De administratieve functies van een bedrijf zijn de taken en verplichtingen die een organisatie op zich moet nemen voor een gecoördineerde en efficiënte werking, waarbij de bijbehorende verantwoordelijkheden worden overgedragen aan haar verschillende organen.
Administratieve functies omvatten per definitie de uitvoering van verschillende dagelijkse taken vanuit het oogpunt van een bedrijf. Deze implementatie moet worden gecoördineerd en er moet worden gestreefd naar een zo hoog mogelijke efficiëntie van de gebruikte middelen.
De aanname ervan door de organisaties veronderstelt de oprichting van een hiërarchisch systeem. Via deze structuur bepalen zij de verschillende uit te voeren taken en de daarvoor aangewezen afdelingen of professionals.
De meest voorkomende uitdrukking van dit concept in de economische en bedrijfsorganisatietheorie is die van Henri Fayol.
Deze Franse auteur heeft de zogenaamde fasen van het administratieve proces afgebakend: planning, organisatie, regie, coördinatie en controle. Voor Fayol zijn ze universeel en toepasbaar op alle organisatiemodellen.
De adoptie en toepassing ervan zal een grote invloed hebben op de constructie van een bepaalde bedrijfscultuur. En bovendien zal het belangrijk zijn in het externe beeld dat van een bepaald bedrijf wordt getoond.
Administratieve functies in het bedrijf
Het overnemen door bedrijven en instellingen van bestuurlijke functies komt tegemoet aan de behoefte aan een heldere en gestructureerde organisatie. Dit komt omdat het basisprincipe van elk bedrijf meestal is om zijn groei te realiseren en zijn economische winst te maximaliseren.
Met andere woorden, een goede manager moet plannen, organiseren, sturen, coördineren en controleren om betere financiële resultaten te behalen.
Het moet ook worden ondersteund door andere concepten zoals arbeidsdeling en specialisatie.
Er zijn een veelheid aan dagelijkse verplichtingen in de zakelijke omgeving waar een commercieel bedrijf mee te maken heeft. In die zin moet elke bestuurder deze kunnen aannemen en laten uitvoeren in het belang van zijn bedrijf.
Dit zijn werkschema's die vanuit administratief oogpunt noodzakelijk zijn om zwakke punten in een economische organisatie op te sporen en deze situaties te verhelpen.
De basis voor het slagen van deze missie ligt vooral in de afstemming waarmee de fasen van het bestuurlijke proces worden ingevuld.
Tegelijkertijd moet de uitvoering ervan een ander doel van elke organisatie nastreven, zoals efficiëntie.
Praktische toepassing van administratieve functies
De ideeën van Fayol zijn de afgelopen decennia op grote schaal toegepast in de zakelijke realiteit en staan als organisatorische standaard in allerlei soorten bedrijven vanwege het uitgesproken universele karakter.
Daarom is het opgesteld als een regeling die van toepassing is op bedrijven van elke omvang en variërend van grote multinationals tot KMO's. Het is ook compatibel met elke economische sector waarin het bedrijf actief is.
Bij alle wordt een hiërarchisch mechanisme gevolgd waarin van de administrateur tot de laatste professional vatbaar is om onder toezicht van het management bepaalde verantwoordelijkheden op zich te nemen.
Zelfs eenmanszaken of zelfstandigen combineren de verschillende fasen die worden voorgesteld bij het organiseren van hun organisatiekalender.
Met de opkomst van nieuwe zakelijke modaliteiten en de snelle ontwikkeling van de economische en digitale omgeving, is deze aanpak beïnvloed door aanpassing aan nieuwe tijden.
