Een proceskaart is een diagram waarmee u alle processen die binnen een organisatie worden uitgevoerd en hun onderlinge samenhang grafisch kunt zien.
Zeker, het diagram laat toe om alle processen te observeren die binnen een bedrijf worden ontwikkeld. Evenzo de fasen waaruit elk van de processen op een specifieke manier bestaat. Hiermee wordt de gezamenlijke visie verkregen op alle aspecten die bij elk proces horen.
Daarnaast zie je alle onderlinge verbanden tussen de fasen van elk proces. Evenals de koppelingen tussen alle processen, allemaal weerspiegeld in één enkele grafiek die de proceskaart is.
Met andere woorden, de afbeelding geeft de algemene visualisatie van het systeem weer zoals het hele bedrijf is georganiseerd. Dit door zijn processen en zijn onderlinge relaties.
Stappen om een proceskaart te maken
De belangrijkste stappen om een proceskaart te maken zijn:
1. Afbakening van processen
Zoals we allemaal weten, kan een proces erg uitgebreid zijn, dus het is handig om een juiste afbakening te maken. Dit houdt in dat bij het afbakenen van een proces een schema moet worden uitgewerkt dat alle elementen van het te representeren systeem verzamelt. Door het schema is dit omvangrijke proces eenvoudig en overzichtelijk te bekijken.
2. Identificatie van de elementen
Aan de andere kant is een element alles wat een proces en het systeem als geheel kan beïnvloeden. Dit kunnen aspecten zijn zoals de infrastructuur van het bedrijf, maar ook de elementen die nodig zijn bij de in- en uitgang van elk proces. De proceskaart toont al deze elementen en de relaties die daartussen worden gelegd.
3. Identificatie van de operationele lijn
Evenzo maakt de identificatie van de operationele of functionele lijn het mogelijk om de volgorde te observeren die moet worden gevolgd om elk proces uit te voeren. Om deze reden is het in de proceskaart mogelijk om de structuur en de te volgen routes in de operationele lijn vast te leggen.
4. Ondersteuningsprocessen toevoegen
Uiteraard kunnen de ondersteunende processen helpen bij het functioneren van de operationele en managementlijn. Alle ondersteunende processen helpen om de prestaties van het hele systeem te verbeteren, daarom is het noodzakelijk om ze aan te passen aan de operationele lijn. Ondersteunende processen zijn over het algemeen administratieve handelingen.
5. Voeg processen toe die het systeem beïnvloeden
Integendeel, er zijn processen binnen een organisatie die de prestaties van het hele systeem kunnen beïnvloeden. Daarom worden in deze stap alle functionele organen toegevoegd aan het proces die het hele systeem beïnvloeden. Het kunnen gebieden als feedback en kwaliteit zijn die van invloed zijn op het hele proces in het algemeen.
Waarom wordt een proceskaart gemaakt?
Het ontwikkelen van een proceskaart kan veel voordelen opleveren voor het bedrijf, de belangrijkste zijn:
- Weet hoe taken en banen zich op dit moment binnen de organisatie ontwikkelen.
- Verhoog de kwaliteit van alles wat er binnen het bedrijf gedaan wordt.
- Verbeter de processen die binnen de organisatie worden uitgevoerd.
- Creëer en ontwikkel nieuwe en andere manieren van werken, vooral in tijden van crisis.
- Meet en evalueer wat er wordt gedaan. Vervolgens, met resultaat, acties en prestaties versterken.
Symboliek gebruikt in proceskaarten
Een groot aantal symbolen wordt gebruikt in een proceskaart en elk heeft een betekenis. Enkele van de meest gebruikte symbolen zijn:
1. Pijlen
De pijlen geven namelijk de richting aan die in de stromen wordt gevolgd. Het helpt om een stroomschema te lezen, omdat het de richting van het proces aangeeft. Bijvoorbeeld van links naar rechts of van boven naar beneden.
2. Rechthoeken
Terwijl de rechthoeken een functie vertegenwoordigen die moet worden uitgevoerd en uitgevoerd. Het wordt heel vaak gebruikt, omdat het een actie, handeling of taak toont die moet worden uitgevoerd.
3. Ovalen
Aan de andere kant geven ovalen het begin of einde van een proces aan. Het zijn de punten in een stroomschema die aangeven waar je begint en waar je eindigt. Er is meestal maar één begin, maar ze kunnen voor elke stap meerdere eindpunten hebben.
4. Diamanten
Evenzo vertegenwoordigen diamanten een belangrijk punt waarop een beslissing moet worden genomen. Pijlen die zijn gemarkeerd met een ja of een nee komen over het algemeen uit deze figuur. Natuurlijk komt er maar één pijl uit elke diamant.
Met andere woorden, elk beslissingspunt wordt gevolgd door een pijl met het label ja of nee. Een andere optie kan waar of onwaar zijn.
5. Parallellogram
Evenzo weerspiegelt het gebruik van het parallellogram de invoer en uitvoer van de processen in de stroomdiagrammen.
Procestypen
De processen die in de proceskaarten kunnen worden gevisualiseerd zijn:
1. Sleutelprocessen
In de eerste plaats zijn de sleutelprocessen gericht op het toevoegen van waarde. Daarom zijn ze direct gerelateerd aan de goederen en diensten die door het bedrijf worden aangeboden. Het resultaat van deze processen wordt dan ook direct gewaardeerd door de opdrachtgever.
Natuurlijk zijn deze processen van cruciaal belang omdat veel functionele gebieden tussenbeide komen om te worden uitgevoerd en om die reden meer middelen vergen.
Bovendien zijn het processen die helpen om doelstellingen te bereiken, beleid vast te stellen, strategieën te gebruiken en voor de algemene werking van het bedrijf.
2. Strategische processen
Ten tweede worden strategische processen vastgesteld door het senior management, omdat ze bepalen hoe de organisatie werkt en hoe waarde wordt gegenereerd. Ze dienen vooral als ondersteuning bij de besluitvorming van het strategische proces. Het strategische proces omvat planning, strategie-implementatie en continue verbetering van de organisatie.
3. Ondersteunende processen
Ten derde ondersteunen ondersteunende processen belangrijke processen en strategische processen. Ze zijn essentieel om de doelstellingen van alle processen en van het bedrijfssysteem in het algemeen te bereiken.
Tot slot kunnen we concluderen dat een proceskaart essentieel is om een globale visie te hebben op de werking van een organisatie en al haar processen. Het helpt om de functies en actoren die ze uitvoeren te begrijpen en duidelijk te definiëren. Dit alles gezien de organisatie als een aansturing van processen die met elkaar samenhangen om tot een eindresultaat te komen.