Circularisatie is een procedure waarbij bepaalde verrichtingen of saldi in de boekhouding worden gevalideerd. Dit, informatie opvragen bij derden die aan het bedrijf zijn gelinkt. Dit is een proces dat deel uitmaakt van het auditproces.
Dat wil zeggen dat het bedrijf door middel van circularisatie bijvoorbeeld een leverancier, klant of schuldeiser (zoals de bank) vraagt om binnen zijn boekhouding de registratie van een bepaalde transactie in zijn rekeningen te bevestigen.
Circularisatie wordt uitgevoerd door een mededeling te sturen waarin wordt verzocht om de auditors of belastingrevisoren te voorzien van de informatie die in het aanvraagdocument is gekoppeld. Dit om informatie te verifiëren en de geldigheid van de gecontroleerde jaarrekening te verifiëren.
Om het op een andere manier uit te leggen, maakt circularisatie het mogelijk om de boekhoudkundige informatie te controleren en te valideren dat de tegenpartij in een transactie deze ook in zijn boekhouding heeft opgenomen.
Circularisatie is een techniek die zowel door belastingcontroleurs als door interne en externe accountants kan worden gebruikt. Op deze manier maakt het deel uit van het controlewerk van deze professionals.
Externe auditInterne auditSoorten circularisatie
De belangrijkste soorten circularisatie zijn:
- Positief: Er wordt om een reactie gevraagd, al dan niet akkoord, met betrekking tot de vereiste informatie.
- Negatief: Alleen bij een meningsverschil met de weergegeven gegevens of informatie wordt een reactie gevraagd.
- rechtstreeks: Het verzoek bevat de gegevens die moeten worden bevestigd.
- Blind: Dit type verzoek vereist het saldo van een rekening of de transacties die overeenkomen met een bepaalde periode.
Voorbeeld van circularisatie
Hier is een voorbeeld van een circulaire procedure:
10 februari 2020.
heren
GFK-bank,
Lima, Peru
Geachte heren,
Onze accountants, Linares y Asociados SL, voeren de jaarlijkse beoordeling van onze financiële overzichten uit. Om deze reden verzoeken wij u van harte het saldo van onze bankrekening(en) per 31 december 2019 te verifiëren.
In het geval van verificatie van andere documenten op onze naam, zoals kredieten, incasso's, garanties, zouden we het op prijs stellen om onze auditors op de hoogte te stellen van de respectieve details om de afstemming van onze boekhouding te vergemakkelijken.
Evenzo wordt een kopie van de maandelijkse rekeningafschriften gevraagd voor de periode tussen 1 januari 2019 en 31 december 2019. Wij zouden het op prijs stellen uw reactie rechtstreeks te sturen naar Avenida El Polo 258 office 407. Bij voorbaat dank voor uw medewerking.
Oprecht,
Ofitextiles SA
Sergio Llorente Cantuarias
Algemeen manager.