Procesmanagement is een benadering die een organisatie beschouwt als een netwerk van gerelateerde en onderling verbonden processen. Daarom is het dé manier om een organisatie te besturen op basis van de processen die worden uitgevoerd.
Een proces is ongetwijfeld een opeenvolging van activiteiten die tot doel heeft waarde toe te voegen aan een input om een resultaat of output te bereiken. Alle output moet voldoen aan een behoefte of eis van de interne of externe klant van een bedrijf.
Natuurlijk moet elk proces, of het nu eenvoudig of gecompliceerd, groot of klein is, een invoer, een transformatie en een uitvoer hebben. De invoer is elke bron of invoer die moet worden getransformeerd. Transformatie is het werkproces dat waarde toevoegt aan input en resultaat oplevert. De output vormt het eindresultaat, zoals het goed of de dienst die erin slaagt een behoefte te bevredigen.
Daarnaast staat procesgericht management in contrast met de traditionele structuur van functiegerichte organisaties. Het fundamentele idee is om waarde toe te voegen aan interne en externe klanten. Om deze reden wordt er gezocht naar continue verbetering van alle processen door middel van identificatie, beschrijving en documentatie.
Hoe weet je of een activiteit een proces is?
In feite kunnen niet alle activiteiten die in een bedrijf worden uitgevoerd, als een proces worden beschouwd. Om een activiteit als een proces te beschouwen, moet u:
1. Heb een duidelijke missie en doel
Elke activiteit die als een proces is geclassificeerd, moet beantwoorden aan de missie en doelen die door de organisatie zijn vastgesteld. Deze activiteiten moeten aansluiten bij wat het bedrijf verwacht te doen.
2. De activiteit moet nauwkeurig worden gedefinieerd
Alle leden van de organisatie moeten precies weten hoe elk proces moet worden uitgevoerd. Zelfs wanneer een nieuwe medewerker wordt aangenomen, heeft u toegang tot gedocumenteerde bronnen die aangeven hoe elke activiteit wordt uitgevoerd.
3. Het moet inputs en outputs bevatten
Natuurlijk moet elk proces een input hebben van inputs of grondstoffen die moeten worden omgezet in een eindresultaat. Dit resultaat is wat bekend staat als de output van het proces dat waarde toevoegt voor interne en externe klanten.
4. Leveranciers, klanten en een eindproduct kunnen worden geïdentificeerd
Uiteraard zijn de leveranciers al diegenen die de inputs of grondstoffen leveren om het proces uit te voeren. De klant is de ontvanger van het goed of de gegenereerde dienst. Terwijl het eindproduct de output van waarde is die het proces genereert.
5. De activiteit kan worden onderverdeeld in taken of subprocessen
Elk proces kan een of meer taken hebben die worden uitgevoerd door een of een groep mensen die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering ervan.
6. Kan worden gedocumenteerd
Al deze activiteiten kunnen worden gedocumenteerd met behulp van een procesbeheermethodologie, waarbij tijden, middelen en kosten worden gedefinieerd. Al deze gedocumenteerde gegevens zorgen ervoor dat wordt voldaan aan de kwaliteitsnormen.
7. Heeft verantwoordelijkheden toegewezen
Zeker, een proces is onderverdeeld in taken die in een afdeling of in meerdere afdelingen van het bedrijf moeten worden uitgevoerd. Elke activiteit moet waarde toevoegen aan interne klanten, als we het hebben over een subproces, of extern, als het de laatste fase is van de exit van het proces. Bij elke stap moet er een persoon zijn die de leiding heeft over elk van de uitgangen.
Waarom is het belangrijk om procesmatig te werken?
Het is logisch om aan te nemen dat procesmanagement de processen definieert die op een eerder gestructureerde manier moeten worden uitgevoerd, en deze voortdurend beoordeelt om kansen voor verbetering te vinden. Dit, aangezien, als de processen van een organisatie continu worden verbeterd, het helpt om het totale functioneren van de organisatie te verbeteren.
De focus op processen geeft inderdaad een alomvattend beeld van de werking van het bedrijf in het algemeen en wereldwijd. Het erkent ook dat het bedrijf een horizontale structuur moet hebben om volledig te kunnen reageren op een cyclus van het proces.
Bovendien streven alle processen naar klanttevredenheid. Als we het hebben over een microproces, omvat het alleen interne processen die voldoen aan de behoeften van interne klanten. Nu omvat een macroproces zowel interne als externe processen om interne en externe klanten van de organisatie tevreden te stellen.
Evenzo zal het bedrijf met de focus op processen een concurrentievoordeel kunnen behalen, aangezien dit type administratie prioriteit geeft aan klanttevredenheid. Dit betekent dat bedrijven genoodzaakt zijn om hun efficiëntie te maximaliseren. Daarom is het absoluut noodzakelijk dat organisaties streven naar voortdurende verbetering van hun processen en, op zijn beurt, van het bedrijf in het algemeen, betere oplossingen bieden voor problemen van klanten.
