De prioriteringsmatrix is een hulpmiddel waarmee u bepaalde problemen of oplossingen kunt vergelijken en de prioriteiten kunt selecteren om een beslissing te nemen.
Het belangrijkste van deze matrix is dat het helpt om een optie te selecteren op basis van een lijst met alternatieven op basis van bepaalde criteria. Een criterium is een parameter die als referentie wordt gebruikt om prioriteiten te evalueren en hierover een consensus te kunnen nemen. Het vergemakkelijkt ook de beste allocatie van de schaarse middelen die voorhanden zijn, zodat ze worden gebruikt volgens de prioriteiten die worden gesteld.
Verder wordt deze tool ook wel een Prioritization Diagram genoemd. Het wordt vooral gebruikt op het gebied van kwaliteit. Het is erg handig om een alternatief te kiezen uit verschillende mogelijkheden.
Waarvoor wordt een prioriteringsmatrix toegepast?
Een prioriteringsmatrix wordt toegepast op:
1. Bepaal wat de evaluatiecriteria zullen zijn en hun beoordeling
In de eerste plaats is de identificatie van de criteria en hun evaluatie erg belangrijk omdat het ons in staat stelt om hun belangrijkheid vast te stellen. Zonder hen zou het proces van het prioriteren of classificeren van criteria in volgorde van belangrijkheid niet kunnen worden uitgevoerd.
Aangezien deze criteria en hun beoordeling weerspiegelen hoe belangrijk alle taken zijn die naar verwachting zullen worden uitgevoerd. Door het niet hebben van deze parameters kan er geen juiste classificatie gemaakt worden.
2. Opheldering van problemen
Ten tweede is het ophelderen van problemen essentieel, omdat de problemen in de meeste gevallen niet met de nodige transparantie kunnen worden begrepen. Alleen als problemen worden begrepen, kunnen ze de beste oplossing worden geboden.
3. Oplossingsanalyse
Ten derde moeten alternatieve oplossingen voor problemen worden voorgesteld. De prioriteringsmatrix maakt het mogelijk om oplossingen aan te dragen en een plan voor te stellen. Het plan bepaalt hoe de oplossing wordt uitgevoerd.
4. Kansen voor verbetering vinden
Ten vierde moet worden opgemerkt dat het verbeteren van processen en activiteiten iets is waar altijd naar moet worden gezocht. Maar vooral als ze met problemen worden geconfronteerd. Verbetering is een doel om altijd naar te streven.
Stappen om een prioriteitenmatrix te ontwikkelen
De te volgen stappen om een prioriteitenmatrix te ontwikkelen zijn als volgt:
1. Bepaal het doel dat u hoopt te bereiken
Bovenal moet de matrix worden ontwikkeld om een duidelijk omschreven doel te bereiken. Daarom is het noodzakelijk dat de doelstelling duidelijk, specifiek en concreet wordt geformuleerd. Het is raadzaam om de doelstelling goed te definiëren, om te weten wat er verwacht wordt te worden bereikt bij het toepassen van de prioriteringsmatrix.
2. Identificeer de opties
Uiteraard dient er een lijst te worden opgesteld waarin alle mogelijkheden staan vermeld om de beoogde doelstelling te kunnen realiseren. In sommige gevallen zijn de opties mogelijk al gedefinieerd. Indien nodig moeten andere alternatieven worden voorgesteld, die door de leden van de werkgroep zullen worden voorgesteld. Uit de voorstellen moeten de meest geschikte worden gekozen.
3. Stel criteria vast
Uiteraard moeten de te hanteren criteria worden vastgesteld in overeenstemming met het verwachte doel. De mensen die deel uitmaken van de werkgroep bepalen de criteria die moeten worden overwogen. Enkele criteria die kunnen worden overwogen, zijn bijvoorbeeld de tijd om het project uit te voeren, de middelen die nodig zijn om het uit te voeren, de werkcapaciteiten van het personeel, en enkele die we kunnen noemen.
4. Weging van criteria
Criteriaweging impliceert het definiëren van de kwantitatieve waarde die elk criterium zal hebben. Met andere woorden, het gewicht of de mate van belangrijkheid van elk van de criteria moet worden overwogen. In deze stap is de tabel van de prioriteringsmatrix al uitgewerkt.
5. Vergelijking van opties
Inderdaad, een vergelijking tussen de opties kan hier al gemaakt worden. Deze opties worden vergeleken op basis van eerder vastgestelde criteria. De manier om het te analyseren is als een letter L.
Want aan de zijkant van de verticale as staan de opties en aan de zijkant van de horizontale as de criteria die gehanteerd worden. Daarom is elke optie gecorreleerd met alle criteria, waarbij in elk geval een waarde wordt geplaatst.
6. Selecteer de beste optie
Ten slotte wordt, om de beste optie te selecteren, elke optie vergeleken met alle criteria. En degene die als de beste wordt beschouwd, wordt geselecteerd om het gestelde doel te bereiken.
Voorbeeld van een prioriteitenmatrix
Om de toepassing van de prioriteringsmatrix eenvoudig te illustreren, volgen we de vorige stappen:
1. Bepaal het doel dat u wilt bereiken
Ons doel is om de beste economiehoogleraar te kiezen.
2. Identificeer de opties
De professoren die de economie les geven zijn:
- Manuel Ramos.
- Luisa Fernandez.
- Carlos Lara.
3. Stel criteria vast
- Domein van het onderwerp.
- Makkelijk uit te leggen.
- Aantal resterende taken.
- Puntualiteit.
- Objectiviteit om in aanmerking te komen.
4. Weging van criteria
- Beheersing van het onderwerp → 40
- Makkelijk uit te leggen → 30
- Aantal resterende taken → 10
- Stiptheid → 10
- Objectiviteit om in aanmerking te komen → 10
5. Selecteer de beste optie
In dit geval is Manuel Ramos de beste optie omdat hij volgens de geëvalueerde criteria degene is die de beste score heeft.
Voordelen van het toepassen van de prioriteitenmatrix
De belangrijkste voordelen van het toepassen van de prioriteitenmatrix zijn:
- Het is vrij flexibel: Het kan met grote flexibiliteit worden gebruikt, omdat het nog steeds weinig opties en weinig criteria kan correleren. Of juist veel opties en veel criteria.
- Het is gemakkelijk te gebruiken in werkgroepen: Deze tool is heel gemakkelijk te gebruiken in werkteams, je hebt alleen een scherm, een schoolbord of een bord nodig.
- Eenvoudig te evalueren: Bij gebruik van parameters is het gemakkelijk om te kunnen evalueren, zelfs als er veel opties en parameters zijn, omdat rekenmiddelen kunnen worden gebruikt.
- Makkelijk afspreken: Met deze matrix is het heel eenvoudig om af te spreken om de beste optie te kiezen.
Tot slot kunnen we stellen dat de prioriteringsmatrix een eenvoudig te gebruiken tool is om de beste oplossingen te vinden om problemen op te lossen. Bovendien kan het worden gebruikt op elk gebied of gebied van zakelijke activiteiten en andere soorten beslissingen in het dagelijks leven van mensen.