De bureaucratische school van bestuur is een school gebaseerd op rationele principes. Dit om de middelen af te stemmen op de beoogde doelen en zo efficiëntie in de administratie te garanderen.
Allereerst gaan we duidelijk maken dat deze school ook wel bekend staat als de structuralistische bestuursschool. De grootste exponent is Max Weber, die van mening is dat bureaucratie de meest geschikte manier is om moderne organisaties te besturen.
Ook komen de antecedenten van deze school naar voren in de zeventiende eeuw aan het einde van de Europese Renaissance. Het verscheen formeel in de jaren veertig en was tegen de mechanische manier waarop de klassieke managementschool werkte en tegen de subjectiviteit van de school van menselijke relaties. Het lijkt dus een nieuw voorstel om moderne organisaties efficiënt te beheren.
Nu is de bureaucratische beheerapplicatie te vinden in verschillende organisaties. Het kan het geval zijn van ziekenhuizen, scholen, rechtbanken, kerken, legers en zowel openbare als particuliere bedrijven.
Wat is bureaucratie?
Om te beginnen kan bureaucratie worden opgevat als een vorm van organisatiestructuur of een organisatie die wordt gekenmerkt door een reeks expliciete en geregulariseerde procedures. Daarnaast zijn de verantwoordelijkheidsverdeling, het hiërarchische niveau en de onpersoonlijke verhoudingen duidelijk afgebakend.
Kenmerken van de bureaucratie
De belangrijkste kenmerken van de bureaucratie zijn:
1. Rationaliteit
Alleen het gebruik van rationaliteit kan leiden tot de efficiëntie van de organisatie. Daarom moet elke activiteit en taak die wordt uitgevoerd de rationele benadering volgen.
2. Hiërarchie
Elke werknemer van lagere rang moet worden onderworpen aan de controle en het toezicht van een meerdere. Dat wil zeggen, het autoriteitssysteem is rigide. Daarom moet de structuur van de organisatie hiërarchisch, lineair en rigide zijn.
3. Er zijn regels
De administratieve regels en procedures zijn vastgelegd en er moet een schriftelijke vastlegging van zijn. Daarom zijn alle voorschriften legaal.
4. Het is onpersoonlijk
De relaties tussen de leden van de organisatie zijn gebaseerd op posities en hiërarchie, niet op mensen. Dat wil zeggen, elke positie is onafhankelijk van de persoon.
5. Definieer de functies
De activiteiten en functies van de werkstations moeten worden uitgevoerd in overeenstemming met vastgestelde routines en procedures. De taakverdeling is een van de fundamentele pijlers van de bureaucratische administratie.
6. Communicatie is formeel
Communicatie is formeel omdat elke activiteit of taak die door een medewerker van het bedrijf wordt uitgevoerd, schriftelijk moet worden gemeld.
Belangrijkste factoren in de Bureaucratic School of Management
De meest relevante factoren voor de bureaucratische school van bestuur zijn:
1. De mens
De mens wordt simpelweg beschouwd als een extra hulpmiddel dat in de organisatie wordt gebruikt om de doelen en doelstellingen te bereiken. In dit systeem moet de mens gehoorzaam zijn aan de voorschriften en normen die op hun werkplek zijn vastgesteld.
2. Motivatie
De motivatie die in dit organisatiesysteem wordt behandeld, gebeurt op twee verschillende manieren. Een vorm van motivatie is dat de werknemer kan opklimmen in de hiërarchie.
De tweede vorm van motivatie is persoonlijk, in de zin dat de werknemer een professionele carrière binnen de bureaucratie wil nastreven.
3. Communicatie
De communicatie binnen de organisatie verloopt op twee manieren, oplopend en aflopend. De stroomafwaartse is in feite de overdracht van bevelen door de meerdere die door de ondergeschikte moeten worden gehoorzaamd.
De ascendant gaat van de ondergeschikte naar de meerdere. Over het algemeen zijn het (rapportages) van de werkzaamheden en behaalde resultaten. Ook de ondergeschikte kan de meningsverschillen die hij in zijn werk tegenkomt uiten.
4. Leiderschap
Leiderschap is in dit managementsysteem geen belangrijk kenmerk, aangezien de leidinggevende alleen de specifieke functies van de functie die hij bekleedt hoeft uit te voeren.
5. Vermogen
Macht in deze vorm van organisatie wordt verleend door de positie en niet door de persoon. Autoriteit is formeel. Het simpele feit van het innemen van een superieure positie verleent dominantie over ondergeschikten.
6. Het conflict
Over het algemeen wordt aangenomen dat er geen conflicten zijn, aangezien de functies en taken duidelijk zijn afgebakend. Elke functie of afdeling moet dus efficiënt functioneren.
7. Besluitvorming
Beslissingen worden machinaal genomen. Als er een probleem is, is dat gerelateerd aan de vastgestelde regels en zo wordt besloten hoe het op te lossen.
8. Deelname
Uiteraard is de participatiegraad totaal nihil. Elke werknemer is beperkt tot het voldoen aan de vereisten van de functie die hij vervult.
9. De verandering
Verandering is iets waar heel veel angst voor is. Als het moet worden gewijzigd, wordt de structuur als mislukt beschouwd omdat het zijn acties moet wijzigen.
10. Het milieu
De omgeving wordt gezien als iets dat niet verandert en altijd onveranderd blijft. Het wordt praktisch beschouwd als iets statisch.
Voordelen van de bureaucratische school voor administratie
Onder de belangrijkste voordelen vinden we:
- Het werk streeft naar het bereiken van doelstellingen.
- Elk lid weet wat zijn taken zijn.
- De schriftelijke regels zijn duidelijk en nauwkeurig.
- De processen zijn routinematig, meer geautomatiseerd en hebben minder foutenmarge.
- Het bedrijf heeft continuïteit, al is er een personeelswisseling.
- Er zijn minder conflicten, omdat iedereen weet wat hij moet doen.
- Het is betrouwbaar omdat de processen zijn getest en werken.
Nadelen van de bureaucratische school van bestuur
De belangrijkste nadelen zijn:
- Relaties zijn onpersoonlijk.
- Het genereert conformiteit op het werk, hetzelfde wordt altijd gedaan.
- Bedrijfsmodellen kunnen erg rigide zijn.
- Er gaat veel tijd verloren aan papierwerk en omslachtige formele procedures.
- Het kan leiden tot misbruik van gezag.
- Het veroorzaakt weerstand tegen verandering.
Concluderend kan worden gesteld dat de bureaucratische managementschool efficiëntie tracht te bereiken door de toepassing van rationele principes. De bureaucratische managementstructuur is wetenschappelijk zo ontworpen dat alles precies werkt, vooral om de doelstellingen en doelen van de organisatie te bereiken.