Het coronavirus heeft ons laten zien dat digitalisering geen optie is, maar een noodzaak op de arbeidsmarkt. Sinds het begin van de pandemie was telewerken een van de maatregelen die door de regering werden aanbevolen en door veel bedrijven werden aangenomen.
Na jaren van strijd voor persoonlijke en zakelijke verzoening, van het verzoek van medewerkers om meer dagen telewerken, om te laten zien dat je ook buiten kantoor productief kunt zijn, staat plotseling de wereld op zijn kop en worden onze huizen op een dag nieuwe kantoren. Maar zijn we echt klaar om te telewerken?
Hoe was telewerken vóór de pandemie?
Werk in Spanje wordt gekenmerkt door een hoog presenteïsme, aangezien het een van de landen is met de langste werkuren en het land met het hoogste aantal uren op kantoor.
Volgens gegevens van Randstad kunnen 4,4 miljoen mensen, ofwel 20,3% van de werkenden in Spanje, een activiteit uitoefenen via telewerken. We hebben het dan vooral over activiteiten die worden uitgevoerd vanaf een computer met een internetverbinding. Tot voor de pandemie faciliteerde amper 4,8% van de bedrijven telewerken op regelmatige basis en 3,5% incidenteel, ruim onder het gemiddelde van andere Europese landen dat rond de 14% ligt, volgens het laatste onderzoek over telewerken van de INE.
We zijn ons bewust geworden van de schaarse technologische ontwikkeling die het grootste deel van ons bedrijfsweefsel heeft, en de inspanning die bedrijven hebben geleverd om hun werknemers de middelen te geven om hun taken buiten kantoor plotseling tijdens de staatsalarm uit te voeren.
Hoe is de aanpassing van telewerken in tijden van coronavirus verlopen?
Een van de problemen doet zich voor omdat het telewerk dat we hebben aangenomen een noodtelewerk is geweest en noodzakelijkerwijs niet als een voorrecht. Bovendien hebben we het niet een paar dagen geslikt, maar enkele maanden zonder dat er eerder een aanpassingsproces heeft plaatsgevonden.
Zo hebben wij ons aangepast aan telewerken in tijden van het coronavirus:
- Werk teams: Veel organisaties werken met laptops die medewerkers makkelijk mee naar huis hebben kunnen nemen. Anderen hebben hun apparatuur via transportbedrijven gestuurd. Maar hoe zit het met het internetaanbod? We verwachten dat alle huishoudens een aansluiting hebben, maar zo is het niet. Er zijn velen die zich voor deze diensten hebben moeten aanmelden of meer stroom hebben moeten inhuren om hun activiteit met succes uit te kunnen voeren.
- Verbinding op afstand: Veel werkzaamheden verlopen via de eigen software die moest worden aangepast, zodat uw medewerkers op afstand verbinding kunnen maken en met hen kunnen werken.
- Gegevensbescherming: Vanaf welk netwerk gaan we aansluiten als we buiten kantoor werken? Is het een beveiligd netwerk? Veel bedrijven verwerken gevoelige gegevens die de beveiligde verbindingen die ze in hun kantoren hebben niet mogen achterlaten. Als het gaat om het delen van documenten, moeten ze dit veilig doen via internetportalen, versleuteld met een wachtwoord of specifieke programma's voor de uitwisseling die niet allemaal zijn geïnstalleerd.
- Ergonomie van onze nieuwe werkplek: Nu werken we zoveel mogelijk vanuit huis, maar we hebben niet allemaal ergonomische stoelen die de ideale hoogte of rugleuning bieden, evenals de verlichting of hoogte van de schermen. Dit alles zal een negatieve invloed hebben op onze prestaties, onze visuele en fysieke problemen. Rugpijn, visuele vermoeidheid of stress hebben zich binnen een paar dagen gemanifesteerd als we niet over de juiste apparatuur beschikken. Dit kan verergeren in een gezin met jonge kinderen waar ze de aandacht van hun ouders nodig hebben, wat hun concentratie en productiviteit beïnvloedt. Volgens de wet moet het bedrijf zijn werknemers beschermen tegen beroepsrisico's en zorgen voor naleving. Een gegeven dat in isolatiesituaties erg lastig is, dus naleving hiervan kan niet worden verlangd, en evenmin kunnen alle benodigde middelen worden geboden zoals op een werkplek.
- Communicatiesoftware: Op dit moment zullen alle vergaderingen virtueel zijn, dus het is noodzakelijk om, als het nog niet was gedaan, software te adopteren om videogesprekken te voeren, groepschats te maken en waar je veilig documenten kunt delen met collega's. Bijvoorbeeld Skype, Teams, Zoom of Slack. Sommige bedrijven hebben ze onmiddellijk moeten implementeren.
- Leidinggeven en teammanagement: Het dagelijkse contact met teamleden is verloren gegaan en ook de controle over wat ze doen tijdens hun tijd op kantoor. Nu is het nodig om de taken te beheren via software die ons helpt de activiteiten te distribueren, doelen te stellen en de status van elk van hen te kennen zonder die persoonlijke ontmoetingen. Beheersoftware zoals Trello, Basecamp of Teams kan ons daarbij helpen. Bovendien mogen managers het contact met hun teamleden niet verliezen door van tijd tot tijd videogesprekken op te zetten om de status van de werknemers op alle mogelijke manieren te kennen en hen te motiveren. We mogen ondanks sociale afstand het "menselijke" contact niet verliezen.
