lossen. Zo is er een dossier geopend om de nationaliteit te verkrijgen.
- politie dossier: Dit dossier is strafrechtelijk van aard, aangezien het de functie heeft om de nodige informatie te verzamelen om te weten of er een misdrijf wordt gepleegd dat voor de rechter zal worden gebracht en dat op zijn beurt in overeenstemming is met het gerechtelijk dossier.