Er is een veelvoud aan onderhandelingstheorieën die perfect werken binnen onze grenzen. Het komt echter steeds vaker voor dat klanten, leveranciers of collega's in het buitenland zitten. Iemand kan in zijn land uitstekende communicatieve vaardigheden hebben, maar als hij eenmaal naar het buitenland gaat, is het moeilijker voor hem om te communiceren omdat zijn vaardigheden zich niet automatisch aanpassen aan andere culturen.
In sommige culturen kan emotioneel gedrag passender en effectiever zijn, terwijl hetzelfde gedrag in een ander land onfatsoenlijk en ongepast kan zijn. Een studie uitgevoerd door Erin Meyer in Harvard Business Review plaatst in een coördinatensysteem de manier van omgaan in het bedrijfsleven afhankelijk van het land van herkomst, volgens de emotionele zeggingskracht en de wil tot confrontatie.
Een hechte en zelfs vriendelijke houding tijdens een onderhandeling kan zeer effectief zijn in mediterrane landen (zoals Spanje, Frankrijk en Italië), in Mexico en India, maar kan ongepast en onvolwassen zijn in Scandinavische landen (Zweden, Denemarken, enz.) of in Japan bijvoorbeeld.
Algemeen wordt aangenomen dat landen die zich emotioneler uiten ook meer confronterend zijn. In plaats daarvan maakt het bovengenoemde onderzoek duidelijk dat dit niet altijd het geval is. In sommige zeer emotionele landen zoals Israël en Frankrijk is het normaal dat de confrontatie aan het licht komt, maar in andere zeer emotionele landen zoals Mexico, Brazilië of India kan onenigheid en confrontatie worden gezien als gebrek aan respect. Ook in emotieloze landen als Duitsland, Nederland en Denemarken wordt een open confrontatie en debat als positief en noodzakelijk beschouwd, op voorwaarde dat het kalm en objectief is. In landen die niet erg emotioneel zijn en niet erg openstaan voor confrontaties, zoals Japan en Zuid-Korea, is het belangrijk om op de hoogte te zijn en heel subtiel te zijn bij het onderhandelen.
De truc, zoals de auteur van het artikel, Erin Meyer, aangeeft, is om op de hoogte te zijn van handelssignalen en percepties en acties aan te passen om betere resultaten te behalen:
- De manier van uitdrukken aanpassen: Voor sommige mensen kan beginnen met een "ik ben helemaal tegen" het begin zijn van een levendige en effectieve discussie om de ontmoeting te zoeken, terwijl diezelfde uitdrukking in andere culturen het einde van de onderhandeling kan zijn. In deze gevallen is het beter om iets te zeggen als "leg uit waarom je dat denkt" of "Ik begrijp niet helemaal wat je bedoelt".
- Weet hoe je emoties kunt uiten of in bedwang kunt houden: In sommige culturen is het gebruikelijk en volkomen gepast om je stem te verheffen tijdens onderhandelingen, of hartstochtelijk te lachen om het gesprek dichterbij te brengen, zelfs om je gesprekspartner op de arm aan te raken, of een vriendelijke arm om je heen te slaan. In andere culturen wordt zelfexpressie niet alleen als vervelend of verrassend gezien, maar kan het ook duiden op een gebrek aan professionaliteit.
- Leer hoe ze vertrouwen opbouwen in andere culturen: Over het algemeen zijn ze verdeeld in twee affectieve en cognitieve. De cognitieve zijn meer gebaseerd op vertrouwen in de capaciteiten en prestaties van de andere persoon, terwijl de affectieve zijn gebouwd om samen koffie te drinken, te sporten of te lachen, wat duidt op genegenheid en empathie.
- Vermijd ja-nee te zeggen bij vragen: Op een bepaald moment tijdens de onderhandeling zullen er voorstellen komen, en op dat moment wordt verwacht te horen of de andere partij het accepteert. Een van de meest verwarrende aspecten van internationale onderhandelingen is dat ze in sommige culturen het woord 'ja' gebruiken als de ware betekenis nee is. In andere culturen is 'nee' de meest voorkomende reflexmatige reactie, en het betekent vaak 'Laten we er ruzie over maken'.
- Wees voorzichtig met wat je opschrijft: Amerikanen zijn bijvoorbeeld sterk afhankelijk van contracten, meer dan welke andere cultuur dan ook. Wanneer er een overeenkomst is, wordt deze afgesloten met een document en de wettigheid maakt het contract tussen onbekende personen gemakkelijker. In andere culturen, vooral waar het rechtssysteem traditioneel minder betrouwbaar is, komen contracten minder vaak voor en vertrouwen mensen meer op het woord van de andere partij. Het meenemen van een document om te ondertekenen kan bij de ander de indruk van wantrouwen wekken.
Vergeet ten slotte de universele regels niet: wanneer u over een overeenkomst onderhandelt, moet u overtuigen en reageren, overtuigen en finesse hebben, uw punten voorstellen terwijl u zorgvuldig werkt om tot een overeenkomst te komen. In het heetst van de discussie is wat er gezegd wordt belangrijk. Maar het gegenereerde vertrouwen, de subtiele boodschappen die worden begrepen en het vermogen om gedrag aan te passen aan de context waarin het zich bevindt, maken uiteindelijk het verschil tussen succes en falen - voor Amerikanen, Chinezen, Brazilianen en voor iedereen.