De boekhoudboeken zijn die documenten waarin alle economische, financiële en boekhoudkundige informatie van een bedrijf wordt weerspiegeld en weerspiegeld. Dat wil zeggen dat alle noodzakelijke gegevens in de boekhouding verschijnen om de economisch-financiële werking van een onderneming te kunnen begrijpen.
Deze boeken worden periodiek geactualiseerd samen met het boekjaar. Wanneer een nieuw boekjaar begint, worden ook nieuwe grootboeken aangemaakt. Zo heeft het bedrijf in 2016 de informatie vastgelegd in de boeken van dat jaar. Aan het begin van het jaar 2017 worden de boeken van het jaar 2016 als afgerond beschouwd en worden er nieuwe gemaakt, wat de boeken van het jaar 2017 zullen zijn. In sommige landen valt het fiscale jaar niet samen met het kalenderjaar
Traditioneel werd de informatie in boekhoudboeken op papier weergegeven. Met de opkomst van nieuwe technologieën is het echter al begonnen boekhoudboeken in digitaal of geautomatiseerd formaat te accepteren.
De boekhouding kan verplicht of vrijwillig zijn.
T-accountVerplichte boekhoudkundige boeken
Er zijn een reeks boekhoudboeken die verplicht zijn omdat de wetgever ze vaststelt. Hoewel het een of het ander in elk land kan worden gevestigd, zijn de volgende de meest voorkomende:
- Dagboek: Alle verrichtingen van de vennootschap worden verantwoord. Visueel is het geconfigureerd als een opeenvolging van boekingen, chronologisch gerangschikt.
- Inventaris boek: Het omvat het zogenaamde saldo van sommen en saldi van proefsaldi. Met andere woorden, alle rekeningen met het saldo van het bedrijf (activa, passiva, nettowaarde, kosten en inkomsten) worden periodiek bijgewerkt. Het laatste saldo van sommen en saldi dient overeen te komen met de opgemaakte balans voor de jaarrekening. Bovendien moet het voorraadboek het beginsaldo en de zogenaamde voorraadvoorraad bevatten, dat wil zeggen de fysieke eenheden waaruit de bedrijfsinventaris bestaat en hun waardering (met behulp van een van de geaccepteerde waarderingsmethoden).
- Jaarrekeningen: Het zijn rapportages die de economisch-financiële informatie van de onderneming weergeven. Er zijn 5 documenten: Balans, resultatenrekening, mutatieoverzicht eigen vermogen, kasstroomoverzicht en geheugen. De jaarrekening wordt eenmaal per jaar opgemaakt, dat wil zeggen niet periodiek gewijzigd, zoals de vorige.
De verplichte boekhouding moet worden gedeponeerd en gelegaliseerd in het Handelsregister. Daarnaast moesten ze voorheen worden goedgekeurd door de Algemene Vergadering van Aandeelhouders.
Saldo controlerenVrijwillige boekhoudkundige boeken
Er is nog een reeks boekhoudboeken waarop de wetgever het verplichtende karakter niet vastlegt. Voor de interne werking van het bedrijf zijn deze boekhoudboeken echter zeer nuttig en kunnen ze de efficiëntie van het bedrijf verbeteren. Op de vrijwillige boekhouding is er geen verplichting tot goedkeuring door de partners, noch verplichting tot deponering en legalisatie in het handelsregister. De meest voorkomende zijn de volgende:
- Grootboek: Geeft een overzicht van alle grootboekrekeningen. Visueel is het geconfigureerd in de vorm van een T, waarbij alle bewegingen worden genoteerd die van invloed zijn op het debet en het krediet van de bijbehorende rekening. Het geeft ons een heel praktisch visueel beeld van het saldo dat een rekening op elk moment van het jaar heeft. Het saldo is het verschil tussen het debet en het credit, zijnde het debetsaldo wanneer het debet groter is dan het credit en het creditsaldo, wanneer het tegoed groter is dan het debet. Het grootboek zou bestaan uit alle T's van de boekhoudrekeningen (zoals degene die we hieronder kunnen zien).
- Andere hulpboeken: Onder de rest van de vrijwillige boeken vinden we het bankboek (dat de bankbewegingen weerspiegelt), het kasboek (dat de bewegingen van contant geld of contant - betalingen en incasso's), het vervalboek (waar de looptijden van de te betalen en te innen facturen worden weergegeven en chronologisch geordend), enz.