Het auditproces is een reeks technieken en praktijken die gezamenlijk worden uitgevoerd bij het evalueren en diepgaand meten van de sterke en zwakke punten van een bedrijf of organisatie.
Door het uitvoeren van een auditproces is het voor bedrijven en instellingen mogelijk om antwoorden te krijgen over hun eigen kenmerken en die verbeterpunten in hun activiteit.
Via een bepaalde methodologie onderzoekt en verifieert een auditor de belangrijkste punten volgens de aard van zijn werk. Het is mogelijk om audits uit te voeren gericht op verschillende aspecten zoals onder meer boekhouding of beheer.
Elk proces van dit type, ongeacht het initiatief, moet een reeks te volgen fasen delen.
Dat wil zeggen, er zijn gemeenschappelijke studie-elementen die deel uitmaken van het basiscontroleschema.
Aan de andere kant is er een grote bron van evaluatiecriteria in de bedrijfs- en economische theorie. Op dezelfde manier wordt een bepaald deel van de controlepraktijk verzameld in internationale referentienormen die van toepassing zijn op de toezichthoudende instellingen van elk gebied.
Aard van het auditproces
Elke methodologie voor auditing is gebaseerd op het hoofdidee om een grondige observatie van de organisatie uit te voeren. Het bestudeert echter ook zijn werking over een bepaalde periode en de uitdrukking van zijn conclusies in een auditverslag aan het einde van het proces.
Om deze stappen te bereiken, zal de professionele auditor een reeks specifieke fasen vaststellen voor de implementatie van hun initiële observatiemechanismen. Eenmaal voltooid, zal het beginnen met zijn interpretatieve werk van de verkregen resultaten en ten slotte met de voorbereiding van de volgende conclusies.
Componentfasen van het auditproces
Het controlewerk omvat in de meeste gevallen een reeks gestandaardiseerde stappen, samengevat in de volgende punten:
- Vooraf plannen: Het varieert van eerdere ontmoetingen met de managementprofessionals van de te controleren organisatie tot het verkrijgen van studies en inventarisaties ervan. Bijvoorbeeld logistieke middelen, eerdere SWOT-analyse, kennis van onder andere de sector waarin zij actief is. Tegelijkertijd wordt een kalender opgesteld die de deadlines voor de audit en elke fase definieert.
- Onderzoeks- en observatietaken uitvoeren: In een klimaat van constante communicatie en samenwerking met de gecontroleerde entiteit, controleert de auditor de documentatie, productieverhoudingen en de evolutie van het bedrijf of de instelling binnen zijn gebruikelijke activiteit.
- Verificatie en contrast van verkregen gegevens: Een professionele auditor moet de gevolgde werking aanpassen aan het regelgevend kader waarin de organisatie zich bevindt. Als er tegenstrijdige punten zijn, moet u deze markeren en formeel oplossingen voorstellen voor hun verdwijning en zorgen voor een goede werking op basis van de wet.
- Publicatie van conclusies en maatregelen waarmee rekening moet worden gehouden door middel van een auditrapport: Een eindrapport moet niet alleen rechtsgeldigheid geven aan het functioneren van de organisatie, maar ook positieve en negatieve punten benadrukken. Deze informatie moet nuttig en geldig zijn voor het bedrijf tegenover derden.
Meestal wordt aan de beschreven stappen een korte tijd toegevoegd waarin de in het proces verkregen conclusies naar behoren moeten worden gecommuniceerd.
In die zin zouden we spreken van gevolgen voor publieke evaluatoren en zelfs bedrijfseigenaren, zoals in het geval van aandeelhoudersvergaderingen.