Een afdeling is een functionele eenheid die mensen, middelen en verantwoordelijkheden heeft toegewezen in het productieproces van een bedrijf.
Elk bedrijf heeft een functionele structuur, waarin verantwoordelijkheden en functies zijn vastgelegd die bijdragen aan het behalen van doelstellingen en die samen de missie van de organisatie en de visie op lange termijn waarmaken.
Deze structuur heeft op zijn beurt eenheden die werken met hun eigen middelen, hun eigen doelstellingen en hun eigen werkteams. Koppelen in sommige delen van het productieproces met andere operationele eenheden om een eindproduct te leveren; deze eenheden zijn afdelingen.
Afdelingen van een bedrijf
De afdelingen van een bedrijf herbergen gebieden die nodig zijn om te functioneren en elementair, ten minste het volgende kan worden geïdentificeerd:
- HR afdeling: Hij is verantwoordelijk voor de processen met betrekking tot de werknemers van het bedrijf, van de wervings- en selectiefase tot hun ontslag. Denk hierbij aan de interne opleidingstrajecten, registratie van salarissen en rustdagen, wettelijke feestdagen en secundaire arbeidsvoorwaarden.
- Boekhoudkundige en financiële afdeling: Hij is verantwoordelijk voor het dagelijks vastleggen van de economische gebeurtenissen van de organisatie, het uitvoeren van periodieke analyses van financiële indicatoren en het geven van waarschuwingen aan het algemeen management over mogelijke risico's. Een voorbeeld van deze risico's zijn de afwijkingen in crediteuren- en debiteuren.
- Afdeling Operations en Logistiek: Hij is verantwoordelijk voor de productie van goederen en diensten van het bedrijf, evenals de distributie ervan. Het zou zoiets als "het hart" van het bedrijf kunnen worden genoemd, aangezien hier wordt uitgevoerd wat klanten zullen consumeren. Het management van de afdeling is het meest dynamisch van allemaal, omdat het inspeelt op de vraag en de markttendensen.
- Commerciële afdeling: Hij is verantwoordelijk voor de verkoop en het behalen van de doelstellingen van het bedrijf, door middel van marketing-, reclame- en verkoopstrategieën. Deze afdeling neemt deel aan het proces voorafgaand aan de uitwerking van de producten, door middel van marktonderzoek, het detecteren van zakelijke kansen en, later, het positioneren van de verkoop totdat het de positionering van het merk bereikt.
- Administratie of algemeen beheer: Hij is verantwoordelijk voor de wereldwijde monitoring van de organisatie, evenals het vaststellen van de doelstellingen van het bedrijf voor een periode (bijvoorbeeld voor 2021). Het algemeen management speelt in op de behoeften van de verschillende afdelingen en faciliteert hun werk totdat de doelen zijn bereikt. Daarom is het een wendbare en zeer goed voorbereide afdeling, waarin professionals algemene kennis van elk werkterrein moeten hebben om financiële en commerciële rapporten te interpreteren en productieprocessen te begrijpen.
departementale articulatie
Onafhankelijk van de structuur van de organisatie; Of het nu meer hiërarchisch en verticaal is, of meer samenwerkend en horizontaal, de afdelingen, ja of ja, moeten tot op zekere hoogte samenwerken.
Dit komt omdat er afhankelijkheden zijn in een proces dat verantwoordelijk is voor de middelen, deadlines en doelstellingen die moeten worden gehaald.
Voorbeelden van afdelingsarticulaties
Voor de duidelijkheid, hier zijn enkele voorbeelden van articulatie tussen afdelingen:
- Boekhoudkundige en financiële afdeling met afdeling personeelszaken: Hoe kon de afdeling boekhouding en financiën weten hoeveel het een werknemer aan het einde van de maand zou moeten betalen, als personeelszaken de aanwezigheid en/of verlofdagen die die werknemer in die maand had niet zouden melden? Dus die interne communicatielijn tussen beide afdelingen is noodzakelijk.
- Personeelsafdeling met commerciële afdeling: Hoe verloopt het werving- en selectieproces van verkopers, als de commerciële afdeling niet het profiel levert dat nodig is voor een effectieve verkoop? Ze moeten communiceren!
- Commerciële afdeling en afdeling operations: Hoe weet de operationele afdeling hoeveel ze moeten produceren als de commerciële afdeling de verkoopprognose niet heeft gemaakt? Die informatie is cruciaal om out-of-stock of overstock te voorkomen.
Zoals u kunt zien, hebben afdelingen de neiging om voor een deel een eigen leven te leiden in de bedrijfsvoering. Dit heeft echter geen zin als dat werk niet gekoppeld is aan de rest van de productieve schakel. Samen zorgen ze ervoor dat het bedrijf aan kracht wint en impact heeft op de markt, en dus op mensen.
Om deze communicatie tussen afdelingen tot stand te brengen, biedt technologie een reeks beheersoftware (ERP), waarbij informatie onmiddellijk beschikbaar is en dus processen stroomlijnt die anders erg traag zouden zijn.
De menselijke component en de relaties tussen mensen van verschillende afdelingen zullen de communicatiekanalen echter aanvullen. Zo ontstaan veel vriendelijkere afhankelijkheden tussen de interne klanten van de organisatie.