Kennismanagement is een proces dat een systematische, logische en georganiseerde volgorde volgt om kennis te produceren, over te dragen en toe te passen.
In wezen vindt kennismanagement toegepast op organisaties plaats wanneer kennis en ervaringen worden overgedragen van de ene persoon of groep naar een andere persoon of groep die deel uitmaakt van een organisatie.
Kennismanagement is daarom een faciliterend systeem dat individuele en collectieve ervaringen overdraagt. Deze ervaringen maken deel uit van de kennis van de human resource die in een organisatie werkt. Het doel is ervoor te zorgen dat deze kennis een toegevoegde waarde wordt voor het bedrijf en het een duurzaam voordeel geeft ten opzichte van de anderen.
Omdat kennis niet als iets exclusiefs voor elke werknemer kan worden beschouwd. Kennis wordt gedeeld en wordt een belangrijke asset voor het bedrijf. Door kennis te delen kan iedereen er gebruik van maken en hierdoor kunnen bedrijven hun efficiëntie en productiviteit verhogen.
Met andere woorden, kennismanagement stelt bedrijven in staat om toegevoegde waarde toe te voegen aan de producten en diensten die ze op de markt verkopen. Door deze toegevoegde waarde onderscheiden zij zich wezenlijk van de concurrentie.
Is informatie hetzelfde als kennis?
We moeten duidelijk maken dat informatie en kennis niet hetzelfde betekenen.
1. Informatie
De informatie omvat ongetwijfeld een reeks gegevens die zijn gestructureerd volgens hun relevantie en doel. Informatie is een bericht dat wordt verzonden naar een persoon of een groep mensen die deel uitmaken van een organisatie. Dit bericht wordt verzonden om de voorgestelde doelstellingen te bereiken.
2. Kennis
Terwijl kennis een verzameling kennis is die vaak moeilijk te communiceren is. Om deze reden is het noodzakelijk dat er binnen de organisatie een reeks handleidingen, tabellen, diagrammen en elk ander hulpmiddel wordt ontwikkeld om ze te helpen overbrengen.
Aan de andere kant evolueert kennis voortdurend. Het evolueert door interactie met de mensen die het gebruiken en de omgeving waarin de organisatie opereert. Kennis wordt dus continu aangevuld en verbeterd.
Soorten kennis
Er zijn twee hoofdzakelijk twee soorten kennis:
1. Expliciet:
Expliciete kennis is immers het type kennis dat een zekere mate van formalisering bereikt op het moment dat documenten, regels, codes en normen worden uitgewerkt. Hierdoor kan het overdrachtsproces gemakkelijk worden gemaakt door middel van trainingen en cursussen voor de vorming die permanent moeten worden aangeboden voor human resources.
2. stilzwijgend
Impliciete kennis is nu de kennis die elke persoon die deel uitmaakt van het bedrijf heeft en die verband houdt met de opgedane ervaring en vaardigheden. Het is van groot belang voor elk bedrijf, maar het is moeilijker om te communiceren en te delen.
Bijgevolg is het een immaterieel actief en moeilijk te formaliseren. Omdat het een reeks overtuigingen, waarden, intuïties en emoties omvat. Om die reden is het moeilijk om het met woorden te formaliseren, omdat het via affectieve acties wordt geëxternaliseerd.
Voordelen van het gebruik van kennisbeheer
Organisaties die kennismanagement goed toepassen, profiteren van de volgende voordelen:
1. Gemakkelijke toegang tot nuttige en relevante kennis
Ten eerste heeft iedereen in de organisatie snel toegang tot kennis als goed kennismanagement wordt toegepast. Deze kennis is nuttig en relevant.
Door eenvoudig toegang te hebben tot de kennis die binnen de organisatie aanwezig is, kan iedereen duidelijk weten wie de stilzwijgende of begrepen kennis heeft. En het is bekend waar de expliciete kennis te vinden is, dat wil zeggen degene die duidelijk en gedetailleerd moet worden gespecificeerd.
