Bureaucratie is een organisatiesysteem dat wordt gekenmerkt door processen die gecentraliseerd of gedecentraliseerd kunnen worden, verdeling van verantwoordelijkheden, specialisatie, hiërarchie en onpersoonlijke relaties.
Dit concept heeft betrekking op overheidsinstellingen. Via de bureaucratie wordt niet alleen gestreefd naar het bereiken van een reeks doelstellingen, maar het is ook de bedoeling dat deze doelen zo efficiënt mogelijk worden bereikt.
De term bureaucratie komt van het Franse «bureaucratie», en op zijn beurt komt dit van bureau (office of desk) en -cratie, (-cracia, wat regering betekent).
Kenmerken van de bureaucratie
Dit zijn de karakteristieke kenmerken van het bureaucratische systeem:
- De regels worden vooraf schriftelijk vastgelegd.
- De posities zijn duidelijk omschreven.
- Werkzekerheid en promotiemogelijkheden.
- Arbeidsverdeling.
- Hiërarchie van autoriteit: Er wordt een commandostructuur herkend.
- Procedures en routines of dagelijkse taken zijn gestandaardiseerd.
Nadelen van bureaucratie
De bureaucratie wordt vaak bekritiseerd vanwege een aantal nadelen, zoals hieronder aangehaald:
- Stijfheid bij het nemen van beslissingen. Alles moet volgens de regels gebeuren.
- Traagheid in de processen. Door de stijfheid zijn de processen traag en inflexibel.
- Het kan leiden tot situaties van nepotisme of corruptie.
- De beslissingsbevoegdheid is in handen van degene met de hoogste rang, niet degene die meer capabel of beter gekwalificeerd is.
- Er wordt geen rekening gehouden met de mening van degenen die het er niet mee eens zijn.
- Er kunnen regels worden gemaakt die met elkaar in tegenspraak zijn.
- Geloof dat het systeem perfect is, weinig zelfkritiek.
Voordelen van bureaucratie
Ondanks de nadelen heeft een bureaucratisch systeem de volgende voordelen:
- Voldoende prestaties op de werkvloer.
- De functies en taken zijn goed gedefinieerd.
- Verantwoordelijkheden zijn goed gedefinieerd, waardoor conflicten tussen de mensen die deel uitmaken van de organisatie worden vermeden.
- Voorspelbaarheid: alles verloopt volgens de regels.
- Beslissingen zullen snel worden genomen.
- Meritocratie, dat wil zeggen, er zal een selectie zijn op basis van bekwaamheid en competentie.
Bureaucratie volgens Max Weber
Max Weber (1864-1920) was een Duitse econoom en socioloog die het moderne concept bureaucratie ontwikkelde. Weber definieerde bureaucratie als de meest efficiënte vorm van organisatie, rekening houdend met de complexiteit van het staatsapparaat, overheidsinstanties en de behoeften van een voortdurend veranderende en evoluerende samenleving.