Voordelen van procesmanagement
Procesmanagement heeft de volgende voordelen:
1. Verminder onnodige interne kosten
Om te beginnen kan het bedrijf onnodige kosten binnen zijn processen verminderen, omdat het taken of stappen kan elimineren die geen waarde toevoegen. Als onnodige stappen worden geëlimineerd, worden dus ook kosten geëlimineerd.
Door activiteiten die geen waarde toevoegen te elimineren, wordt het proces nauwkeuriger en kan het bedrijf zich meer richten op het voldoen aan de eisen, behoeften en verwachtingen van de klant. Alles bij elkaar bespaart het middelen zoals tijd, geld en menselijke inspanning.
2. Levertijden verkorten
Vervolgens kunnen doorlooptijden of doorlooptijden worden verkort door de uitvaltijd van de procescyclus te identificeren. Om deze reden worden processen geëlimineerd en gestroomlijnd.
3. Verbetert de kwaliteit en service die de klant ervaart
Aan de andere kant, door het verbeteren van de kwaliteit en de service die wordt geboden, voldoet de klant beter aan zijn behoeften. Klanten graag een relatie met het bedrijf laten onderhouden.
4. Neem aanvullende serviceactiviteiten op
Evenzo maakt deze aanpak het heel gemakkelijk om extra voordelen voor de klantenservice toe te voegen. Deze aggregaten van diensten hebben lage kosten en worden gemakkelijk waargenomen door de klant.
Kenmerken van organisaties die procesmanagement toepassen
1. Het proces overheerst over de structuur
Bedrijven die procesmanagement toepassen, gaan er in de eerste plaats vanuit dat de structuur van het bedrijf niets meer is dan de infrastructuur om de processen uit te voeren. Daarom geven ze relevantie aan de processen en worden de strategieën ontworpen op basis van de processen.
2. De organisatie ervan is transversaal
Ten tweede zorgt procesbeheer ervoor dat organisaties zichzelf configureren als een set of systeem van processen en subprocessen die het bereiken van doelstellingen mogelijk maken. Het belangrijkste doel van alle processen is het genereren van waarde voor de klant.
3. Gebruik van de informatie
Ten derde hechten organisaties veel waarde aan informatie over de verschillende processen en activiteiten die moeten worden uitgevoerd. De constante stroom van informatie is essentieel om succesvol te kunnen opereren in alle processen en in de algemene werking van het bedrijf.
4. Ze zijn generatoren van waarde
Tot slot zijn organisaties die sturen op processen toepassen waardegeneratoren. Om dezelfde reden dat het procesmatig is, is elke output een toegevoegde waarde door de producten en diensten die ze aanbieden. En dit is het fundamentele doel van elk proces.
Stappen voor procesbeheer
De belangrijkste stappen bij het implementeren van procesmanagement zijn:
1. Informatie, training en deelname
Procesmanagement is een nieuwe manier van managen. Daarom is het essentieel dat iedereen wordt geïnformeerd en getraind voordat de processen worden geïmplementeerd. Daarnaast moet iedereen op de hoogte zijn van de doelen die het proces nastreeft, wat de fasen zijn en welke samenwerking nodig is.
2. Identificatie van processen
Natuurlijk moeten de processen duidelijk worden geïdentificeerd. Daarom moet een lijst worden gemaakt van alle processen die worden uitgevoerd. Elk proces moet hebben:
- Een naam.
- De activiteiten en stappen die u moet nemen.
- Een proceskaart.
3. Selectie van relevante processen
Opgemerkt moet worden dat de relevante processen die zijn die de meeste waarde toevoegen en erg belangrijk zijn voor het bedrijf om efficiënt te presteren. Daarom hebben ze een grote impact op de strategische doelstellingen van de onderneming.
4. Stel een verantwoordelijke
Nadat de relevante processen zijn geïdentificeerd, krijgen ze een beheerder toegewezen. De verantwoordelijke persoon moet de verantwoordelijkheid en autonomie hebben die nodig zijn om de strategische doelstellingen te realiseren.
5. Procesanalyse en probleemdetectie
Elk proces wordt geanalyseerd, ongeacht of het aan de voorgestelde doelstellingen voldoet. Als een van hen er niet aan voldoet en een probleem vormt, moeten ze op de juiste manier opnieuw worden ontworpen.
6. Correctie van problemen
Nadat de problemen zijn geïdentificeerd die de meeste impact hebben op de doelstellingen en de klanten, wordt voor hen een oplossing gezocht. Dit, het definiëren van de acties die moeten worden gevolgd om de prestaties van het proces en de organisatie als geheel niet te beïnvloeden.
7. Gebruik van indicatoren
Tot slot zullen de processen periodiek worden geëvalueerd. Het zal van deze evaluatie afhangen of ze voldoen aan de voorgestelde indicatoren. De indicatoren zijn erg belangrijk om de werkelijke prestaties van de processen te analyseren en de zwakke punten te kunnen bepalen. Dit alles om corrigerende maatregelen toe te passen.
Concluderend kan gesteld worden dat procesmanagement de efficiëntie van organisaties vergroot. Dit omdat het succes ervan zal afhangen van de adequate uitvoering van haar processen, die duidelijk moeten worden gedocumenteerd. Maar ze moeten vooral gericht zijn op het genereren van waarde voor de klant.