De reikwijdte van een project is de reeks processen die nodig zijn om het project te beëindigen. In die zin processen zoals het ontwerp, de uitvoering en de controle. De scope wordt bepaald door de stakeholders in het project.
Wanneer een organisatie aan een project denkt, moet het een aantal voorlopige evaluaties doen. Dit is het geval voor de financiële evaluatie van het project, juridische, ecologische, sociale, economische evaluaties, enz. Totdat, ten slotte, en na het behalen van gunstige resultaten in deze beschreven evaluaties, wordt besloten het project te starten.
Maar naast evolutie betekent het starten van een project ook definiëren wat de actieradius van het project zal zijn, evenals alles wat nodig is om het uit te voeren. Om deze reden is het belangrijk om de reikwijdte ervan te kennen en deze van tevoren te definiëren.
Reikwijdte van de doelstellingen
Een project kan gaan van een methode om een probleem op te lossen, de situatie van een organisatie te verbeteren, tot de investering in iets dat in de toekomst voordelen zal opleveren. Maar het is belangrijk om te weten dat het project niet alle aspecten van de organisatie zal oplossen, maar alleen die waarin de doelstellingen zijn gerelateerd.
Als een bedrijf bijvoorbeeld besluit een nieuw magazijn te bouwen voor de opslag van voorraden, lost dit project problemen op met betrekking tot ruimte, voorraadcapaciteit, productie (omdat het meer ruimte heeft om op te slaan, kan het iets meer produceren) en snellere distributie.
Dit komt door de grotere voorraad die beschikbaar is, waardoor producten vaker kunnen worden verzonden. Dit project hoeft echter geen afbreuk te doen aan de kwaliteit van de producten die worden vervaardigd, aangezien de doelstellingen betrekking hebben op voorraad, ruimte en opslag. Maar niet in de vorige productieketen.
Stakeholderbereik
De reikwijdte van het project is een proces dat wordt gepland met de mensen die geïnteresseerd zijn in het project, hetzij omdat ze er rechtstreeks aan deelnemen (ingenieurs, accountants, toezichthouders en managers), hetzij omdat ze dit project financieren.
Het definiëren van de reikwijdte van de belanghebbenden is belangrijk omdat het definieert hoe en wanneer zij aan het project zullen deelnemen.
- Ingenieurs in de ontwerp- en supervisiefase.
- Accountants tijdens uitvoering om kosten te beheersen;
- Supervisors tijdens de taakuitvoeringsfase
- En investeerders ervoor, tijdens en na, maar alleen voor verantwoordingsdoeleinden.
Hierdoor kan het project niet overdreven ingrijpen met persoonlijke waarderingen, waardoor elke deelnemer kan deelnemen op de manier die bij hem past.
Omvang van de activiteiten
De activiteiten van het project, van de idee-, ontwerp-, uitvoeringsfase tot de afsluitingsfase, moeten worden gedefinieerd op basis van een lijst en de daaropvolgende programmering, met hun respectievelijke managers, financiële en operationele middelen die nodig zijn. In die zin kunnen een Gantt-diagram of softwaretools voor projectbeheer worden gebruikt om elke fase beter te bewaken.
De reikwijdte van de activiteiten maakt het op zijn beurt mogelijk om de tijd van het project, de benodigde mensen en de financiële en niet-financiële middelen om het uit te voeren af te bakenen.
Kan de omvang van het project worden gewijzigd?
Natuurlijk. En het is zeer waarschijnlijk dat een project wijzigingen in de reikwijdte ervan vereist, omdat het erg moeilijk is om een volledig assertieve baseline vast te stellen, omdat de activiteiten en middelen worden gepland zonder de eventualiteiten te kennen die zich kunnen voordoen.
In die zin is het van belang dat alle belanghebbenden opnieuw deelnemen aan de aanpassingen aan de scope van het project, om hun goedkeuring te geven en op de hoogte te zijn van de nieuwe programmering en aanpassingen.
Het is echter geen goed teken om te veel wijzigingen aan te brengen in de omvang van een project, omdat het laat zien dat er veel aspecten waren die niet waren voorspeld. Daarom is het de oorzaak van een technisch planningsprobleem.
In die zin wordt aanbevolen dat bij de studie van de reikwijdte van een project, als de geïnteresseerde partijen niet genoeg ervaring hebben om het te definiëren, een deskundige op het gebied of soortgelijke projecten wordt betrokken, om hun waardering en aanbevelingen te geven. Ook op deze manier kunnen we de risico's van het voortdurend bijsturen van het project minimaliseren. Welnu, als dat zo is, zouden we hierdoor meer hulpbronnen verbruiken, terwijl tegelijkertijd de tijden voor hun voltooiing en het verkrijgen van voordelen zouden worden verlengd.
Verantwoordelijkheden in het kader van een project
Een principe in management control is het aanstellen van verantwoordelijken voor elke strategische lijn. Bij projectmanagement is het dus belangrijk om te weten wie verantwoordelijk is voor elke fase. Op deze manier kunnen rapportages worden opgevraagd om het projectmanagement op te volgen. En bovendien weten we of het correct wordt uitgevoerd in de versnelling van de projectcyclus.
De verantwoordelijken zijn degenen die kunnen waarschuwen als een verlenging in de tijd, een verhoging van middelen of mensen nodig is.
Kort gezegd, de scope van een project is een voorlopige structuur van tijd, middelen, mensen, doelstellingen en verwachte resultaten van het project, die wordt ontwikkeld met een groep mensen die eraan deelneemt en/of baat bij heeft.
Hoewel de omvang van het project wijzigingen kan ondergaan, is het raadzaam om het flexibel te plannen en met een realistische kijk op de uitvoering en het resultaat. Het doel hiervan is niet om teleurstellingen te lijden die niet met voldoende technische nauwkeurigheid zijn voorzien.