De span of control verwijst naar de uitbreiding in de commandostructuur die het management in staat stelt de effectiviteit en efficiëntie op het werk onder controle te houden.
Organisaties hebben verschillende structuren en deze variëren afhankelijk van het aantal werknemers, de economische activiteit waarbij ze betrokken zijn en het type organisatiecultuur dat ze aannemen.
In die zin ontstaat de behoefte om eenheden te rangschikken, bevelslijnen te definiëren en in het algemeen functies onder het team te verdelen, zodat ze efficiënt worden uitgevoerd. Deze hiërarchische verdeling wordt de controlesectie genoemd.
Soorten bedieningssecties
Controlebereiken kunnen breed, smal en gebalanceerd zijn. Wat zal afhangen van het aantal werknemers dat onder de hiërarchie van een leiderschap staat.
Brede bedieningssecties
De brede controlesecties zijn organisaties waar het hoofdkantoor een aanzienlijk aantal werknemers onder hun hoede heeft. Daarom is de toezichthoudende macht over hen beperkter, omdat ze vanwege de tijd en de taken die ze moeten vervullen, niet in staat zijn om ze allemaal gedurende een periode te controleren.
Dit betekent echter niet dat het negatief is. Dit komt omdat werknemers het waarderen dat ze meer autonomie krijgen in hun taken en dat functies aan hen worden gedelegeerd. Een zaak die in dit geval eerder uit noodzaak dan uit initiatief voortkomt.
Ook wordt een brede span of control doorgaans gezien in meer horizontale organisaties. Organisaties waar samenwerken is en er zijn maar weinig hoofden die beslissingen nemen die een groot aantal werknemers verlagen.
Smalle bedieningssecties
Daarentegen zijn smalle controlebereiken het tegenovergestelde van wat hierboven is vermeld. Dit betekent dat er een groter aantal hoofden is voor elke groep werknemers, wat een constant toezicht op hun activiteiten en taken mogelijk maakt.
In feite overheersen managers, wat soms overweldigend kan zijn, omdat werknemers minder autonomie hebben en minder in staat zijn om beslissingen te nemen in de manier waarop ze hun werk doen.
Een ander belangrijk aspect om te overwegen is dat, aangezien er een groter aantal managers is, de interne communicatie van het management naar de werknemers langzamer kan verlopen of onderhevig kan zijn aan interpretaties die van invloed zijn op wat ze wilden instrueren.
Daarom is het met dit type structuur belangrijk om rekening te houden met de interne communicatiekanalen, zodat belangrijke berichten naar beneden gaan in een kanaal waarin alle medewerkers ze tegelijkertijd ontvangen en deze actie niet op de tussenliggende hoofden valt .
Gebalanceerde bedieningssecties
Een bedrijf met evenwichtige controlesecties moet een voldoende aantal hoofden hebben om instructies te geven, taken te delegeren en de toevertrouwde acties op te volgen, zonder de noodzaak om voortdurend de werkruimten van de medewerkers te herzien.
Op het eerste gezicht lijkt het de beste optie. De kosten die nodig zijn om dit aantal bazen te hebben, zijn echter aanzienlijk hoger dan die van bedrijven met een uitgebreide span of control.
Maar waarom zijn er dan bedrijven die smalle controlesecties gebruiken, als deze duurder zijn?
Bedrijven die zich toeleggen op de productie van bijvoorbeeld zeer delicate goederen en/of diensten; massaproductie, of transport- en logistieke diensten, vereisen extreem toezicht in de hele productieketen, aangezien een fout een grote productie kan beïnvloeden en standaard aanzienlijke geldverliezen. Het is om deze reden dat bedrijven deze processen verzekeren met veel mensen die kwaliteitscontroles controleren en uitvoeren.
Samengevat, de controlesecties zijn aangepast aan de behoeften die bedrijven hebben, hetzij vanwege hun economische activiteit, hun productieprocessen, de kenmerken van hun klanten, hun middelen of hun eigen organisatiecultuur.
