De fysieke inventaris is het handmatig tellen van alle inventaris van een bedrijf. Dit, rekening houdend met onder meer de inputs, producten in bewerking, eindproducten, vaste activa.
Met andere woorden, het maken van een fysieke inventaris is vergelijkbaar met het organiseren van een volkstelling van de bevolking van een land. Beide zijn bovendien bedoeld als basis voor besluitvorming.
Houd er rekening mee dat fysieke voorraad deel uitmaakt van voorraadbeheer.
VoorraadbeheerBelang van fysieke inventaris
Het belang van de fysieke inventaris zit in de volgende punten:
- Hiermee kan worden geverifieerd dat wat in de boekhouding staat (vermoedelijk gedigitaliseerd) ook daadwerkelijk bestaat.
- Bevestig de productomzet, dat is hoe snel de goederen worden verkocht of gecirculeerd. Op deze manier kan de administratie bijvoorbeeld ontdekken of er goederen zijn die in een veel groter aantal worden geproduceerd dan de vraag, wat van invloed is op de resultaten van het bedrijf.
- Het onthult de verliezen voor producten in slechte staat, wat vooral belangrijk is in het geval van bederfelijke of bederfelijke artikelen. Het kan bijvoorbeeld zijn dat het bedrijf een storing in zijn koelinstallaties constateert.
- Het bedrijf kan verouderde kapitaalgoederen aantreffen, zoals oude machines, die het moet ontmantelen.
Fysiek voorraadproces
Het fysieke inventarisatieproces omvat verschillende taken:
- Medewerkers informeren en betrekken.
- Bepaal de datum of dagen die gepland zijn voor de telling, voor zover mogelijk kijkend dat het seizoenen zijn met weinig activiteit in het bedrijf.
- Schoonmaken en bestellen van magazijnen om de voorraadvoorbereiding te vergemakkelijken.
- Beschrijf de kenmerken van alle goederen, voornamelijk hun categorie (type product) en hun afmeting (in liters, meters of kilo's). In het geval van een apotheek kan deze bijvoorbeeld worden ingedeeld in ontstekingsremmers, antibiotica, artikelen voor persoonlijke hygiëne.
- Plaats de producten volgens het assortimentssysteem zodat de artikelen sneller verplaatst kunnen worden. Dit houdt bijvoorbeeld in dat medewerkers die een bepaalde input nodig hebben om hun werk uit te voeren, deze dicht bij hun locatie kunnen vinden.
Voorraadwaardering
De fysieke voorraad wordt gewaardeerd op basis van de kostprijs, dat wil zeggen de verkrijgingsprijs in het geval van inputs. Voor eindproducten en producten die in bewerking zijn, wordt een van de volgende drie methoden gebruikt:
- FIFO waarderingsmethode: De waarde van het goed wordt geschat rekening houdend met het feit dat de eerst gebruikte grondstof de oudste in het magazijn is.
- LIFO waarderingsmodel: Het is het tegenovergestelde van het vorige geval. Deze keer zijn de meest recent gekochte inputs die gebruikt om de koopwaar te vervaardigen.
- Gewogen gemiddelde prijs (PMP): Er wordt een gemiddelde berekend tussen de waarde van de grondstof geregistreerd aan het begin van het productieproces en die van degene die binnenkwam terwijl het uiteindelijke goed werd gemaakt.
Aan de andere kant is het geval van vaste activa heel bijzonder omdat ze in de loop van de tijd aan waarde verliezen. Dit staat bekend als afschrijving.