De soorten bestellingen zijn de verschillende vormen van aanvraag voor de aankoop van materialen of diensten die een bedrijf doet aan zijn leveranciers.
Het is belangrijk om te vermelden dat de aanvraag voor bestellingen wordt gedaan door de inkoopafdeling van een bedrijf. Deze bestellingen worden opgesteld in overeenstemming met de vereisten voor materialen en diensten die door de productie- of magazijnafdelingen worden gemaakt.
De productieafdeling van haar kant stelt deze eisen, aangezien de organisatie beschikt over de levering van die goederen en diensten die nodig zijn om het productieproces uit te voeren.
Ondertussen doet het magazijn of de magazijnafdeling het om de nodige beschikbaarheid van producten te hebben. Dit om tegemoet te komen aan de verzoeken van klanten die de producten kopen die het bedrijf verkoopt.
Soorten bestellingen
Er zijn verschillende classificaties van bestellingen, een van de belangrijkste kunnen we de volgende noemen:
1. Door de tussen de partijen vastgestelde voorwaarden
Volgens de voorwaarden die tussen de partijen zijn overeengekomen, kunnen de bestellingen worden ingedeeld in:
naar. Voorwaardelijke volgorde
Natuurlijk is de voorwaardelijke bestelling een soort bestelling waarvan de uitvoering wordt beperkt door een reeks commerciële voorwaarden die de koper van de verkoper verlangt. Deze voorwaarden kunnen enkele voordelen zijn zoals kortingen, betaalmethoden, levertijden en voorwaarden over de toekomst van de vraag.
Daarom zal de uitvoering van de deal afhangen van de aanvaarding van de voorwaarden van het contract door de verkoper. Dat wil zeggen, dit bestelformulier wordt een bestelvoorstel genoemd.
b. Vaste bestelling
Dit type bestelling vindt plaats wanneer de koper en de verkoper het eens zijn over alle vastgestelde voorwaarden. Het vereist geen enkele vorm van onderhandeling of wijziging om te voldoen. Dit, aangezien alle voorwaarden vooraf zijn vastgesteld en het bijbehorende contract is ondertekend. Het document is al een bestelbon.
2. Door het gevraagde object
Afhankelijk van het gevraagde object kunnen de bestellingen zijn:
naar. Aanvraag voor diensten
Uiteraard is het de formele aanvraag voor het verlenen van een dienst of een opdracht door een opdrachtgever. Deze functie kan al dan niet de materialen bevatten die nodig zijn om de taak uit te voeren. Als u de materialen niet opneemt, is de aanvrager van de bestelling verantwoordelijk voor de kosten van de materialen.
b. Materialen bestellen
De volgorde van materialen wordt gebruikt door bedrijven die bepaalde producten of materialen nodig hebben om hun taken uit te voeren en te kunnen functioneren. Het kunnen fabrieken zijn die materialen omzetten in producten of distributiebedrijven die producten verkopen. Dat wil zeggen, de materialen kunnen worden gebruikt om te worden geconsumeerd of om de voorraad van producten aan te vullen.
3. Op de bestemming van het materiaal
Afhankelijk van de bestemming van het gevraagde materiaal kunnen de bestellingen zijn:
naar. Vervangingsbestelling
Ongetwijfeld worden aanvullingsorders aangevraagd door het magazijn of de magazijnafdeling van een bedrijf. Deze eisen worden gesteld om de minimale hoeveelheid voorraad die het bedrijf nodig heeft aan te houden. Dit om efficiënt te voldoen aan de routinevereisten van de interne of externe klanten van het bedrijf.
b. Buitengewoon verzoek van de consument
Een buitengewone order kan worden gegenereerd wanneer het bedrijf voldoende voorraad heeft van deze materialen in het opslagproces. Maar omdat het bedrijf een grotere consumptie of een grotere vraag verwacht, plaatst het buitengewone bestellingen. Op deze manier slaagt het erin te voldoen door adequaat in te spelen op de marktvraag.
4. Via het bestelformulier
Wat het formulier betreft, zijn de bestellingen geclassificeerd als:
naar. normale volgorde:
Vanzelfsprekend wordt op de gebruikelijke manier een normale bestelling geplaatst om de voorraad voor korte perioden te dekken. Deze tijd kan variëren van een week, een maand of het bijwonen van een specifiek seizoen. Over het algemeen worden deze bestellingen gedaan in overeenstemming met het leveringsbeleid dat door de bedrijven wordt toegepast. Dat wil zeggen, ze spelen in op het normale aanbod dat de organisatie nodig heeft.
b. Geplande bestelling
Aan de andere kant wordt de geplande bestelling gemaakt op basis van de historische aankoopgegevens van het bedrijf, rekening houdend met regelmatige perioden om de bestellingen te plaatsen. Op deze manier worden beheer- en materiaalverwervingskosten verlaagd. Dit komt omdat het bedrijf bij het plannen van zijn bestellingen in grote volumes inkoopt.
Voor dit soort bestellingen is natuurlijk controle van de leveringsdata nodig, aangezien een storing in de verzendingen de benodigde voorraad kan beïnvloeden.
c. Open bestelling
Een raamorder vindt plaats wanneer er een verplichting is om materialen en producten in grote volumes in te kopen. Maar leveringen vinden plaats in kleinere hoeveelheden door levertijden te spreiden. Deze bestellingen kunnen geschatte hoeveelheden aan, die geleidelijk worden verworven.
Hoe kunt u elk type bestelling formaliseren?
Orders moeten worden geformaliseerd om de naleving effectief te laten zijn. De meest gebruikelijke manieren om een bestelling te bevestigen zijn als volgt:
1. De telefoon gebruiken
Allereerst kan de bevestiging van een bestelling door middel van telefonische communicatie gebeuren. Maar om de bestelling te formaliseren, is het handig om een schriftelijk document te gebruiken, na de bevestiging per telefoon.
2. Gebruik van schriftelijke communicatiemiddelen
Ten tweede, met behulp van de geschreven media. De meest voorkomende vormen van schriftelijke communicatie zijn brieven, fax en e-mail. Schriftelijke formulieren hebben het voordeel dat alle voorwaarden formeel tussen kopers en verkopers worden vastgelegd.
3. Bestel opmerking:
Ten derde is een ordernota een gedrukt document dat de belangrijkste gegevens bevat om de invoer van informatie te vergemakkelijken en het proces te versnellen. Dat maakt het koop- en verkoopproces eenvoudiger.
4. Via een handelsagent
De bestelling kan ook worden geformaliseerd wanneer de handelsagent het bestelformulier aflevert en vervolgens wordt ondertekend voor uitvoering.
Concluderend kan worden gezegd dat er verschillende soorten bestellingen zijn. Deze zijn afgestemd op de specifieke wensen en eisen van elk bedrijf. Wat nu duidelijk moet zijn, is dat, ongeacht het type bestelling dat wordt gebruikt, de bestelling duidelijk alle verkoopvoorwaarden moet bevatten die belangrijk zijn voor het bedrijf.
Deze voorwaarden zoals prijzen, kortingen, leveringsdata, kwaliteit en andere die van belang kunnen zijn, dienen zo nauwkeurig mogelijk te worden vastgesteld. Dit om geen aanleiding te geven tot verschillende interpretaties.