De omgevingsfactoren van een bedrijf zijn alle interne en externe factoren van de organisatieomgeving die de ontwikkeling van haar projecten positief of negatief kunnen beïnvloeden.
Elk bedrijfsproject wordt immers uitgevoerd binnen een organisatie. Het heeft zijn eigen cultuur, stijl en structuur. Deze elementen zijn bepalend voor het slagen of mislukken van het project.
Het is belangrijk om te vermelden dat elk project dat wordt uitgevoerd, of het nu een klein of zelfs een macroproject is, wordt beïnvloed door de omgevingsfactoren van het bedrijf. Om die reden zullen ze de verwachte resultaten beïnvloeden.
Omgevingsfactoren zijn immers alle omstandigheden die het project tijdens de uitvoering ervan beïnvloeden. Daarom kan ook worden gezegd dat omgevingsfactoren allemaal omstandigheden zijn die het projectteam niet kan beheersen. Al deze factoren moeten ongetwijfeld worden geanalyseerd in het projectbeheerproces, omdat ze verschillend van invloed zijn, afhankelijk van het type organisatie.
Classificatie van de omgevingsfactoren van het bedrijf
De belangrijkste omgevingsfactoren van een bedrijf die de uitvoering van haar projecten kunnen beïnvloeden, kunnen worden ingedeeld in intern en extern.
Interne factoren
De interne factoren zijn ongetwijfeld de omgevingsfactoren van elk van de organisaties die de uitvoering van een project positief of negatief kunnen beïnvloeden. Om te bepalen welke interne factoren de prestaties van een project kunnen beïnvloeden, moeten we de volgende vragen stellen:
1. Wat is de organisatiecultuur van het bedrijf?
Natuurlijk is het kennen van de organisatiecultuur erg belangrijk omdat het de missie, visie en waarden van het bedrijf definieert, aangezien dit de basis zal vormen voor het definiëren van de normen van de bedrijfscultuur en het soort overtuigingen dat wordt behandeld. Evenzo definieert de cultuur de leiderschapsstijl die wordt gebruikt en de autoriteitspraktijken die worden toegepast.
2. Over welke middelen beschikt het bedrijf?
Vervolgens beschouwt het bedrijf in deze sectie de middelen die het beschikbaar heeft. Een van de belangrijkste is de human resource, het analyseren van de capaciteiten en kennis die het personeel heeft. Dit bepaalt de vaardigheden, kennis en functiecompetenties die medewerkers bezitten. Daarnaast wordt de IT-infrastructuur die het bedrijf gebruikt in haar processen geanalyseerd.
3. Wat is de geografische locatie van het bedrijf?
Als het bedrijf op één punt is gevestigd of als het in meerdere verschillende geografische punten is gedistribueerd, heeft dit invloed op de beschikbaarheid van middelen, de controle van personeel en planningen.
4. Wat is de infrastructuur van het bedrijf?
Ten slotte is de infrastructuur van het bedrijf de factor die verband houdt met de apparatuur, faciliteiten, machines en het beschikbare hardware- en softwaresysteem. Dit alles zal de nodige ondersteuning bieden om het project tot een goed einde te brengen.
Externe factoren
Nu zijn externe factoren allemaal factoren die buiten de organisatie liggen en die ook van invloed zijn op de gunstige of ongunstige resultaten van een project. De belangrijkste vragen om over na te denken zijn de volgende:
1. Welke sociale of culturele aspecten kunnen ons beïnvloeden?
Een belangrijk extern aspect is natuurlijk het sociale en culturele aspect, omdat er veranderingen kunnen optreden in waarden, levensstijlen en in het onderwijs. Deze veranderingen kunnen de houding ten opzichte van de acceptatie van bepaalde producten veranderen.
2. Aan welke normen moet worden voldaan?
Normen die door de industrie of de overheid zelf zijn opgesteld, kunnen de prestaties beïnvloeden. Er moet aan de normen worden voldaan, omdat het de manier is waarop een groep bedrijven in een bepaalde branche gaat werken of omdat de overheid dat eist.
3. Welke wettelijke beperkingen zijn er?
Evenzo kan een ander aspect dat de projectprestaties kan beïnvloeden de bestaande regelgeving zijn binnen de branche waarin het concurreert. Wettelijke beperkingen zijn een van de belangrijkste factoren waarmee rekening moet worden gehouden, omdat elk project in een juridische context wordt gekaderd.
Het wettelijk kader dat van invloed kan zijn op het project kan nationaal of internationaal zijn. Dit alles hangt af van waar de organisatie is gevestigd en verspreid.
4. Wat is de risicotolerantie?
Aan de andere kant wordt risicotolerantie bepaald door het risiconiveau dat belanghebbenden bereid zijn te nemen. Dit om het project uit te kunnen voeren.
5. Hoe werkt de markt?
In het algemeen dient deze sectie het concurrentieniveau, het aantal leveranciers en klanten te beoordelen. De organisatie concurreert binnen een markt die veel concurrenten of juist weinig deelnemers kan hebben.
Evenzo kunnen er veel of weinig leveranciers zijn, wat een positieve of negatieve invloed zal hebben op de levering van grondstoffen en benodigdheden die nodig zijn om een project te voltooien. De klant is een andere relevante factor of misschien wel de belangrijkste factor om succesvol te zijn in de competitieve marktomgeving. De organisatie mag niet vergeten dat ze zich moet richten op het beter bevredigen van de behoefte van de klant.
6. Wat is de algemene omgeving?
In de algemene omgeving moet rekening worden gehouden met aspecten zoals de economische omstandigheden van het land of de wereld, afhankelijk van de concurrerende omgeving. Elementen als koopkracht, inflatie, wisselkoers en economische groei in het algemeen komen aan bod.
Bovendien moet rekening worden gehouden met demografische, geografische en omgevingsfactoren die een impact kunnen hebben op de prestaties en de goede uitvoering van het project.
Concluderend kan worden gesteld dat de omgevingsfactoren van het bedrijf moeten worden beschouwd als een beslissend element in het slagen of mislukken van een project.
Om deze reden is het belangrijk om ze correct te identificeren vanaf het moment dat een project wordt gepland. Goed projectmanagement veronderstelt dan ook een adequate identificatie van deze omgevingsfactoren om problemen, vertragingen of mislukkingen bij de uitvoering van projecten te voorkomen.