Het begin van een project verwijst naar een reeks acties die de taken omvatten om het project uit te voeren, om de reikwijdte ervan te definiëren op basis van de doelstellingen en om het benodigde team te selecteren om het uit te voeren.
Het begin van een project is met andere woorden de fase waarin we beslissen wat we willen doen en wie het gaat doen. Daarom is dit de eerste fase van elk project en zonder dit zouden de andere niet kunnen worden uitgevoerd. Meestal resulteert dit in twee documenten. Enerzijds wat zou het charter van het project zijn en anderzijds het scopedocument.
Het belang van het starten van een project. De drie gebieden
Het beginstadium is van enorm belang, omdat het als startpunt dient voor de anderen.
Maar daarnaast is het gebaseerd op drie aandachtsgebieden:
- Het product: Dit is misschien wel het meest relevante gebied. Om een project te starten moet je weten waar je heen wilt. Dat wil zeggen, wat gaan we produceren, aanbieden of bevredigen.
- Het proces: We weten al wat we gaan doen en nu moeten we bestuderen hoe we het gaan doen. De methode is de manier waarop we het goed of de dienst zullen produceren of die sociale behoefte zullen bevredigen. Daarom kunnen we zeggen dat dit de manier is waarop we het zullen uitvoeren.
- Mensen: Als we eenmaal weten wat we gaan doen, moeten we de mensen kiezen die het gaan doen. Dit gebied houdt verband met de benodigde personele middelen en de uit te voeren taken. Toewijzingsmethoden zoals Hongaars kunnen helpen.
Fouten bij de start van een project
Wanneer we besluiten een zakelijke of sociale reis te beginnen, moeten we rekening houden met enkele fouten die kunnen worden gemaakt. Als u ze kent, weet u hoe u ze kunt voorspellen en vooral om ze op tijd op te lossen.
- Eerste fout, het project is niet duidelijk en beknopt: Hoewel het waar is dat het leven vol onvoorziene gebeurtenissen is, moeten dit precies dat zijn, afwijkingen van het oorspronkelijke plan. Het is echter heel gebruikelijk dat de start van een project wordt uitgevoerd zonder precies te weten wat we willen, maar dit is een fout die we moeten vermijden.
- Tweede fout, rennen voor het lopen: Dit is misschien wel een van de belangrijkste. En het besteedt niet de tijd die het nodig heeft aan elke fase. De starts zijn altijd traag en daarom loont het om geduld te hebben. Als we proberen het te versnellen, kunnen we een groter probleem krijgen.
- Derde fout, gebrek aan communicatie: Dit is misschien wel een van de meest voorkomende. We ontmoeten het personeel om uit te zoeken wat we gaan doen en als we eenmaal met activiteiten beginnen, doen we het niet meer. Je moet periodiek vergaderen, zonder het te overdrijven, maar ja, met de vergaderideeën duidelijk om tijdverspilling te voorkomen.
Een voorbeeld van het starten van een project
Laten we tot slot een voorbeeld bekijken om te begrijpen waar deze fase uit bestaat.
Laten we ons een bedrijf voorstellen dat een platformdienst voor videoconferenties wil aanbieden voor telewerkers. We gaan uit van een specifiek project en we gaan kijken hoe deze fase zich zou ontwikkelen, rekening houdend met de bovengenoemde fouten.
Zoals we kunnen zien, is het begin van een project gebaseerd op drie uitgangspunten: de eerste, waar we duidelijk moeten zijn over wat we willen, een videoconferentiesoftware voor telewerkers. Ten tweede moeten we tijdens het hele proces redelijke deadlines vaststellen, aangezien alles zijn tijd heeft en het geen gemakkelijke taak is. Ten derde, en als laatste, hebben we communicatie, aangezien u regelmatig met het team moet overleggen om de voortgang te controleren.
