Administratief personeel is het personeel dat in een bedrijf tewerkgesteld is en belast is met de administratie van dat bedrijf. Zo behoren tot zijn taken het ordenen, organiseren en regelen van verschillende zaken die onder zijn verantwoordelijkheid vallen.
Het administratief personeel zijn dus die mensen die zich inzetten voor het dagelijks bestuur van het bedrijf en alle activiteiten die het met zich meebrengt.
Ze rapporteren doorgaans rechtstreeks aan het algemeen of secundair management, afhankelijk van hun werk.
Hoofdtaken van het administratief personeel
De taken van het administratief personeel zijn divers, maar we zullen ons concentreren op enkele van de meest relevante.
- Alles wat met dagelijks beheer te maken heeft: Papierwerk van documenten, opstellen van rapporten of boekhoudkundige notities.
- Managementondersteuning: In dit geval kunnen we alle noodzakelijke activiteiten opnemen om het management te helpen bij hun dagelijkse werk. Bijvoorbeeld het opmaken van documenten.
- Publieke aandacht: Ze hebben ook de neiging om klanten- of openbare diensttaken uit te voeren. Van face-to-face en gepersonaliseerde, tot degene die wordt gedaan via e-mail of digitale platforms.
- Coördinatie met andere afdelingen: Administratief personeel heeft de neiging om interdepartementaal met elkaar om te gaan, zodat iedereen wordt ondergedompeld in een proces waarbij de hele organisatie betrokken is.
Selectie en opleiding van administratief personeel
Zodra we het concept en de verschillende verplichtingen van het administratief personeel helder hebben, is het tijd om het te selecteren en waar nodig op te leiden.
De selectie
Met betrekking tot het selectieproces moet rekening worden gehouden met de volgende punten:
- Allereerst is het noodzakelijk om de selectieprocessen, minimumkwalificaties en andere vereisten om toegang te krijgen tot de functie duidelijk vast te stellen.
- Nadat deze stap is uitgevoerd, worden de kandidaten geselecteerd. Het is handig om objectieve tests zoals examens uit te voeren en subjectieve, bijvoorbeeld persoonlijke interviews.
- Vanaf dit moment, als de juiste persoon is gekozen, moet duidelijk worden aangegeven wat hun verantwoordelijkheden zullen zijn. Daarnaast moet u weten wie uw directe bazen zijn en wat de procedures zijn voor het indienen van klachten of suggesties.
De formatie
Met betrekking tot de opleiding moet met het volgende rekening worden gehouden:
- In de meeste gevallen is meestal een bepaalde vooropleiding vereist, zoals een beroepsopleiding of universitaire diploma's.
- Aan de andere kant is aanvullende training on the job essentieel. Medewerkers moeten worden getraind in specifieke vaardigheden die verband houden met hun functie.
- Daarom dient een vooropleiding te worden gecombineerd met die welke direct verband houdt met de uit te voeren werkzaamheden. De eerste is de basis waarop de tweede is ontwikkeld.
Voorbeeld administratief personeel
Laten we tot slot eens kijken naar enkele voorbeelden in verschillende soorten organisaties.
- Het personeel dat verantwoordelijk is voor de aandacht voor het publiek in een gemeenteraad, een regionaal of staatsbestuur.
- Die operators die enquêtes uitvoeren.
- De mensen die klanten bedienen in een telefoonmaatschappij.
- De administratieve ondersteuning op een financiële afdeling.
- Bankbedienden.
