Planning is de eerste stap in het administratieve proces. Planning bestaat uit het definiëren van de strategieën die helpen om de eerder vastgestelde doelstellingen te bereiken.
In wezen is planning een instrument dat door het management wordt gebruikt om doelen te stellen en de middelen te kiezen om deze te bereiken. Hierdoor kan een concrete en afgebakende koers worden gevolgd. Met planning kunt u bepalen wat er gaat gebeuren, hoe het gaat gebeuren, waar en wanneer het gaat gebeuren en hoeveel het ons gaat kosten.
Evenzo stelt deze planningstool ons in staat om op dit moment te beslissen wat we in de toekomst zullen doen. Eerst wordt het probleem gedefinieerd, vervolgens wordt het verleden geanalyseerd en wordt het plan opgesteld dat we moeten volgen.
Planningsstappen
Elk bedrijf of elke organisatie bestaat immers om een specifiek doel te bereiken. Daarom moet de missie de reden van bestaan van het bedrijf op dit moment rechtvaardigen. Terwijl de visie aangeeft wat het bedrijf in de toekomst hoopt te zijn.
Daarom bepaalt een duidelijke definitie van de missie, visie en waarden van een bedrijf het type klanten dat het bedient, de producten die het aanbiedt en de behoeften die het bevredigt. Planning moet in overeenstemming zijn met deze fundamentele aspecten van de organisatie.
De belangrijkste stappen in het planningsproces zijn:
1. Beoordeel de huidige situatie
Ten eerste moet de situatiebeoordeling een analyse bevatten van de factoren die het belangrijkst zijn voor het bedrijf. Deze factoren kunnen economische indicatoren, markttrends, concurrentie en de middelen waarover het bedrijf beschikt zijn.
Dat wil zeggen, planning vertrekt vanuit de omgeving van de organisatie. Hiermee wordt het doel van de onderneming bepaald en worden de doelstellingen op korte, middellange en lange termijn gedefinieerd die naar verwachting zullen worden bereikt. Kansen benutten en bedreigingen uit de omgeving vermijden.
2. Definitie van doelen en doelstellingen
Ten tweede definiëren doelen en doelstellingen de belangrijkste dingen die een organisatie hoopt te bereiken op korte, middellange en lange termijn. De doelstellingen moeten duidelijk gedefinieerd zijn, daarom moeten ze realistisch, meetbaar en relevant zijn voor de organisatie.
Uiteraard zijn de doelstellingen de gemeenschappelijke punten waar alle medewerkers van een bedrijf voor moeten werken. Sleutelpunten worden die de acties en activiteiten van mensen sturen.
3. Bereid het actieplan voor
Ten derde, als de doelstellingen moeten worden bereikt, is het noodzakelijk om een actieplan op te stellen. Het actieplan geeft de specifieke activiteiten aan die moeten worden uitgevoerd om de doelstellingen te halen. Deze concrete acties kunnen ook strategieën of tactieken zijn die moeten worden uitgevoerd om de doelstellingen van het plan te verwezenlijken.
4. Toewijzing van middelen
Ten vierde kunnen de middelen die nodig zijn om het plan uit te voeren menselijk, financieel, fysiek en materieel zijn. Deze middelen moeten worden toegewezen in overeenstemming met de acties of activiteiten die in de planning zijn opgenomen.
Deze middelen zullen zeker efficiënt georganiseerd moeten worden in het planningsproces. Evenzo moet tijdens de uitvoering van het plan een controleproces worden gehandhaafd.
5. Voer het plan uit
Ten vijfde houdt uitvoering in dat het actieplan in actie wordt gebracht. Hiervoor is het noodzakelijk om bevoegdheden te delegeren, op dezelfde manier om taken en verantwoordelijkheden toe te wijzen om de doelen van het plan te bereiken. Tijdens de uitvoering van het plan kan zo nodig feedback worden gegeven.
6. Controle:
Tot slot is in het planningsproces sturing nodig om de doelstellingen te kunnen realiseren. Daarom moet een follow-up worden gegeven aan hoe de activiteiten worden uitgevoerd en hoe de doelstellingen worden bereikt.
Planningsprincipes
De belangrijkste principes van planning zijn:
1. Nauwkeurigheid:
Vooral bij het uitvoeren van het planningsproces moet dit zo duidelijk en nauwkeurig mogelijk zijn. Want het plan moet richtinggevend zijn voor de uit te voeren concrete acties. Daarom moet het zo specifiek mogelijk zijn, zodat het niet diffuus of te algemeen wordt. Op deze manier kan worden bereikt dat de doelstellingen efficiënt en effectief worden bereikt.
