Kantoorautomatisering is de combinatie van hard- en software om de informatie te ontwikkelen, automatiseren en digitaal vast te leggen die een kantoor nodig heeft om de processen en methodiek correct uit te voeren.
Kantoorautomatisering werd eind jaren 40 geboren, maar ontwikkelde zich rond de jaren 70 van de 20e eeuw. De introductie van tekstverwerkers, die schrijfmachines in kantoren vervingen, had veel te maken met de oorsprong ervan.
Charles Simonyi was de maker van kantoorautomatisering in 1948 door de lancering van Microsoft Office, met de medewerking van Richard Brodie.
Ongetwijfeld wordt dit concept altijd verwezen naar en gerelateerd aan kantoorwerk en de instrumenten die worden gebruikt om het uit te voeren.
Het was een zeer innovatieve verandering. In die zin diende dit proces om het kantoorwerk te stroomlijnen en werden er ook nieuwe mogelijkheden gecreëerd om het uit te voeren. Handmatige activiteiten, die op dat moment de belangrijkste waren, werden vervangen en sommige werden geautomatiseerd.
Administratieve procedures, vergaderplanning, de introductie van internet, het gebruik van computers en de verschillende processors en kantoorcomponenten stonden centraal om alle taken te stroomlijnen.
Fundamentele hulpmiddelen voor kantoorautomatisering
Dit zijn de meest prominente:
- Tekstverwerkers: Veel gebruikt in kantoorwerk.
- Rekenmachines: Componenten die alle accountprocessen stroomlijnen, en aantallen gerelateerd aan de taken die worden uitgevoerd.
- Printerbeheerprogramma's management: Ongetwijfeld een essentieel object in elk kantoor dat virtuele documenten moet omzetten in fysieke.
- Instant messaging-programma's: Zeer handig voor communicatie tussen werknemers en het verzenden van onmiddellijke informatie.
- Databases: Zeer belangrijk om gegevens met betrekking tot een bedrijf, organisatie of project vast te leggen.
- Spreadsheets: Iets dat veel wordt gebruikt om bijvoorbeeld facturen op te slaan of het accountbeheer up-to-date te houden.
- Fax apparaten: Net als printers worden faxapparaten veel gebruikt in kantoren, soms zijn beide componenten in hetzelfde apparaat opgenomen.
Kantoorautomatisering is een enorme vooruitgang in kantoorwerk.
Voorbeeld kantoorautomatisering
Programma's als Excel, Word en PowerPoint hebben een revolutie teweeggebracht in de manier van werken. Deze programma's zijn opgenomen in de Office-kantoorsuite. Dit wordt op de markt gebracht door Microsoft. Er zijn echter vergelijkbare kantoorautomatiseringspakketten die geen kosten hebben.
Daarnaast zijn de overige genoemde apparaten er natuurlijk in geslaagd om processen te automatiseren en een meer agile methode te ontwikkelen om kantoortaken uit te voeren.