De RACI-matrix wordt gebruikt om de mate van verantwoordelijkheid toe te wijzen en te definiëren die overeenkomt met elk van de mensen die betrokken zijn bij het uitvoeren van een project.
Het wordt ook wel een verantwoordelijkheidstoewijzingsmatrix genoemd. Het doel is om de verschillende rollen en verantwoordelijkheden vast te stellen die elke persoon die zich bij de uitvoering van een project vormt, moet opnemen.
Daarom wordt aanbevolen om het aan het begin van een project voor te bereiden. Zodat vanaf het begin duidelijk en vastgelegd is welke rol en verantwoordelijkheid elke persoon die aan een project deelneemt, op zich zal nemen. Dit zorgt er ook voor dat er meer samenwerking komt tussen alle deelnemers.
Wat betekent elke letter waaruit de naam van de RACI-matrix bestaat?
De naam van de RACI-matrix is opgebouwd uit vier letters en elke letter heeft een betekenis. De betekenis van elke letter is als volgt:
Letter R
De R is ongetwijfeld de letter die aangeeft wie de verantwoordelijkheid op zich neemt. Deze brief definieert de rol van de persoon die verantwoordelijk is voor het uitvoeren van een bepaalde taak. Daarom neem je de verantwoordelijkheid om het gemaakte huiswerk op tijd en op de afgesproken manier in te leveren.
Letter A
Evenzo bepaalt de letter A wie goedkeurt. De rol van de persoon die als goedkeurder zal optreden, is het accepteren en goedkeuren van de taak die door de verantwoordelijke persoon is ingediend. Met andere woorden, de goedkeurder certificeert dat het werk is uitgevoerd volgens de vereiste eisen.
Letter C
De letter C van zijn kant geeft aan wie wordt geraadpleegd. Het zijn meestal experts of experts met kennis van een onderwerp en taak die worden geraadpleegd voor hun mening en suggestie over een bepaald aspect van de projecttaken. De externe heeft zijn mening geraadpleegd over een aspect waarmee rekening moet worden gehouden bij de realisatie van het project, aangezien hij ter zake deskundig is.
Letter I
Tot slot bepaalt de letter I wie zich meldt. De rol van deze mensen omvat elk individu dat geïnformeerd moet worden over het proces van evolutie en ontwikkeling van de taken die deel uitmaken van het project. Ze moeten ook worden geïnformeerd wanneer taken zijn voltooid.
Voordelen van het maken van een RACI-matrix
De belangrijkste te behalen voordelen bij het maken van een RACI-matrix zijn:
- De rollen en verantwoordelijkheden van elk van de deelnemers aan een project zijn duidelijk omschreven.
- Het is mogelijk om te bepalen welke persoon de verantwoording op zich neemt over de taken of werken die moeten worden uitgevoerd.
- Het maakt het mogelijk om de werklast te balanceren tussen de mensen, teams of afdelingen die betrokken zijn bij de ontwikkeling van het project.
- Het maakt het gemakkelijk om een gecontroleerde follow-up te houden van de evolutie en uitvoering van de taken en werkzaamheden die nodig zijn om de ontwikkeling van het project met succes af te ronden.
Hoe een RACI-matrix te bouwen
Om een RACI-matrix te ontwikkelen, moeten de volgende stappen worden gevolgd:
Stap 1
Eerst worden de taken die binnen een project moeten worden uitgevoerd bepaald en geplaatst als de rijen die de matrix vormen.
Stap 2
Ten tweede worden de mensen die betrokken zijn bij de ontwikkeling van het project geïdentificeerd en in de vorm van kolommen in de matrixformatie geplaatst.
Stap 3
Ten derde worden de letters geplaatst van het woord waaruit de naam van de RACI-matrix bestaat. Door elke letter in elke taak toe te kennen, is het mogelijk om te bepalen wie van de betrokken personen verantwoordelijk is, wie goedkeurt, wie wordt geraadpleegd en wie geïnformeerd moet worden bij de uitvoering van elke projecttaak.
Stap 4
Ten slotte kan worden vastgesteld of al het werk goed is verdeeld, of er lege ruimte is en of er sprake is van dubbel werk. Dit om te controleren of alles goed is gevormd en latere problemen te voorkomen.
Voor- en nadelen van het toepassen van een RACI-matrix
De voordelen die kunnen worden behaald bij het uitvoeren van een project door toepassing van de RACI-matrix zijn de volgende:
1. Er is een flexibel en eenvoudig communicatieproces
Communicatie blijkt meestal eenvoudiger en sneller te zijn, omdat je met de RACI-matrix duidelijk de rol en functie kunt visualiseren die elke persoon zou moeten spelen. Dit elimineert niet, maar minimaliseert wel de communicatieproblemen tussen de mensen die bij het project betrokken zijn.
2. Verbeter de productiviteit
Uiteraard draagt dit door het minimaliseren van communicatieproblemen bij aan een betere tijdsbesteding en als gevolg daarvan wordt een verhoging van de productiviteit bereikt. De doorlooptijd voor elke taak wordt verkort en dit stroomlijnt het algehele uitvoeringsproces.
3. Correcte werkverdeling
Daarnaast maakt de RACI-matrix het mogelijk om de verantwoordelijkheden en functies in beeld te brengen, zodat kan worden vastgesteld of de werklast evenredig is verdeeld. Indien kan worden vastgesteld dat een verantwoordelijke een te hoge werklast heeft, worden de nodige aanpassingen voorafgaand aan de uitvoering van het project gedaan. Het bereiken van een meer evenwichtige verdeling van lasten en verantwoordelijkheden.
4. Aan de verwachtingen wordt voldaan
Bij het toepassen van deze tool lijken de resultaten die aan het einde van een project worden verkregen, sterk op de resultaten die aan het begin van het project worden verwacht. Dit komt doordat u alle taken die ontwikkeld moeten worden beter kunt beheersen. Bovendien weet elke persoon specifiek waarvoor hij verantwoordelijk is in het hele projectuitvoeringsproces.
Hoewel de voordelen groot en talrijk zijn, kunnen er ook nadelen zijn aan de RACI-matrix.
- In het begin kan het te ingewikkeld zijn om toe te passen, wat een negatief effect heeft op het begrip ervan.
- Ondanks dat de RACI-matrix een geweldig hulpmiddel is, volstaat het niet alleen om het te maken, maar je moet er ook aan voldoen.
- In lijn met het bovenstaande, voor degenen die niet bekend zijn met de matrix, kan het duur zijn om deze voor de eerste keer te genereren.
- Het is mogelijk dat er projecten zijn waarvoor dit type planning niet nodig is, dus het maken van de matrix kan meer iets zijn dat het project vertraagt dan iets dat het drijft.
Kortom, de RACI-matrix is een zeer handige tool die in elk type project kan worden toegepast. Omdat het de rollen en functies bepaalt van alle mensen die deelnemen aan de realisatie ervan. Dit bevordert een betere controle en het behalen van betere resultaten aan het einde van het project.
