De formele organisatie is er een die is gepland en die een reeks regels, structuren en procedures vaststelt die het mogelijk maken om de activiteiten van de organisatie te ordenen.
De formele organisatie is gebaseerd op de taakverdeling, de definitie van de verschillende niveaus van gezag en het creëren van communicatiekanalen tussen de arbeiders.
De structuur en richtlijnen worden gepland door de beheerders van de organisatie en worden meestal weerspiegeld in documenten, normen, processen en organigrammen.
Relaties buiten de formele organisatie worden beschouwd als informele organisatie, die spontaan ontstaan tussen collega's.
Onderdelen van de formele organisatie
- Een goed gedefinieerde set regels en procedures: Die eerder zijn ontworpen om een of ander doel te bereiken.
- Doelstellingen en strategieën: Korte- en langetermijndoelen worden gedefinieerd samen met strategieën om ze te bereiken.
- Symbolische status: De structuur geeft de leden een bepaalde status op basis van hun positie en relatieve macht.
- Gedefinieerde activiteiten: De organisatie definieert de activiteiten van elk lid van de organisatie. Er worden verplichtingen en limieten vastgesteld.
- Communicatie kanalen: Er zijn gedefinieerde communicatiekanalen die in overeenstemming moeten zijn met de hiërarchie en procedures van de organisatie.
- Coördinatieprocedures: Procedures en mechanismen worden gedefinieerd voor de coördinatie van de activiteiten van de verschillende leden van de organisatie.
Oorsprong van de formele organisatie
De oorsprong van dit type organisatie is het ontwerp dat is gemaakt door de eigenaren en beheerders die strategieën proberen te definiëren om hun doelstellingen met succes te bereiken.
Er zijn ten minste drie belangrijke elementen die deze organisatie definiëren:
- Arbeidsverdeling: Het bestaat uit het verdelen van een baan in verschillende elementaire activiteiten, zodat werknemers zich kunnen specialiseren en zo productiever kunnen zijn.
- departementalisatie: Het bestaat uit het creëren van verschillende afdelingen in dezelfde organisatie, zodat elk van hen verantwoordelijk is voor een bepaalde activiteit of doelstelling. Dus bijvoorbeeld: afdeling marketing of public relations. Naarmate de organisatie groeit, worden de afdelingen complexer en ontstaan er meestal zuidafdelingen of onderafdelingen.
- Controle: Bestaat uit het creëren van mechanismen om de ontwikkeling van de activiteiten van de organisatie te controleren en te meten.
Relatie tussen informele en formele organisatie
De informele organisatie kan de formele organisatie aanvullen of versterken door een goede relatie en samenwerking tussen de leden van de organisatie. De informele organisatie kan echter ook de formele verzwakken. Dit komt voor bij afgunst, antagonisme of wanneer de informele rol sterker is dan de formele.
Een voorbeeld waarbij het formele niet samenvalt met het informele is wanneer er volgens de gevestigde organische structuur een afdelingshoofd is, maar in de praktijk iedereen de ideeën en richtlijnen volgt van een ander die, hoewel ze geen positie van baas, heeft een zeer sterke persoonlijkheid en leiderschap.
Formele organisatie voorbeeld
In de volgende afbeelding kunnen we het organigram zien dat is ontworpen als onderdeel van de formele organisatie van een bedrijf:
