Het op nul gebaseerde budget is een document dat aangeeft hoeveel en waar de middelen van een bedrijf worden toegewezen, met als doel meer winstgevendheid en efficiëntie te bereiken door onkostenposten opnieuw toe te wijzen.
Met andere woorden, het op nul gebaseerde budget gaat verder dan een reguliere begroting of een standaardrapportage.
Het is een financiële en boekhoudkundige techniek waarmee we inefficiënte en zelfs nutteloze uitgaven kunnen identificeren. Vanuit deze basis wordt beoogd de uitgavenposten te promoten die een grotere positieve impact hebben voor de onderneming. Hoe? Degenen die het niet waard zijn verminderen of laten verdwijnen.
Een veelvoorkomend voorbeeld is wanneer soortgelijke uitgaven worden verdubbeld. Het kan zijn dat een bedrijf twee gelijktijdige internetlijnen van verschillende providers heeft afgesloten. In dit scenario moeten we overwegen een van de twee providers te elimineren en degene te behouden die ons dezelfde service biedt tegen de laagste prijs.
Stadia van op nul gebaseerde budgettering
Bij het opstellen van de zero-based begroting moet een reeks stappen doorlopen worden zodat het resultaat is wat we echt verwachten. Dit budget zal naar verwachting het bedrijf in het algemeen transformeren. Dit, aangezien de herverdeling van de uitgaven gevolgen zou hebben voor alle niveaus en afdelingen hiervan.
Vervolgens zou het proces van het maken van een op nul gebaseerd budget als volgt verlopen:
Op deze manier kan op basis van deze vijf fasen praktisch allesomvattend een verandering worden doorgevoerd op alle niveaus van de organisatie.
- Een primair doel stellen: Het gaat erom duidelijk te zijn voordat we beginnen met het ontwikkelen van het werk dat het op nul gebaseerde budget veronderstelt wat we willen bereiken of verbeteren in ons bedrijf. Een voorbeeld doet zich voor wanneer het doel is om de kosten te verlagen om een bepaalde lage inkomensfase van de onderneming te compenseren. Dit gebeurt als het bedrijf een bedrijf heeft dat in bepaalde seizoenen van het jaar beter werkt. Een goed voorbeeld hiervan zijn de themaparken in zomer en winter.
- Definitie van beslissingsniveaus: Deze fase is verantwoordelijk voor het definiëren van de controleniveaus die worden ingesteld tussen de verschillende commandolijnen van het bedrijf. Hiervoor is het optimaal om weinig lijnen te hebben, maar met een grote vloeiende communicatie en een aanwezigheid waarin bijna alle niveaus zich geïdentificeerd kunnen voelen. Een voorbeeld is het geval van het grote bedrijf dat is opgedeeld in een veelheid aan afdelingen. Om ervoor te zorgen dat er een goede communicatie tussen hen is en om in dezelfde richting te gaan, moeten de commando's van de afdelingen samen met de algemene commando's van het bedrijf goed worden gedefinieerd. Zo kunnen bijvoorbeeld problemen die zich op verschillende afdelingen voordoen, worden geïdentificeerd en geanalyseerd.
- Ontwikkeling van beslissingsstrategieën: Op basis van een of meer gedefinieerde doelstellingen en effectieve beslissingsniveaus gaan we over tot de implementatie van de strategie die ons in staat stelt om de doelstellingen op alle niveaus te bereiken. Een voorbeeld hiervan zijn de minimumdoelstellingen die zijn vastgelegd in arbeidsovereenkomsten die variabel belonen naar gelang van de verkochte producten of diensten.
