De fasen van een project definiëren de verschillende fasen die nodig zijn voor de realisatie ervan en configureren de levenscyclus ervan.
Daarom zijn dit maar één manier om te gaan. Zo kent elk project drie cruciale momenten: het wordt geboren, groeit en eindigt. Daarom is het handig om de stadia te kennen die zich in elk van hen voordoen en hoe ze moeten worden uitgevoerd. Dit zijn geen starre regels, maar een aanbeveling op basis van eerder onderzoek, analyse en ervaring.
De vijf fasen van een project
We gaan kijken wat de vijf gebruikelijke fasen in de levenscyclus van een project zijn, namelijk: het begin, de planning, de uitvoering, de controle en de afsluiting.
Het begin
Alle begin is moeilijk en in dit geval is het niet anders. We moeten weten wat we willen, hoe we het gaan krijgen en wat we hebben. Maar allemaal vanuit een overzicht, aangezien de details in de planning worden uitgevoerd.
Een project vertrekt meestal vanuit een idee of een gemoedstoestand en daarom is het belangrijk om dit te visualiseren. In dit stadium is het handig om alles op te schrijven wat in je opkomt en kunnen we een notebook en zelfs een mobiele telefoon gebruiken. We moeten weten wat we willen bereiken, zodat we het later kunnen plannen en uitvoeren.
Planning
Dit is het moment om alles in detail te plannen en het realistisch te doen. Deze fase is cruciaal en vraagt daarom onze volledige aandacht. Daarin moeten we rekening houden met wat we nodig hebben, hoe we het gaan krijgen, op wie we gaan rekenen of wat we gaan doen bij calamiteiten.
Plannen veranderen in de loop van de tijd, maar als je ze hebt, blijf je op schema. Daarom moet deze fase in detail worden uitgewerkt. Een model vergelijkbaar met dat van een strategisch of businessplan kan erg nuttig zijn.
De executie
Het is tijd om aan het werk te gaan. Het project zou moeten beginnen te werken en alle geplande processen zullen worden ingevoerd. In dit stadium is het handig om een duidelijke boekhouding van al deze zaken bij te houden, zodat later de relevante controle kan worden uitgevoerd.
Op dit punt moet je geduld hebben en stap voor stap gaan. Hardlopen is geen goed idee als het om projecten gaat. Pas als het ene deel is afgehandeld, beginnen we aan het volgende. Op deze manier minimaliseren we mogelijke problemen door ze één voor één op te lossen.
Controle over de fasen van een project
Nu moet je opvolgen. Zo kijken we waar we een fout hebben gemaakt en wat de afwijking van het plan is geweest. Alleen dan kunnen we passende corrigerende maatregelen voorstellen. Nogmaals, het zal zeer nuttig zijn om alles gedocumenteerd te hebben.
In deze fase worden verbeteringen vastgesteld, maar ook eventuele storingen bij calamiteiten. Wanneer we plannen, beslissen we wat we moeten doen in buitengewone gevallen en nu moeten we de effectiviteit ervan beoordelen. Zodra we de fouten hebben gecorrigeerd, zullen ze in de toekomst niet meer voorkomen.
Het einde is aangebroken
Aan alles komt een einde en zo ook aan projecten. In het geval van goederen of diensten hebben deze een levenscyclus: ze worden geboren, ze groeien en uiteindelijk verdwijnen ze. Als we een bedrijf starten, denken we natuurlijk aan de lange termijn, maar we moeten duidelijk zijn over wat we moeten doen als we het beëindigen. Hetzelfde gebeurt met elk type project.
Hier zullen, indien nodig, de sluitingsvoorwaarden worden vastgesteld. Zodra het project is voltooid, moet u weten wat u moet doen en hoe. Deze fase is, binnen de fasen van een project, net zo belangrijk als de andere, omdat hier meestal belangenconflicten optreden. Daarom vraagt het onze volledige aandacht en mogen we niets aan het toeval overlaten.
Voorbeeld van fasen van een project
Laten we ons ten slotte voorstellen dat we een non-profitorganisatie willen oprichten die zich inzet voor de bevordering van de economische cultuur in ons land. We ontmoeten medewerkers en geven vorm aan het idee. De te volgen stappen kunnen worden samengevat in de volgende afbeelding:
Het proces is eenvoudig, hoewel het, afhankelijk van het project, ingewikkeld kan zijn. Eerst het idee, de associatie, dan de uitvoering, je moet het creëren, starten, kijken wie er gaat samenwerken, enzovoort. Dan moet je opvolgen om afwijkingen of fouten te vinden. Ten slotte is de laatste van de fasen van een project de afsluiting die duidelijk en beknopt moet zijn.