Een handelsdocument of handelsdocument is een titel die schriftelijk wordt afgegeven om te getuigen van een commerciële of commerciële transactie tussen twee partijen.
Daarom is het de bedoeling om schriftelijk vast te leggen wat er tijdens een operatie is gebeurd. Daarin zullen het feit, de overeengekomen voorwaarden en alle andere interessante informatie worden onthuld. Uiteraard moet de informatie van de onderdelen duidelijk en gedetailleerd worden weergegeven.
Redenen voor gebruik en vereisten van een zakelijk document
Er zijn verschillende redenen om ze te gebruiken. De belangrijkste zijn de volgende:
- De eerste, al genoemd, legt de overeenkomst vast. Dit is essentieel, want als alles op schrift staat, zal dit het werk van de rechters vergemakkelijken; bij het bereiken van de rechtbank. Daarom is het in zakelijke relaties beter dat alles duidelijk en beknopt is.
- De tweede is een motivering om een operatie vast te leggen. Zonder hen zou het juridisch gezien niet mogelijk zijn om de boekingen te maken.
- Ten derde wordt de relatie tussen partijen duidelijk schriftelijk vastgelegd. Op deze manier worden de rechten en plichten van iedereen gedetailleerd.
Met betrekking tot de vereisten van een handelsdocument zouden deze de volgende zijn:
- Naam, die het type bedrijfsdocument definieert.
- Uitgif.webpte, ingangsdatum of vervaldatum.
- Een bestelnummer dat het bestellen en archiveren mogelijk maakt.
- Gegevens van de betrokkenen bij de operatie.
- Gedetailleerde concepten en hoeveelheden. Het cijfer moet in letters en cijfers worden geschreven.
- Concept en details van de transactie.
- Handtekening van de partijen of hun gemachtigde partijen.
Soorten zakelijke documenten
Er zijn drie belangrijke classificatiegroepen voor een zakelijk document.
- In de eerste plaats, afhankelijk van het al dan niet ingrijpen van een notaris (notaris) hebben we het private en het publieke. In het eerste geval is alleen de handtekening van de partijen nodig en in het laatste geval moeten ze worden verheven tot een openbare akte.
- Op de tweede plaats zijn er de informatieve en ondersteunende. Het verschil is dat de eerste relevante commerciële informatie bevat en de tweede een geldelijke betalingstransactie weergeeft.
- Ten slotte zouden we het verhandelbare en niet-onderhandelbare hebben. De eerste vormen een betalingsverplichting en kunnen worden omgezet in contanten. Bovendien kunt u met hen zaken doen. De laatste zijn slechts een informatieve of transactionele ondersteuning.
Voorbeelden van handelsdocumenten
Laten we tot slot eens kijken naar enkele voorbeelden en hoe we ze zouden kunnen classificeren.
- Een pakbon of pakbon: Het beschrijft de goederen die aan de klant zijn geleverd en, in voorkomend geval, de verkoopvoorwaarden. Het is meestal de stap voorafgaand aan het uitreiken van de factuur. Het zou niet onderhandelbaar, privé en informatief zijn.
- Een factuur: Het bestaat uit een document dat een verkoop- en aankooptransactie en de voorwaarden ervan weergeeft. Het zou niet onderhandelbaar, privé en informatief zijn.
- Een controle: Hiermee kan de ontvanger contant geld opvragen bij de bank van de betaler. We zouden te maken krijgen met een onderhandelbaar document, aangezien het kan worden goedgekeurd. Het zou ook privé en ondersteunend zijn (de factuur is het originele document).
- Bon: Het is een bewijs van betaling van een schuld en stelt de schuldenaar geheel of gedeeltelijk vrij. Het zou niet-onderhandelbaar zijn, privé (hoewel het openbaar kan worden gemaakt) en ondersteunend, aangezien het originele document dat van de schuld zou zijn.
- Als laatste voorbeeld zou een ander handelsdocument de promesse zijn.: Dit verschilt van de check-in dat deze een vervaldatum heeft. Degene die het ontvangt, kan het voor die datum niet ophalen. Het zou onderhandelbaar, privé en ondersteunend zijn.