- Uitvoering van strategieën: Hier begint de strategie die op alle niveaus van de organisatie is ontwikkeld om de vastgestelde doelstellingen te bereiken. In deze fase worden de doelstellingen en de nieuwe realiteit van het bedrijf op de proef gesteld en worden er bepaalde veranderingen doorgevoerd om het proces te verbeteren. Enkele gevallen die als voorbeeld kunnen dienen, zijn wanneer een middenkader van mening is dat de doelstellingen boven of onder de capaciteiten van het verantwoordelijke personeel liggen. Hierdoor zal de minimaal te bereiken belasting worden verlaagd of verhoogd.
- Procesbeoordeling: In deze laatste fase van het proces wordt gecontroleerd of doelstellingen, deadlines en de manier waarop de strategie tot stand is gekomen, worden gehaald. Hiermee willen ze bijvoorbeeld ondeugden identificeren die kunnen voorkomen. Een enigszins frequent geval is dat van de opeenstapeling van bepaalde algemene kosten zonder hun specifieke nut of bestemming te identificeren. Op deze manier behandeld kunnen worden van de aanschaf van koffie voor medewerkers tot folio's voor op kantoor. Door deze kosten te definiëren, kunnen we analyseren wat de behoeften van het bedrijf zijn en hoe het proces kan worden verbeterd.
Dus, hoewel het proces vijf fasen heeft en elk van hen de vorige vereist die eraan voorafgaat, kan het, afhankelijk van het bedrijfsmodel en de behoefte, worden aangepast met nog meer fasen.
Voor- en nadelen van op nul gebaseerde budgettering
Aangezien het op nul gebaseerde budget veel werk vereist en invloed heeft op de manier waarop dingen in het bedrijf worden gedaan, zullen de volgende sterke en zwakke punten blootleggen die de implementatie en implementatie ervan met zich mee kan brengen:
Aangezien de voordelen alleen opwegen tegen de nadelen door het proces correct uit te voeren, is het op alle niveaus winstgevend om een op nul gebaseerd budget te hanteren.
Met andere woorden, door elk van de fasen van het proces met succes af te ronden, gaat het bedrijf van een situatie van bepaalde inefficiëntie en onzekerheid naar het bepalen van bepaalde doelstellingen, een krap budget en een herverdeling van middelen. Hierdoor wordt het bedrijf economisch duurzamer.
Voorbeelden van op nul gebaseerde budgettering
Situaties waarin de realisatie van een zero-based budget heeft geleid tot de identificatie van bepaalde onevenwichtigheden of problemen in een bedrijf worden hieronder toegelicht:
- Verdubbeling van uitgaven: Identificeer dubbele uitgaven, dat wil zeggen, ze bieden dezelfde service en een enkel bedrijf dat deze biedt, is nuttig voor ons. Voorbeelden zijn telefonie, abonnementen van soortgelijke software, aanschaf van producten van dezelfde aard, etc.
- Identificatie van overbodige of onnodige uitgaven: Tijdens het op nul gebaseerde budgetproces kunnen we onkostenposten vinden die nergens op slaan. Voorbeelden zijn uitgaven op toeslagen voor werknemers zonder dat ze ergens heen reizen.
- Onkostenprognose: We proberen te besteden volgens de behoeften van het bedrijf, zonder excessen. Dit gebeurt bijvoorbeeld bij seizoensbedrijven die de toewijzing van middelen moeten aanpassen aan de zomerperiode. Een voorbeeld is dat voor een restaurant de aankoop van ijs in de zomer meer zal plaatsvinden dan in de winter.
- Kostenverdeling volgens ratio's: Hoewel alle afdelingen hun eigen specifieke toewijzing kunnen hebben, zal de afdeling die de hoogste ROI heeft op wat erin wordt geïnvesteerd, het meest winstgevend zijn om de investering erin te vergroten. Een afdeling die sterk leunt op dit soort visie is de marketingafdeling.
Dit zijn enkele van de situaties die in bedrijven voorkomen. Afhankelijk van de sector, de omvang en het businessmodel van de organisatie zullen bij het opstellen van het zero-based budget veelal een of ander verbeter- of rectificatiepunt worden gevonden.
Standaard kosten
