Procesanalyse is een methodologie die de verschillende stappen beschrijft waaruit een proces bestaat.
Het is belangrijk op te merken dat het analyseren van elk van de stappen in het proces essentieel is, omdat sommige waarde toevoegen en andere alleen afval produceren. De analyse laat toe om die stappen te identificeren die negatief zijn voor de werking van het bedrijf. Bij het uitvoeren van een procesanalyse wordt gestreefd naar het verminderen of elimineren van de stappen die afval produceren.
Aan de andere kant helpt het kennen en begrijpen van hoe de processen werken om het concurrentievermogen van het bedrijf te verbeteren en te verzekeren. Dit omdat het toelaat om op een algemene manier te onderzoeken hoe de processen werken en zelfs numerieke gegevens kunnen worden verkregen. Deze gegevens geven indicatoren voor de tijd die nodig is voor het proces, de hoeveelheid afval, hoeveel mensen erbij betrokken zijn en de benodigde kosten.
Uiteindelijk wordt bij het uitvoeren van een procesanalyse gezocht naar het scheiden van de stappen waaruit de processen bestaan. Bestudeer vervolgens elke stap afzonderlijk, om uiteindelijk te bepalen of het goed werkt, of zo niet, zoek naar manieren om ze te verbeteren.
Belangrijke concepten in procesanalyse
Allereerst zijn de belangrijkste concepten die u moet beheersen om een procesanalyse beter te begrijpen:
Wat is een proces?
Een proces is een reeks stappen of activiteiten die verband houden met het doel om een bepaald resultaat te bereiken. Elk proces omvat een reeks inputs, die worden getransformeerd om outputs te verkrijgen. De outputs komen overeen met het eind- of verwachte resultaat.
Wat is analyse?
Nu is de analyse een methode die bestaat uit het identificeren van de componenten waaruit een geheel of een eenheid bestaat. Vervolgens gaan we verder met het scheiden van elk van de componenten. Elk onderdeel moet in detail worden onderzocht om de kenmerken, de aard en de werking ervan te kennen.
Stappen om een procesanalyse te ontwikkelen
De belangrijkste stappen om een procesanalyse uit te voeren zijn als volgt:
1. Identificatie van processen
Om te beginnen met het uitvoeren van een procesanalyse, moet u eerst de processen identificeren die een probleem veroorzaken. Dit om ze te verbeteren. De processen die verbeterd moeten worden, zijn die processen die niet voldoen aan de gestelde doelen.
2. Benoem het werkteam
Nadat de te verbeteren processen zijn geïdentificeerd, is de volgende stap het aanwijzen van de groep mensen die deze moeten beoordelen en analyseren. Het meest geschikt is om die mensen te kiezen die de processen kennen of ermee te maken hebben.
Het werkteam moet bestaan uit:
- Iemand die de rol van teamleider op zich neemt.
- Een bestuurder van het bedrijf die beslissingsbevoegdheid heeft.
- Een groep werknemers die bekend is met het proces.
- Medewerkers van andere afdelingen die de verbeteringen op de voet willen volgen.
3. Maak een processchema
Vervolgens wordt een processchema opgesteld. Dit diagram maakt het eenvoudig om het te verbeteren proces grafisch weer te geven. Het diagram stelt u in staat om het proces op een eenvoudige manier te begrijpen en om elk lid van het team verantwoordelijk te houden voor de taken die ze moeten uitvoeren. In deze stap is het handig om de begin- en einddatum van de procesanalyse te definiëren.
4. Ken de huidige situatie van het proces
Met deze stap weet u hoe een proces zich ontwikkelt. Vervolgens moet gezocht worden naar de optimale manier om het uit te voeren zodat betere resultaten worden behaald. Om tot een procesverbetering te komen is het van belang de mening van de betrokken medewerkers te kennen. Het is ook noodzakelijk om de numerieke gegevens over de efficiëntie van het proces te herzien, wat het uiteindelijke doel van het proces is en de obstakels die het kunnen beïnvloeden.
5. Bepaal de verbeterpunten
Na het kennen van de huidige prestaties van het proces, is het belangrijk om te bepalen welke aspecten verbeterd moeten worden. De te verbeteren aspecten moeten in verband worden gebracht met de verwachte doelstellingen van het proces.
6. Herontwerp het verbeterde proces
Ten slotte, na het uitvoeren van alle voorgaande stappen, wordt het nieuwe verbeterde proces opnieuw ontworpen. Dit herontwerp kan worden gedaan met alle informatie die tijdens de bovengenoemde stappen is verkregen. De herinrichting van het nieuwe proces moet gericht zijn op het behalen van de doelstellingen. Als de verwachte doelstellingen worden behaald, is de analyse succesvol en zal het bedrijf efficiënter presteren.
Voordelen van het uitvoeren van een procesanalyse
Het doel van het uitvoeren van een procesanalyse is ongetwijfeld niet alleen het verzamelen van gegevens en informatie. Het belangrijkste is dat de verkregen gegevens en informatie kunnen worden gebruikt om de bijbehorende en noodzakelijke verbeteringen in de processen aan te brengen. Anders zou u alleen maar tijd, moeite en middelen verspillen.
De voordelen die kunnen worden behaald met het gebruik van deze methodiek zijn:
- Verbeter de kwaliteit van processen.
- Verhoog de efficiëntie van het bedrijf.
- Verlaag de kosten van de geïmplementeerde processen.
- Vereenvoudig werk en activiteiten.
- Maak het werk in het algemeen efficiënter en veiliger.
Soorten procesanalyse
De twee belangrijkste soorten procesanalyse zijn:
- Procestaakanalyse: Bij de analyse van procestaken ligt de focus vooral op de activiteiten en taken die mensen uitvoeren. Daarom is het belangrijkste in deze analyse de mensen of wat ze doen.
- Analyse van procesproducten: Productanalyse richt zich op wat er met een object kan worden gedaan. Het belangrijkste is het object of wat ermee gedaan kan worden.
Natuurlijk kunt u in de analyse de volgorde van de stappen van het hele proces vinden. Deze stappen en hun bijbehorende volgorde kunnen grafisch worden weergegeven met behulp van een specifieke symboliek.
Werkblad voor procesanalyse
Over het algemeen kunt u voor het uitvoeren van een procesanalyse een eenvoudig blad gebruiken dat de volgende kolommen moet hebben:
- Aantal: Hier wordt het nummer dat overeenkomt met elk van de stappen van het proces genoteerd, volgens de vereiste volgorde.
- Stappen: De stappenkolom wordt gebruikt om elk van de stappen die in een proces moeten worden gevolgd vast te leggen en te beschrijven.
- Stromen: De symboliek die wordt gebruikt om de processtroom te visualiseren is in de stroomkolom geplaatst.
- Weer: In deze kolom wordt een geschikte tijdseenheid gebruikt om de prestaties van elke stap te registreren.
- Grafische symbolen: In deze sectie wordt de juiste volgorde van elk van de processtappen weergegeven door symbolen.
Het werkblad voor procesanalyse wordt als volgt weergegeven:
Om af te sluiten, besluiten we met te zeggen dat procesanalyse een zeer nuttige methode is voor elk bedrijf, aangezien wanneer een adequate procesanalyse wordt uitgevoerd, het heel gemakkelijk is om alle stappen te identificeren en te evalueren die onderhevig zijn aan verbetering in de processen die zich voordoen een soort probleem. Bovendien helpt het bij het nemen van beslissingen om het herontwerp van processen te implementeren die moeten worden verbeterd zodat de doelstellingen kunnen worden bereikt.