Een inkooporder, ook wel inkooporder genoemd, is een document waarmee de koper goederen bij de verkoper aanvraagt.
Op deze manier documenteren we onze productbehoeften. Het is gebruikelijk om dit document naar de leverancier te sturen zodat deze de bestelling kan leveren. Het fysiek of virtueel kunnen doen (e-mail of website). Het doel is om vervolgens de leveringsbon te kunnen vergelijken met deze bestelling en eventuele incidenten te kunnen noteren, evenals de voorwaarden van die bestelling op schrift te hebben.
Het proces in een inkooporder
Eerst moet je uitvinden welke behoeften we hebben. Nadat de juiste leverancier is gekozen, wordt de bestelling geplaatst. De verkoper ontvangt het origineel en de koper houdt een kopie. De verkoper serveert de bestelling en voegt een leveringsbon toe die ertegen wordt gecontroleerd. Als er iets niet is geleverd, blijft het als in behandeling.
Dit document is nuttig voor beide partijen. De koper kan het soort of bedrag van de onkosten bepalen en een prognose maken van betalingen. De verkoper kan zijn verschillende bestellingen organiseren en een prognose maken van de kosten. In beide gevallen zijn beheerprogramma's en zelfs een spreadsheet nuttig. Aan de andere kant, voor juridische doeleinden, verbindt het, eenmaal geaccepteerd, beide partijen tot de overeengekomen uitwisseling.
Documentinhoud
Normaal gesproken zijn het meestal dezelfde gegevens die op een leveringsbon worden vermeld, alleen dat de uitdrukking "Bestelbestelling" of iets dergelijks op het briefhoofd zal verschijnen. We detailleren ze hieronder:
- Gegevens koper en verkoper. Het belastingidentificatienummer van elk land is erg belangrijk. Ook het belastingadres.
- Datum en plaats van afgif.webpte van de bestelling. De eerste is essentieel, vooral om de tijd te beheersen die onze leverancier nodig heeft om het te leveren. Op deze manier kunnen we voorraadonderbrekingen vermijden.
- Productnaam en referentie. De bestelde hoeveelheid, de prijs en eventuele kortingen, promoties of bonussen zijn ook inbegrepen.
- De gekozen betaalmethode, evenals de voorwaarden en te betalen bedragen indien van toepassing. Dit punt is belangrijk om de treasury goed te beheren.
- Totale prijs, eventuele transport-, verzekerings- of soortgelijke kosten en, als essentieel onderdeel, de gemachtigde handtekening.
- Datum en wijze van levering. Op dit punt wordt bij levering een leveringsbon naar de klant gestuurd om te ondertekenen, die meestal bij de bestelling wordt gevoegd. Ook eventuele incidenten of wat niet is verstrekt, moeten worden vermeld.
De waarheid is dat deze strenge eisen soms versoepeld worden, afhankelijk van de commerciële en vertrouwensrelatie. Bestellingen worden in veel gevallen mondeling of telefonisch gedaan. Het kan zelfs per e-mail worden aangevraagd, maar dan zonder besteldocument. Toch is het handig om deze orders altijd onder controle te hebben.
Een voorbeeld van een besteldocument
Laten we eens kijken naar een voorbeeld van wat een besteldocument zou kunnen zijn. Daarin kunnen we alle benodigde gegevens en eventuele kortingen en kosten met betrekking tot de levering van genoemde goederen zien. Ook de ruimte gereserveerd voor incidenten en voor de handtekening van de persoon die de koopwaar in ontvangst neemt.
Opmerking: de hierboven verstrekte gegevens zijn verzonnen gegevens.