Een onderhandelingsproces bestaat uit een reeks fasen die proberen een conflict op een voor de partijen bevredigende manier op te lossen.
Onderhandelen is dus niets anders dan overtuigen, maar nooit via opleggen. In feite moeten beide partijen er voordeel uit halen om succesvol te zijn. Of in ieder geval dat beide partijen het gevoel hebben dat ze op de een of andere manier hebben gewonnen.
Het idee is om een probleem op te lossen en dit te doen met ieders behoeften in gedachten. En om het doel te bereiken, moeten we enkele fasen doorlopen die ons zullen helpen om tot een succesvol einde te komen.
Het onderhandelingsproces en de dominante positie
Soms bevinden we ons in onderhandelingsprocessen waarin een van de partijen een machtspositie heeft. Een voorbeeld kan een bedrijf zijn dat veel leveranciers heeft en een voordeel heeft bij het kiezen ervan. Een ander voorbeeld is het geval van een basisproduct dat slechts een paar bedrijven kunnen maken.
Deze situaties kunnen van een pact een oplegging maken en daarom moeten we voorzichtig zijn. Ten eerste omdat elke verplichting wordt afgedwongen en uiteindelijk een impact heeft op dat pact. Ten tweede, hoewel we onze criteria kunnen opleggen, is het veel effectiever en efficiënter om dit te doen met instemming van de andere partij.
Fasen van het onderhandelingsproces
Een onderhandeling moet zorgvuldig worden gepland en bestudeerd. Houd er rekening mee dat we er veel in spelen. Stel dat we het hebben over een contract met een goede opdrachtgever of een arbeidsovereenkomst. Laten we nu eens kijken naar de fasen die het zou kunnen hebben.
- Allereerst informatie: Als we te maken krijgen met iemand of met een organisatie of bedrijf, moeten we die persoon grondig kennen. U moet alles onderzoeken, onderzoeken, zoeken wat we kunnen over uw doelen, ethische principes of behoeften.
- Tweede stap, schrijf het op: Schrijven, digitaal of met potlood en papier, is essentieel. We moeten alles wat we willen bereiken onder woorden brengen. We moeten het hoofddoel en de hulpstoffen definiëren die ons bij het eerste zullen helpen.
- Derde stap, leer toe te geven: Een onderhandeling gaat nooit zoals gepland. Het is echter makkelijker voor ons om niet af te wijken van wat ons interesseert als we een plan hebben. Maar er moet ook duidelijkheid zijn over mogelijke onvoorziene omstandigheden. We moeten weten wat we moeten doen als er op elk van de punten geen overeenstemming wordt bereikt.
- Stap vier, empathie: Nu is het tijd om te praten met de klant, leverancier, werknemer, werkgever … en je moet je inleven. Dit concept is gemakkelijk te begrijpen, verplaats jezelf in de ander. Het lastige is helaas om het in de praktijk toe te passen. Je kunt trainen met vrienden of familie, kijken in hoeverre je empathisch kunt zijn en actie ondernemen om te verbeteren.
- Tot slot de afsluiting: We zijn aan het einde gekomen, de andere partij is blij, we hebben ze overtuigd. Dus het is tijd om de deal te sluiten en we weten niet hoe we het moeten doen omdat we het niet hadden gepland. Daarom is het belangrijk om duidelijk te zijn over hoe we het gaan afsluiten. Alle details moeten worden bestudeerd en er moet rekening mee worden gehouden en waar nodig moeten opties worden verstrekt.
Voorbeeld van onderhandelingsproces
Stel, we werken in een reclamebureau en we moeten een campagne verkopen aan een schoenenbedrijf. Morgen hebben we het gesprek met de commercieel directeur die het gunstige rapport aan de algemene directie zal brengen. We moeten ons voorbereiden zoals ons is geleerd en vooral ons huiswerk afmaken.
Ten eerste moet je Google of een andere zoekmachine gebruiken om zoveel mogelijk over het bedrijf te weten te komen. We moeten uw product, uw verkoopbeleid, het profiel van uw klanten kennen. Afgezien van de informatie die we verzamelen, zal de klant ons zelf een nog belangrijkere verstrekken. Neem altijd een potlood en papier mee om aantekeningen te maken.
De tijd is gekomen. De klant is vriendelijk maar afstandelijk, iets heel logisch. Daarom moeten wij hetzelfde doen. En de onderhandeling begint. Hij vraagt ons hoe we de campagne gaan promoten, in welke media en natuurlijk tegen welke prijzen. Maar geen probleem, we hebben ons huiswerk gedaan en hebben noodplannen.
Na een moeizame onderhandeling waarin er enkele (reeds voorziene) variaties op het oorspronkelijke plan zijn geweest, is het tijd om te praten over de uiteindelijke prijs en te sluiten. Het is handig om een samenvatting te maken van alles wat is afgesproken, maar zonder onnodige vertraging moet je ter zake komen. Als we de stappen volgen, is afsluiting in dit onderhandelingsproces bijna verzekerd en heeft iedereen er baat bij.