Memorandum - Wat is het, definitie en concept
Een notitie is een document waarin op directe en beknopte wijze aanwijzingen of informatie wordt gegeven over een bepaald onderwerp. Dit in het kader van bijvoorbeeld een bedrijfsorganisatie.
Met andere woorden, met een notitie kunnen de leden van een afdeling, of de hele organisatie, geïnformeerd worden over een specifieke kwestie, bijvoorbeeld een evenement dat de komende dagen gaat plaatsvinden of een managementbeslissing. Het is een instrument van interne organisatiecommunicatie.
We moeten in gedachten houden dat een memorandum een formeel document is, dus de taal die wordt gebruikt bij het schrijven ervan moet ook formeel zijn.
Het woord memo komt van het Latijnse werkwoord onthouden, wat betekent onthouden.
Een ander kenmerk van dit type document is dat het meestal genummerd is. Zo ontvang je een bepaalde code.
Het memorandum is bovendien meestal een vorm van eenrichtingsverkeer. Dat wil zeggen, er wordt wel een feit gemeld, maar er wordt geen reactie verwacht, zoals bijvoorbeeld bij een brief het geval is.
Het is ook vermeldenswaard dat we het hebben over een soort document dat wordt gebruikt op diplomatiek gebied, waar een zeer belangrijk feit wordt gecommuniceerd. Evenzo wordt een memorandum een notitieboekje genoemd waarin een persoon opschrijft wat hij denkt dat hij in de nabije toekomst moet onthouden.
Elementen en delen van een memo
De elementen van een memorandum zijn als volgt:
- Plaats en datum van de afgif.webpte.
- Naam (en functietitel, indien van toepassing) van de ontvanger of van de afdeling of het gebied waarop de communicatie is gericht.
- Onderwerp of onderwerp.
- Tekst lichaam.
- Details van afzender.
Opgemerkt moet worden dat in de koptekst het aanbevolen wordt om het woord nota te plaatsen, zodat de ontvanger(s) weten welk type document ze hebben ontvangen.
Voorbeeld memo
Mexico, D.F. 14 december 2020
Memorandum nr. 5961
Aan: Redacteuren van de sectie Economie.
Onderwerp: opleiding.
Alle redacties van de sectie Economie worden hierbij opgeroepen voor een training over nieuwe digitale marketing- en SEO-tools die op 16 december zal plaatsvinden in de Boardroom tussen 03:00 en 16:00 uur.
Aanwezigheid is verplicht. Als de redacteur een interview of conferentie heeft gepland, coördineer dan met de sectieredacteur om hun training op een later tijdstip te plannen.
Oprecht,
Eduardo Camacho.
Personeelsmanager.