2. Tijdsbesparing
Ten tweede is het door goed beheer van kennis mogelijk om de tijd die bedrijven besteden aan het ontwikkelen van nieuwe producten te verminderen. Evenzo is er minder tijd nodig om bestaande producten te verbeteren. En ook de tijden in de oplossing van de problemen die zich voordoen worden geminimaliseerd.
3. Kostenreductie
Ten derde worden de kosten in het algemeen verlaagd, omdat de kosten die gepaard gaan met herhaalde fouten worden geëlimineerd. Als je voldoende kennis hebt van de processen, worden er minder fouten gemaakt en neemt de efficiëntie van het bedrijf toe.
4. Beheer van bijgewerkte en innovatieve kennis
Ten slotte kan, als kennismanagement op de juiste manier wordt toegepast, nuttige en relevante kennis voortdurend worden vernieuwd. Hierdoor blijft de kennis waarmee de medewerkers van de organisatie omgaan altijd up-to-date. Evenzo zal kennis altijd vernieuwend zijn, zodat het bedrijf beter inspeelt op de veranderingen die zich kunnen voordoen.
Wat zijn de belangrijkste elementen van kennismanagement?
Natuurlijk is kennis eigendom van de mensen of het menselijk kapitaal dat deel uitmaakt van een organisatie. De belangrijkste elementen van belang bij kennisbeheer zijn echter de vaardigheden en informatie waarover mensen beschikken.
Over het algemeen weten we allemaal dat de kennis van het menselijk kapitaal van een bedrijf een essentiële en beslissende hulpbron is voor een organisatie. Aangezien, van het goede of slechte gebruik en gebruik dat ervan wordt gemaakt, het succes of falen van het bedrijf zal afhangen.
Uiteraard vormt deze kennis de knowhow van de organisatie. Als het bedrijf erin slaagt om dit immaterieel actief op de juiste manier te benutten, kan het succes boeken. Daarom is het noodzakelijk dat deze kennis wordt opgeslagen en georganiseerd in de informatiesystemen van het bedrijf.
Immers, wanneer er een goed gestructureerd informatiesysteem is, kan deze kennis snel en efficiënt worden ontsloten. Dit alles vergemakkelijkt de besluitvorming in elke situatie of probleem dat zich voordoet.
Tools die worden gebruikt bij kennisbeheer
De belangrijkste tools die kunnen worden gebruikt bij kennisbeheer zijn:
- Bedrijfseducatie: Omvat allerlei trainingen en workshops die medewerkers buiten het bedrijf krijgen. Het is een formeel proces om de kennis te ontvangen, zodat ze zelfs naar universiteiten kunnen gaan.
- Vaardighedenbeheer: Het is een strategisch model waarin de vaardigheden en attitudes waarover de medewerkers van de organisatie moeten beschikken, worden bepaald en beheerd. Dit om de gestelde doelstellingen te halen
- Informatiemanagement: Het verwijst naar de informatiesystemen die de informatie hebben geordend en georganiseerd. Zodat het gemakkelijk iedereen bereikt die het nodig heeft en dus het besluitvormingsproces eenvoudiger wordt.
- Leren in de organisatie: Het motiveert collectief leren, zodat een proces van constante innovatie ontstaat. Waarbij duidelijk is dat fouten geen mislukking zijn, maar dat fouten helpen bij het continu verbeteren van het bedrijf.
- Concurrerende intelligentie: Het gaat erom in contact te blijven met de markten om nieuwe zakelijke kansen te vinden. Op dezelfde manier stelt het de onderneming in staat om te anticiperen op de risico's die op haar van invloed kunnen zijn en deze op een meer gepaste manier het hoofd te bieden.
Concluderend kan worden gesteld dat de toepassing van kennismanagement voor elk bedrijf gunstig is. Omdat het de organisatie in staat stelt om betere strategieën, praktijken, technieken en oplossingen te gebruiken. Met als resultaat een verhoging van de efficiëntie en productiviteit van de organisatie. Evenzo wordt de besluitvorming verbeterd door processen te standaardiseren.