Voor- en nadelen van telewerken in tijden van coronavirus
In deze post hebben we het gehad over de voor- en nadelen van telewerken in het algemeen, maar hier gaan we de belangrijkste voor- en nadelen van telewerken tijdens de bevalling uitlichten. Want het is niet hetzelfde om op een dag in de week te telewerken, je privéleven te kunnen combineren of reizen te redden en slechts enkele teamleden, om het allemaal voor onbepaalde tijd en van de ene op de andere dag te doen.
Telewerken voor het bedrijf veronderstelt een besparing van vaste kosten bij het onderhoud van fysieke werkplekken, een factor die de productiviteit zal verhogen. Deze situatie, die in de tijd wordt verlengd, zal het echter moeilijk maken om teams en de bestaande vakbond te managen. Het maakt het ook moeilijk om de prestaties van werknemers te controleren, wat een negatieve invloed heeft op de productiviteit.
Daarbij komt nog de onmiddellijke digitalisering die de meeste bedrijven hebben moeten doormaken om telewerken aan te passen aan al hun werknemers. Een investering van tijd en geld die op korte termijn de activiteit van het bedrijf heeft gered en die, waarschijnlijk op lange termijn, winstgevend zal zijn en de productiviteit van het bedrijf zal bevorderen.
Wat de werknemer betreft, is het waar dat telewerken hen zal helpen om hun privéleven te combineren, vooral in deze tijd waarin kinderen niet naar school gaan en hun aandacht thuis nodig hebben, evenals elk gezinslid dat hun zorg nodig heeft.
De tijd- en kostenbesparing van woon-werkverkeer is aanzienlijk, en vooral het isolement thuis betekent dat de tijd die we aan het werk besteden, wordt besteed aan achter de computer zitten en niet aan chatten met collega's, koffie of andere vormen van afleiding. Dit is echter niet helemaal waar, want vermoedelijk zullen er meer mensen in huis zijn die ons ook kunnen afleiden.
Isolatie heeft onze manier van verwerken van emoties en gedachten veranderd, we zijn onderworpen aan de onzekerheid van het niet weten tot wanneer we deze situatie gaan volhouden en wat er buiten gebeurt. Onze geest is op de hoogte van het nieuws over nieuwe opsluitingen, wat er met onze banen zal gebeuren, wanneer we ons sociale leven of onze hobby's zullen herstellen.
Gebrek aan concentratie, slaap, motivatie en stress hebben een negatieve invloed op onze prestaties op het werk en onze mentale gezondheid. We komen hier niet gemakkelijk uit en de psychologische gevolgen zullen na verloop van tijd aanhouden.
Hoe zal telewerken tijdens het coronavirus de productiviteit beïnvloeden?
Als we telewerken willen implementeren, moeten we vergeten de winstgevendheid per werknemer te meten op basis van de werkuren en dit te doen aan de hand van projecten of doelstellingen. Afhankelijk van het type activiteit dat we uitvoeren, kan het meten van de telewerkproductiviteit meer of minder kosten. Op commercieel niveau moeten we bijvoorbeeld kijken naar klantevaluatie-onderzoeken, het aantal klachten of de tijd die wordt geïnvesteerd in het genereren van een verkoop.
We moeten vooral kijken hoe de productiviteit zal variëren op een algemeen niveau in het bedrijf, aangezien de vaste kosten zullen dalen en we de doelstellingen moeten aanpassen aan de nieuwe economische en sociale context. We kunnen niet uitgaan van een scenario zoals we ons aan het begin van het jaar hadden voorgesteld toen we de doelstellingen voor 2020 vaststelden. Middenmanagers moeten dagelijks de activiteiten en prestaties van hun teams controleren, en senior managers van de evolutie op mondiaal niveau van de onderneming en het behalen van het einddoel: waarde creëren.
Welke invloed heeft dit alles op de prestaties van werknemers op korte en lange termijn? En aan de productiviteit van het bedrijf? Zullen we het post-covid-tijdperk kunnen overwinnen?
Mensen onderscheiden zich door hun vermogen om zich aan veranderingen aan te passen, en dat zullen we bij deze gelegenheid zeker ook doen. Hoewel wat betreft de evolutie in termen van effectiviteit en efficiëntie, alleen de tijd zal leren wie zich succesvol heeft kunnen aanpassen, de kans heeft gegrepen of is verslagen.
We geloofden dat technologie ons isoleerde en vandaag beseffen we dat we dankzij deze technologie meer verbonden zijn dan ooit. We waren van mening dat we door digitalisering onze baan zouden verliezen, en vandaag heeft het ons laten zien dat we dankzij deze technologie overal kunnen blijven werken.
Telewerken is hier om te blijven, misschien niet op de manier die we hadden gewild, maar het was een realiteitscheck om het nieuwe digitale tijdperk in te luiden en het zal de gebruikelijke modus operandi zijn in dat panorama dat nu "het nieuwe normaal" wordt genoemd. ".