Boekhoudfraude is een opzettelijke handeling van aan een bedrijf gelieerde partijen (management, medewerkers, klanten, enz.) die wordt begaan om door middel van bedrog een oneerlijk of onwettig voordeel te verkrijgen.
Er is sprake van boekhoudfraude wanneer een onregelmatigheid opzettelijk wordt begaan om bijvoorbeeld betere winsten op te leveren. Er zijn ook gevallen van fraude door werknemers door diefstal, overmaking of verzwijging van geld. Hierdoor zijn er boekhoudnormen die de transparantie van de boekhouding vergemakkelijken.
Omstandigheden die aanzetten tot fraude
Om boekhoudfraude te plegen, moet doorgaans aan een reeks voorwaarden worden voldaan die de handeling vergemakkelijken. Deze voorwaarden worden gedefinieerd door de Fraudedriehoek, een model van de Amerikaanse criminoloog Donald Cressey. Ze zijn als volgt:
- Incentives of druk: Als een CFO bijvoorbeeld aan het einde van het jaar een extra vergoeding krijgt als zijn bedrijf een resultaat presenteert dat hoger is dan een miljoen dollar, kan hij worden gestimuleerd om fraude te plegen om dit cijfer te bereiken en dus deze vergoeding te kunnen krijgen. In dit geval zouden we te maken hebben met een geval van boekhoudfraude, geconditioneerd door prikkels. Er kunnen zich echter ook gevallen van druk voordoen waarbij iemand uit noodzaak (gebrek aan middelen of druk om financiële plannen na te komen) belandt in het plegen van fraude.
- Kans: Zonder twijfel de noodzakelijke voorwaarde om teleur te stellen. Dit gebeurt wanneer een persoon zijn vertrouwenspositie binnen een bedrijf misbruikt en financiële problemen kan oplossen met een lage perceptie van het risico om ontdekt te worden.
- Houding / rationalisatie: Het zijn de rechtvaardigingen die een persoon tegenover zichzelf gebruikt wanneer hij voor de eerste keer fraude pleegt. Deze personen beschouwen zichzelf over het algemeen als eerlijke mensen en proberen zichzelf te rechtvaardigen met ethische gedachten dat wat ze doen niet illegaal is. Bijvoorbeeld met gedachten als 'mijn baas doet het ook', 'mijn familie heeft het nodig' of 'ik leen gewoon geld van de kassa'.
Maatregelen die door het management moeten worden genomen om boekhoudfraude te voorkomen
Vervolgens gaan we een reeks maatregelen noemen die de administratie van een bedrijf gewoonlijk in bedrijven vaststelt om deze gevallen te voorkomen:
- Identificeer de belangrijkste risico's, afhankelijk van het type bedrijf en activiteit, en dat deze worden gemitigeerd door een effectief intern controlesysteem. Een bedrijf met veel mutaties in de schatkist moet bijvoorbeeld afstemmingen maken tussen de ontvangsten en betalingen van het bankafschrift met die in de boekhouding.
- Voer periodieke tests uit om te controleren of deze controles goed werken.
- Functiescheiding zodat een operatie door meerdere mensen wordt beoordeeld. Dus als een van hen fraude pleegt, zal de volgende die in het proces ingrijpt, dit kunnen detecteren.
- Zorg voor een staf met eerlijke mensen en met de nodige vaardigheden om hun functies uit te voeren.
- Stel de verantwoordelijkheid van elke persoon correct in.
Hier zijn enkele stappen om boekhoudfraude te voorkomen.