Interne controle is een procedure die deel uitmaakt van de controle van de middelen en activa van een bedrijf, en dient om de activiteit en traceerbaarheid ervan bij te houden.
Naarmate bedrijven groeien, wordt het steeds moeilijker om bij te houden wat er gebeurt met hun middelen, hun activa, hun tools en mensen.
Daarom is het noodzakelijk geworden om een mechanisme op te zetten waarmee het gebruik van deze middelen en de activiteiten kunnen worden geregistreerd.
Voorbeelden van interne controle in financiële middelen en activa
Enkele toepassingen van interne controle die op goederen van toepassing zijn, zijn de in- en uitrijcontroles van voertuigen die eigendom zijn van het bedrijf. Dit regelt de activiteit van het voertuig, de slijtage, het brandstofverbruik en de persoon die ervoor verantwoordelijk is.
Bij het omgaan met bedrijfsvoertuigen moeten chauffeurs een logboek bij zich hebben waarin het begin en het einde van de rit worden geregistreerd, samen met de tijden van elke mijlpaal.
Een ander voorbeeld is het voorraadbeheer van materialen in het magazijn. De FIFO- en LIFO-systemen vereisen noodzakelijkerwijs een interne controlecontrole om data en soorten materiaal of inventaris te kennen. Het is een boekhoudkundige invoer, die ook kan worden gebruikt voor de afschrijving van goederen.
Met betrekking tot financiële middelen wordt een interne controle uitgevoerd voordat een uitgave wordt uitgevoerd, bijvoorbeeld in GAV (Administratieve en Verkoopkosten) die zijn afgeleid van de taken van deze functies. Het moet echter worden gecontroleerd om niet te overschrijden wat nodig is voor deze uitvoering tijdens de periode.
Als het bijvoorbeeld nodig is om voor een maand verkoop vellen papier, potloden en printerinkt te kopen, moet de interne controle een schatting hebben van wat er maandelijks wordt uitgegeven en dit elke maand controleren om die bestedingsmarge te beschermen.
Interne controle back-ups
Net zoals een onmiddellijke registratie van middelen en activiteiten wordt gemaakt, is het belangrijk om deze te archiveren om een bestand te genereren met betrekking tot elk gecontroleerd element.
Er zijn verschillende interne controlesoftware die bedrijven kunnen huren, of een Microsoft Excel-spreadsheet is voldoende, als deze wordt besteld.
Om verlies te voorkomen, kunt u een virtuele opslagcloud kopen en deze bestanden daar uploaden om verlies te voorkomen.
Als u ook de papieren drager met handtekeningen van verantwoordelijkheid heeft, is het handig om deze documenten te digitaliseren. Bijvoorbeeld via de scanner en vervolgens leegmaken naar digitale mappen.
Hoofden interne controle
De mensen die verantwoordelijk zijn voor internecontroleacties moeten ordelijk en georganiseerd zijn en in staat zijn om in scenario's met veel vraag te werken, aangezien ze bijvoorbeeld controle kunnen hebben over veel elementen tegelijk: financiële controle van uitgaven, controle van voorraden, controle van de gebruik van bedrijfsmiddelen en de controle op het binnenkomen en verlaten van mensen.
Als er iets misgaat in dit registratieproces, kunnen er afwijkingen zijn in de operationele realiteit en het kapitaal van de onderneming, met betrekking tot haar activa. Daarom moet interne controle onderdeel zijn van een ordelijk en geketend systeem van werken.
Interne controle biedt waardevolle ondersteuning aan de bedrijfsvoering van de organisatie en zorgt voor transparante en veilige traceerbaarheidsprocessen.
Het belang ervan ligt daarom in het feit dat bedrijven, ongeacht hun structuur en grootte, een of ander intern controlesysteem implementeren om hun activa beter bij te houden en om te kunnen diagnosticeren waar er logistieke afwijkingen zijn, om voortdurend de processen in zijn waardeketen te verbeteren.