Steeds meer ondernemers wonen openbare aanbestedingen bij. Het doel van deze prijsvragen is dat de Administratie een goed of een dienst in de best mogelijke omstandigheden verwerft.
De publieke sector vraagt ook om goederen en diensten. Voor dit alles is de openbare aanbesteding in het leven geroepen. Bij het aanspreken van de markt stelt de Rijksoverheid een aantal voorwaarden vast voor alle bedrijven die willen deelnemen aan een aanbestedingsprocedure met overheidsinstanties.
Hoe werkt een openbare prijsvraag?
In de eerste plaats moet vermeld worden voor welk type Overheid de openbare aanbestedingsprocedure wordt aangekondigd (nationaal, regionaal of lokaal). Het type contract moet ook worden gespecificeerd, zonder te vergeten te specificeren welke overheidsinstantie zal worden belast met het aanbesteden.
De lakens
Een fundamenteel document zijn de specificaties. Het is mogelijk om onderscheid te maken tussen twee klassen van specificaties: administratief en technisch. In de administratieve specificaties staan onder meer de economische voorwaarden (budget), looptijd van het contract, de wijze waarop bedrijven hun voorstellen moeten presenteren en de garanties. Anderzijds zullen de technische specificaties de specifieke vereisten van het werk of de dienst gedetailleerd beschrijven.
Het lijdt geen twijfel dat voor particuliere bedrijven de mogelijkheid om toegang te krijgen tot contracten met overheidsdiensten een geweldige kans is om hun bedrijfsvolume te vergroten.
Opdat een bedrijf zich kan presenteren bij een openbare aanbesteding, is het noodzakelijk dat de aangeboden opdracht is aangepast aan de activiteit die het uitoefent. Als algemene regel wordt het bedrijf verzocht om zijn CIF, de statuten, de sector waarin het actief is, te verstrekken, dat het up-to-date is met de betaling van belastingen, dat het voldoet aan de socialezekerheidsverplichtingen, dat het goedkeuringen geeft en garanties en dat levert geen juridische onverenigbaarheden op. De reden waarom deze informatie wordt gevraagd is om te komen tot een transparantere en efficiëntere openbare aanbesteding.
De voorstellen van de bedrijven en de award
Het door het bedrijf ingediende voorstel moet ook een technisch rapport bevatten met het project dat is ingediend bij het openbaar bestuur, evenals een economisch voorstel met gedetailleerde projectcijfers.
Zodra de bedrijven hun voorstellen hebben ingediend, zullen de evaluatie en selectie van de verschillende projecten overeenkomen met de "aanwervingstabel". Nu moet de beslissing van de aanwervingstabel gebaseerd zijn op een reeks technische en economische criteria die eerder zijn vastgesteld.
Sleutelfactoren bij openbare aanbestedingen
We weten al in grote lijnen wat een openbare aanbesteding inhoudt. Er moet echter rekening worden gehouden met het feit dat er een sterke concurrentie is tussen particuliere bedrijven die meedingen naar contracten met openbare entiteiten. Bedrijven moeten daarom rekening houden met een aantal zaken.
In eerste instantie moet je rekening houden met wat het openbaar bestuur zoekt. Daarom is het handig om vloeiend contact te houden met de verschillende administraties en je bewust te zijn van het soort behoefte dat ze proberen te bevredigen. Het is altijd handig om het product of de dienst te kunnen presenteren voordat de award plaatsvindt.
De manier waarop informatie wordt gepresenteerd en gestructureerd voor overheidsdiensten is van cruciaal belang. U moet aan alle formele vereisten voldoen, de structuur van het bedrijf gedetailleerd beschrijven door middel van een organigram, eerdere ervaring verstrekken en het type product of dienst dat wordt aangeboden specificeren.
Het meest economische project presenteren is niet altijd een garantie voor succes. Als een bedrijf een te goedkoop bod uitbrengt, kan dit zelfs een rampzalige manoeuvre zijn die ertoe leidt dat het contract moet worden verbroken en bijgevolg geen nieuwe contracten met de administratie kan ondertekenen.
Omwille van transparantie en efficiëntie is de solvabiliteit een factor in de grote vraag van overheidsdiensten. Dat wil zeggen, de economische capaciteit van bedrijven om aan hun verplichtingen te voldoen. Een goede solvabiliteit zal dan ook een positief te waarderen element zijn tijdens het biedingsproces.
Een ander aandachtspunt is de mogelijkheid om allianties aan te gaan met andere bedrijven. Dit helpt vooral kleinere bedrijven, waardoor ze lagere prijzen kunnen aanbieden.
Ten slotte, en dat is niet onbelangrijk, moet u de deadlines voor het aanleveren van de documentatie nauwgezet respecteren, de bureaucratische procedures perfect naleven en er rekening mee houden dat een goede dienstverlening aan de administratie het begin kan zijn van een langdurige relatie.