Een document is de schriftelijke vastlegging, fysiek of virtueel, die de kenmerken van een gebeurtenis of omstandigheid weerspiegelt.
Dat wil zeggen, een document is bewijs over een gebeurtenis of situatie. Het kan een tekst zijn die op papier is geschreven (of een andere materiële drager zoals karton) of een bestand dat is opgeslagen op een elektronische drager.
Een document kan worden gebruikt om een relevant feit vast te leggen. Als iemand bijvoorbeeld zijn universitaire studie beëindigt, kan hij bij de onderwijsinstelling een brief opvragen met alle gevolgde vakken en de behaalde cijfers.
Evenzo kan een document het resultaat zijn van een taak. Als een onderzoeker bijvoorbeeld een onderzoek doet naar de mogelijke impact van vervuiling op de wereldeconomie, wordt dat vertaald in een tekst. Dit zou een academisch document zijn.
In de meest alledaagse omgeving gebruiken alle mensen, wanneer we procedures uitvoeren voor de autoriteiten, documenten om de feiten te ondersteunen die we willen aantonen. De meest voorkomende is het identiteitsbewijs, waar u alle persoonlijke gegevens van het individu kunt inzien, zoals naam, achternaam, leeftijd, geslacht en adres.
Het doel van het maken van een document is om een getuigenis achter te laten van de kwestie van belang, en kan dan in de loop van de tijd worden bewaard.
Er moet ook worden opgemerkt dat technologie ons in staat stelt een grote hoeveelheid informatie in digitale documenten op te slaan en te delen. Dit via e-mail, een pendrive of zelfs de cloud.
Documenttypen
Documenten kunnen onder verschillende criteria worden ingedeeld. Afhankelijk van de bron kunnen ze bijvoorbeeld als volgt worden onderverdeeld:
- primair: Dit zijn degenen die de originele informatie van de auteur bevatten. Bijvoorbeeld een proefschrift gepubliceerd door een universiteit over een onderwerp dat nog nooit eerder is bestudeerd.
- Ondergeschikt: Het zijn degenen die op de een of andere manier zijn gewijzigd. Om bijvoorbeeld terug te komen op het onderwerp van de scriptie, kan er een samenvatting van worden gemaakt.
- Tertiair: Zijn die het gevolg zijn van de behandeling van secundaire documenten. Bijvoorbeeld een krantenartikel op basis van de samenvatting van de scriptie die we al noemden.
Evenzo kunnen ze, afhankelijk van het type entiteit dat ze uitgeeft, zijn:
- doelgroepen: Die uitgegeven door entiteiten in de publieke sector (Public Administration).
- Privaat: Ze worden erkend door de belanghebbenden, maar niet voor de autoriteiten.
We moeten er ook rekening mee houden dat bepaalde documenten moeten worden gelegaliseerd om geldig te zijn voor de autoriteiten. We verwijzen bijvoorbeeld naar een testament of een contract. Op deze manier kan de betrokken partij bij niet-naleving door een van de verdragsluitende partijen een claim indienen bij de gerechtelijke instanties.