Evenzo vermijdt precisie improvisatie of vaagheid in de uitvoering. Om het plan te laten werken, moet het gebaseerd zijn op echte gegevens en op nauwkeurige en exacte redeneringen.
2. Flexibiliteit:
Organisaties veranderen natuurlijk altijd, dus de planning moet flexibel zijn om zich gemakkelijk aan veranderingen aan te passen. Het moet zich daarom kunnen aanpassen aan veranderingen die zich kunnen voordoen nadat het plan is opgesteld.
Elk plan moet immers een speling hebben in onvoorziene situaties. Nieuwe actierichtlijnen vinden die aanpassing aan nieuwe situaties mogelijk maken.
3. Eenheid
Het is belangrijk op te merken dat, hoewel elke afdeling van de organisatie een specifiek doel of doelstelling is toegewezen, het hele plan is gericht op het bereiken van een gemeenschappelijk doel. Dat wil zeggen, hoewel er specifieke plannen zijn voor elke eenheid, moeten ze allemaal worden gecoördineerd tot een algemeen plan.
Zeker, alles moet perfect geïntegreerd zijn om een adequate coördinatie van functies, middelen en activiteiten te bereiken. Alleen op deze manier is het mogelijk om de doelstellingen te bereiken.
4. Haalbaarheid
Aan de andere kant moet het plan niet zo ambitieus zijn dat het onmogelijk te realiseren is. Maar niet zo optimistisch dat het lijkt alsof het heel gemakkelijk te bereiken is. Het wordt aanbevolen dat het plan kan worden uitgevoerd, aangepast aan de omstandigheden en behoeften van de organisatie.
Natuurlijk moet de planning realistisch zijn, daarom moet deze worden opgesteld in overeenstemming met de realiteit, met de ervaring en met de middelen die het bedrijf heeft.
Planningsfuncties
De belangrijkste kenmerken van planning zijn:
- Het is een hulpmiddel dat wordt gebruikt om belangrijke beslissingen te nemen in een organisatie.
- Het planningsproces is gericht op het optimaliseren van het behalen van doelstellingen.
- Het streeft ernaar de doelstellingen aan te passen aan de behoeften van het bedrijf en de middelen die het ter beschikking heeft.
- Het definieert concrete acties die in het huidige moment worden geïmplementeerd om toekomstige doelen te bereiken.
- Planning is een rationeel en weloverwogen proces.
Planningstypen
Onder de soorten planningsprocessen vinden we:
1. Strategisch
Strategische planning bepaalt in ieder geval de actierichtlijnen van het algemene plan van de organisatie. Het wordt uitgevoerd door de senior managers van een bedrijf. Het betreft het hele bedrijf, doorgaans worden middellange en lange termijn doelstellingen vastgesteld en gedefinieerd.
2. Tactiek
Aan de andere kant omvat tactische planning specifieke plannen voor elke eenheid of afdeling en zijn ze ondergeschikt aan het strategisch plan. Het zijn zeer gedetailleerde plannen, omdat ze de handelwijze van elke afdeling bepalen. Daarom wordt het ook wel functionele planning genoemd.
Meestal bevat het het gedetailleerde plan voor elk managementgebied van het bedrijf en is het altijd ondergeschikt aan het algemene plan van het bedrijf. Ze zijn ook gekoppeld aan kortetermijnbeslissingen.
3. Operationeel
Het zijn over het algemeen kortetermijnplannen, nauw verwant aan tactische planning. Het zijn acties en activiteiten die moeten worden uitgevoerd op de laagste niveaus van de bedrijfsorganisatie.
Op deze manier bepaalt de operationele planning hoe middelen worden toegewezen om het plan uit te voeren. Het is een kortetermijnplanning voor elk werkgebied. Het stelt de stappen vast die moeten worden gevolgd en de tijdstippen waarop ze moeten worden gevolgd.
Concluderend kan worden gesteld dat het planningsproces essentieel is voor een bedrijf om een hoog prestatieniveau te bereiken. Welnu, door middel van planning worden de doelen en doelstellingen gedefinieerd die naar verwachting zullen worden bereikt. Daarnaast kunnen de meest geschikte middelen worden gekozen om dit te bereiken. Zonder een plan kunnen de menselijke, financiële en materiële middelen waarover een bedrijf beschikt niet adequaat worden beheerd.