De Eisenhower-matrix is een grafische weergave, die de taken in afwachting van uitvoering toont, maar doet dit door ze te classificeren naar de mate van belangrijkheid van deze taken. Op deze manier kunt u ze ordenen op belangrijkheidsniveau.
De Eisenhower-matrix is een grafische weergave, waarbij een twee-assig kwadrant wordt weergegeven. Deze assen geven per taak de mate van belang weer, maar ook de urgentie. In die zin helpt het kwadrant ons om taken te classificeren, afhankelijk van de mate van belangrijkheid en levertijden. Tegelijkertijd maakt het anderzijds de organisatie van het werk mogelijk, zodat we in één oogopslag al het lopende werk kunnen organiseren.
De Eisenhower-matrix is opgebouwd uit vier blokken.
De classificatie ervan bepaalt, zoals we al zeiden, de taken op basis van de urgentie die een dergelijke taak vereist, evenals hun belang.
Hoe is de Eisenhower-matrix ontworpen?
We moeten weten dat de Eisenhower-matrix, zoals we zeiden, uit vier kwadranten bestaat.
In het eerste kwadrant bevinden zich zowel de belangrijkste als urgente taken. In die zin hebben we het over de belangrijkste projecten, die meer aandacht vergen, maar ook urgentie in de uitvoering ervan. Dit zijn de prioritaire taken in de uitvoering.
In het tweede kwadrant zouden de taken zijn die, omdat ze belangrijk zijn, minder urgentie vergen. Een kwadrant waarin die taken zijn opgenomen die in een langere periode moeten worden uitgevoerd, maar die veel aandacht vergen, dus dit kwadrant kan ons helpen om proactief te zijn op het werk. Deze taken moeten worden gepland, met als doel preventie.
Aan de andere kant hebben we in het derde kwadrant die taken die, hoewel niet belangrijk, meer urgentie vergen. In die zin moeten we oppassen dat we deze taken niet in het eerste kwadrant plaatsen. Het stelt vast welke, ondanks de urgentie die ze vereisen, minder belangrijk zijn. Deze kunnen worden gedelegeerd aan andere mensen.
Ten slotte bestaat het vierde kwadrant uit de taken die niet urgent of belangrijk zijn. In die zin hebben we het over het minst belangrijke kwadrant van de matrix. Welnu, als we deze taken uitvoeren, moeten we weten dat dit de laatste zijn waaraan aandacht wordt besteed. Deze kunnen in veel gevallen worden geëlimineerd.
Om een meer visueel idee te krijgen, wordt een voorbeeld gegeven van hoe de Eisenhower-matrix eruit zou zien:
Hoe werkt de Eisenhower-matrix?
We moeten weten dat, zoals elke matrix, de Eisenhower-matrix een specifieke functie heeft, gedefinieerd door de auteur, die ons helpt om de matrix te maken en om deze correct te gebruiken.
In die zin hebben we, zoals blijkt uit de grafische weergave, vier kwadranten, gerangschikt in twee assen die de mate van belangrijkheid en urgentie van al onze taken meten.
Het eerste kwadrant, zoals weergegeven in de definitie, omvat die taken met de hoogste prioriteit en die ons op een bepaalde manier helpen om die prioritaire doelstellingen te bereiken die bepalend zijn voor het bereiken van onze doelstellingen. In dit kwadrant zullen we daarom crises opnemen die onmiddellijke oplossing vereisen, problemen die een snelle oplossing vereisen, belangrijke projecten die van groter belang zijn.
Ten tweede richt het tweede kwadrant zich op die belangrijke maar niet urgente activiteiten. In die zin zullen we taken opnemen die verband houden met het observeren van nieuwe kansen, het opbouwen van relaties, evenals andere belangrijke taken, maar die geen urgentie vereisen.
Ten derde hebben we het derde kwadrant, dat taken omvat die niet belangrijk zijn, maar die wel urgentie vereisen. In dit kwadrant zullen we onder meer telefoongesprekken met klanten, e-mails, vergaderingen, institutionele activiteiten opnemen.
Op de vierde en laatste plaats hebben we het vierde kwadrant. Het integreert taken die niet belangrijk of urgent zijn, dus we zullen er niet meer belang aan hechten dan het al heeft. Dit kwadrant kan aspecten bevatten zoals langdurig ontbijten op kantoor, sommige telefoontjes die niets bijdragen, e-mails die niets te maken hebben met werkactiviteit, niet-werkactiviteiten, enz.
Met deze vier kwadranten, en door de taken goed te ordenen, is het de bedoeling dat de werknemer zijn productiviteit en efficiëntie verhoogt.
Doelen van de Eisenhower-matrix
Zoals we al zeiden, zijn er een reeks doelstellingen waaraan moet worden voldaan met de implementatie van genoemde matrix.
In die zin zouden we de volgende doelstellingen kunnen opnemen, zoals die voornamelijk worden nagestreefd door deze matrix:
- Toegenomen productiviteit.
- Grotere efficiëntie en effectiviteit in taakbeheer.
- Behaal de doelstellingen tijdig.
- Organiseer het werk beter.
- Meer concentratie op de prioriteit.
- Crisisbeheersing.
- Discipline.
- Controle.
- Visie.
Naast vele andere doelstellingen die, door de genoemde matrix te implementeren, kunnen worden bereikt.